time management | Professione Formatore https://www.professioneformatore.it Risorse per formatori e coach eccellenti Mon, 21 Dec 2015 17:28:16 +0000 it-IT hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.7.11 4 abitudini lavorative che ostacolano la produttività https://www.professioneformatore.it/4-abitudini-lavorative-che-ostacolano-la-produttivita/ https://www.professioneformatore.it/4-abitudini-lavorative-che-ostacolano-la-produttivita/#comments Mon, 27 Jun 2011 07:00:39 +0000 https://www.professioneformatore.it/?p=16993   Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno? Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno? Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso […]

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4 abitudini lavorative che ostacolano la produttività

 

Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno?

Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno?

Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso il principio dell’80/20 di Pareto.

Per chi non conosce il principio di Pareto, questo si può sintetizzare in una affermazione “il 20% di cause determina ‘80% degli effetti” .

Nel 1897 Pareto (Matematico vissuto a cavallo degli ultimi due secoli), studiando la distribuzione dei redditi, ha dimostrato, attraverso una serie di calcoli, che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ha ispirato la cosiddetta “legge 80/20”, una legge empirica nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori), e che è sintetizzabile nell’affermazione: la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause .

Per farla breve questo rapporto dell’80/20 può essere applicato in natura a tutti i fenomeni distributivi. Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come molti fenomeni abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori. A titolo di esempio si noti come la distribuzione mondiale del reddito procapite si avvicini a tali valori, in informatica ‘80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma. In medicina l’80% dei decessi è causato dal 20% delle malattie e di questi esempi se ne possono trovare infiniti.

Anche la gestione del tempo segue questo principio dell’80/20.

Tutti noi abbiamo le nostre abitudini (o se preferisci “routine”) quotidiane. Delle tantissime attività che svolgiamo ogni giorno, come immagini bene, solo una piccola parte di queste è  realmente produttiva.

È stato calcolato da alcuni studi americani che nell’arco di una giornata lavorativa le persone sprecano in media il 40% del proprio tempo solo per le comunicazioni (mail, telefono, etc etc) ed utilizzano a fini produttivi molto meno del 30% del loro tempo disponibile.

Anche tu probabilmente come tanti arrivi in ufficio un po’ prima delle 9.00 ti metti alla scrivania, forse chiami il bar e prendi una tazzina di caffè intorno alle 9:30 o 10:00, controlli, skype, Facebook, o qualche altro social al quale sei iscritto per poi immergerti nella lunga lista delle e-mail appena arrivate (di cui l’80% è spam).

Ed eccoci qui! mentre,  tutti sanno che, trascorrete del tempo per giocare a Farmville o per leggere gli ultimi aggiornamenti degli amici sulla bacheca di facebook, sono attività che fanno perdere tempo, rallentano il lavoro e influiscono negativamente sulla nostra produttività generale, non tutti sanno che tante altre abitudini, possono rallentare nella stessa misura il nostro lavoro.

In questo articolo ti propongo una lista di 4 abitudini lavorative che frenano la produttività personale.

 

1. Riunioni

Le riunioni portano via veramente tanto tempo ma, quasi tutti sostengono che sono un male necessario, anche se perdere ore ogni settimana in conversazioni che potrebbero essere fatte semplicemente tramite mail, può rivelarsi davvero frustrante.

Le riunioni sono tuttavia una fase cruciale della vita aziendale.

Durante le riunioni ci si confronta, nascono nuove idee e si prendono decisioni importanti. Una riunione non dovrebbe mai durare troppo tempo per essere realmente produttiva. Occorre quindi che chi gestisce la riunione tenga a mente una serie di regole da far rispettare a tutti i partecipanti come: Rispettare sempre un ordine del giorno, darsi un tempo massimo per prendere decisioni ed evitare comportamenti quali, essere impreparati, arrivare in ritardo, essere rumorosi, lasciare il cellulare acceso:

Le riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori (non quelle in cui c’è da prendere una decisione) potrebbero inoltre essere ridotte notevolmente di numero utilizzando sistemi di project management e software per la condivisione delle informazioni.

Il mercato oggi è veramente pienissimo di strumenti del genere: Google Docs, group office, php groupware, centraldesktop, consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori di ogni progetto.

Questi software, sono tutti strutturati con una lista dettagliata delle tappe e delle scadenze del progetto, in aree di lavoro condivise, in cui ogni membro del team può avere accesso alle informazioni e valutare lo stato di avanzamento dei lavori, senza dover chiedere agli altri. In questo modo si possono recuperare quelle ore precedentemente perse negli incontri settimanali.

 

2. Lavorare fino a tardi

lavorare fino a tardi Se sei una di quelle persone che si sentono dei gran figoni quando lavorano fino a tardi, oppure sei uno di quelli che pensano che hanno fatto tutto il loro dovere solo quando stanno al pc fino alle 9,30 di sera, è bene che tu sappia che ti stai sbagliando alla grande.

Lavorare fino a tardi non fa bene a te, non fa bene alla tua produttività, non fa bene alla tua azienda! Anzi è un comportamento che fa male alla salute.

Lascia che ti chieda una cosa: quanto senti di essere realmente produttivo, dopo le 5,00 del pomeriggio?

La produttività personale diminuisce al passare del tempo, perche tutti noi abbiamo bisogno di riposo.

Le probabilità che tu sia realmente produttivo dopo le 5.00 del pomeriggio sono bassissime, la stanchezza ti porterà a distrarti di continuo e rischi di sprecare molto più tempo.

Oltre a provocare stress, lavorare fino a tarda ora equivale a non andare a letto presto cosa che, viceversa, fa molto bene alla salute.

Se non smetti di lavorare almeno due ore prima di andare a dormire, ti ritroverai in uno stato di agitazione, ed eccitazione, indotto dallo sforzo compiuto per prolungare l’attenzione sulle questioni lavorative.

Se poi questa, diventa un’abitudine, aumenti le probabilità di ammalarti e di perdere altre ore di lavoro.

Lavorare fino a sera va bene solo quando è strettamente necessario ma, se lo facessi abitualmente nella speranza di recuperare ore di lavoro perse a causa di riunioni o altri piccoli impedimenti, sappi che stai solo causando a te (e alla tua azienda) un disservizio.

 

3. Bere troppo caffè

Ti piace bere il caffè ? pensi che sia utile a renderti sveglio e produttivo?

Bene vorrei farti notare che la caffeina non dà un’energia durevole, e se con molto zucchero ancora meno. La caffeina ha un effetto eccitante di circa 30 minuti.

Lo zucchero nel tuo caffè se preso spesso è probabile che contribuisca a farti diventare “iperteso”, in quanto agisce sui tuoi livelli di insulina che si tramutano in grasso.

In altre parole, non è proprio il miglior modo per potenziare la tua attività.

Fai piuttosto una colazione equilibrata, ricca di fibre e vitamine e prendi poco caffè, vedrai che la tua giornata sarà sicuramente più ricca di energia.

 

4. Pranzare alla scrivania

ragazza mangia al pc Forse, potresti essere percepito come più impegnato e produttivo dal tuo capo, quando non fai una pausa pranzo completa ma, sei effettivamente più produttivo?

Probabilmente no. Per un motivo, cosa accadrebbe se parte del tuo panino (o peggio del tramezzino ripieno di maionese)  cadesse su un importante report o sulla tua tastiera?

Se ti distraessi mangiando vicino a importanti progetti di lavoro, la tua attività ne sarebbe inevitabilmente compromessa.

E a meno che non avessi una camicia di ricambio nella tua auto, potresti ritrovarti ad un incontro di lavoro con una macchia di pomodoro in tua compagnia.

Inoltre, mangiare alla scrivania aumenta le probabilità di mangiare di più, dal momento che non lo fai consapevolmente, con il rischio di indebolire il cuore, compromettendo così anche la tua attività lavorativa.

Infine, mangiare alla scrivania è contrario a tutte le norme in materia di  sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro. Sulla scrivania non andrebbe consumato alcun pasto: cracker, grissini, muffin, brioches, niente di niente.

Tutte le briciole delle cose che consumi finiscono negli anfratti della tastiera e sotto la tua postazione di lavoro. Le scrivanie degli uffici diventano così il terreno adatto allo sviluppo di milioni di batteri.

Secondo un recente studio americano condotto su quasi 4000 prelievi, realizzati tra pc e telefoni, si è scoperto che si annidano più batteri in una tastiera del computer che in una tavoletta di un wc . I computer e i telefoni d’ufficio hanno mostrato percentuali significative di germi potenzialmente patogeni (patogeni sono quei germi che trasmettono le malattie agli uomini) del 67 % sui telefoni e 69 % sui pc.

Risorse

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7 suggerimenti rapidi per una migliore gestione del tempo https://www.professioneformatore.it/7-suggerimenti-rapidi-per-una-migliore-gestione-del-tempo/ https://www.professioneformatore.it/7-suggerimenti-rapidi-per-una-migliore-gestione-del-tempo/#comments Tue, 22 Feb 2011 23:33:29 +0000 https://www.professioneformatore.it/?p=15902 Sei una persona puntuale? Porti a termine i tuoi impegni nel tempo che ti sei prefissato? Sei in grado di portare a termine ciò che vuoi fare prima delle scadenze? Sei soddisfatto di quanto tempo dedichi alla tua famiglia, ai tuoi amici e al tuo benessere personale, o ti senti schiacciato dagli impegni di lavoro? […]

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Sei una persona puntuale?

Porti a termine i tuoi impegni nel tempo che ti sei prefissato?

Sei in grado di portare a termine ciò che vuoi fare prima delle scadenze?

Sei soddisfatto di quanto tempo dedichi alla tua famiglia, ai tuoi amici e al tuo benessere personale, o ti senti schiacciato dagli impegni di lavoro?

Sei soddisfatto di come riesci a organizzare le tue giornate? Sei un buon manager del tuo tempo?

Se la tua risposta ad almeno una di queste domande è “no”, significa che, probabilmente non sei molto soddisfatto di come gestisci il tuo tempo e le tue giornate!

 

Gestione del Tempo e stress

Gli psicologi sostengono che in realtà la causa dello stress non sia tanto riscontrabile nella quantità di cose una persona ha da fare ma, piuttosto nel fatto di non riuscire a portare a termine tutti i compiti che ci si era prefissati. Il tempo è la risorsa più democratica che esista. Il tempo è l’unica risorsa che ci rende tutti uguali.

Ci sono persone che nascono più ricche di altri, persone che vivono in quartieri migliori, persone che per grazia della natura nascono più belle e più forti ma, tutti viviamo giornate di 24 ore! Quando parliamo di gestione del tempo non abbiamo alibi. Siamo tutti uguali. La nostra capacità di dominarlo fa la differenza se avremo o meno successo nella nostra vita.

 

Sette consigli per una migliore gestione del tempo

Ecco quindi 8 consigli su come imparare a gestire al meglio il proprio tempo evitare di farsi dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere focalizzati verso il raggiungimento dei nostri obiettivi più importanti. Se vuoi essere un vero effective time mamager ( come dicono gli americani) comincia da questi brevi consigli.

1 Scrivi un piano giornaliero delle cose che hai da fare.

Organizza la tua giornata prima di iniziarla. Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio). Preparare un piano offre l’opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata seguente e di organizzarla al meglio. Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto precedentemente programmato.

2 Stabilisci un limite massimo di tempo

Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Un esempio:Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00, e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.

3 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.

Molte persone commettono l’errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come unità di misura il giorno. Ma in realtà il tempo che noi viviamo è suddiviso in settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti. I compiti che possono essere svolti il lunedì non è detto che possano essere svolti indifferentemente il martedì o il mercoledì.
Avere un calendario è il passo fondamentale per la gestione delle attività quotidiane. Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività equamente.
Se si utilizza Outlook o Lotus Notes, il calendario è parte integrante del software di posta elettronica. Chi usa mac troverà facilmente sulla dashboard di osx l’applicazione Ical, chi invece preferisce le applicazioni on line troverà molto utile Google Calendar (è grande – lo uso). Qualunque sia la tua scelta è ancora meglio se riesci a sincronizzarla con il telefono cellulare e tutte le altre periferiche che utilizzi (Tablet, notebook etc. etc. ) – in questo modo, puoi accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi e con tutti i tuoi orpelli tecnologici.

4 Datti come obiettivo quello di arrivare sempre per primo agli appuntamenti.

Se quando hai un appuntamento, un incontro o una riunione ti dai come obiettivo quello di arrivare semplicemente in tempo, ti potrà capitare di arrivare in orario o in ritardo. Per esperienza ti dico che la maggior parte delle volte sarai in ritardo. Questo per un meccanismo psicologico molto semplice. La tua mente si concentrerà sulla stima del tempo minimo necessario e tralascerà la valutazione degli eventuali eventi imprevisti (che si chiamano per appunto imprevisti perché non stimabili a priori). Ma, se maturi una ferma decisione di essere sempre il primo a tutti i tuoi appuntamenti, sarà molto probabile che arriverai sempre puntuale.

5 Concentrati su un compito specifico.

Gli uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking (multitasking è un termine utilizzato in informatica e indica la Capacità, da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l’uno indipendentemente dall’altro).

Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai nulla. Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte quelle applicazioni aperte non fanno altro che rubasti attenzione.

Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo in quel preciso momento . Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.

6 Blocca tutti i distrattori.

Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? messaggi istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? GLi squilli del telefonino? Il suono della posta elettronica? Personalmente non uso quasi mai le chat. Le poche volte che mi collego è quando ho voglia di contattare qualcuno in particolare e non sto svolgendo nessun compito. Quando sto facendo un lavoro importante, sono solito abbassare anche la suoneria del telefono come in questo momento che sto scrivendo questo articolo. In questo modo le telefonate ricevute vengono registrate (nell’archivio delle telefonate perse) e mi riservo di contattare successivamente le persone che mi hanno chiamato. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio e ad essere più produttivo.

7 Stabilisci delle priorità. Poiché non è possibile fare di tutto, impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio 80/20 che è un principio fondamentale nella definizione delle priorità. Individua le attività più importanti e che producono i maggiori risultati e concentrati su di esse.

 

 

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Impara a gestire al massimo con il One Minute Manager https://www.professioneformatore.it/impara-a-gestire-al-massimo-con-il-one-minute-manager/ https://www.professioneformatore.it/impara-a-gestire-al-massimo-con-il-one-minute-manager/#comments Fri, 11 Feb 2011 10:53:08 +0000 https://www.professioneformatore.it/?p=2121 One Minute Manager di Kenneth Blanchard e Spencer Johnson (1981) è un piccolo e prezioso volume che risolve uno dei maggiori problemi di tutti: la gestione del tempo. Dopo decenni di ponderosi tomi sulla scienza del management e sul comportamento organizzativo, The One Minute Manager ha portato una ventata d’aria fresca. La psicologia comportamentale degli […]

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One Minute Manager di Kenneth Blanchard e Spencer Johnson (1981) è un piccolo e prezioso volume che risolve uno dei maggiori problemi di tutti: la gestione del tempo.
Dopo decenni di ponderosi tomi sulla scienza del management e sul comportamento organizzativo, The One Minute Manager ha portato una ventata d’aria fresca. La psicologia comportamentale degli anni Ottanta assume la forma semplice e accattivante di un racconto: un giovane cerca in tutto il mondo l’esempio di un grande manager, ma non riesce a trovarne uno che unisca alla simpatia e al buon rapporto con i dipendenti la determinazione e l’attenzione per i risultati. La risposta gli viene da un manager che lavora non molto distante da lui e che accetta di incontrarlo subito per parlare del suo modo di gestire il personale; ed è a questo punto che inizia l’allegoria del manager in un minuto. La diffidenza nei confronti di un metodo di gestione del personale che richiede soltanto un minuto è naturale e spontanea, ma il successo di vendita di questo testo indica che ci deve essere qualcosa di realmente fondato in questa teoria.

Gli elementi principali della gestione one minute sono tre:

Assegnazione degli obiettivi one minute

Concordate gli obiettivi (non più di cinque o sei) con le vostre risorse e scriveteli su singoli pezzi di carta. Da questo momento in poi le risorse conoscono esattamente i loro compiti e le aspettative del capo.

Questo tipo di assegnazione degli obiettivi funziona perché “la fonte principale di motivazione delle persone è il riscontro riguardo ai risultati”.

Lode one minute

Le risorse dovrebbero leggere spesso gli obiettivi e fornire resoconti dettagliati sullo stato del lavoro; questo perché il manager possa “sorprendere la risorsa intenta a compiere bene qualcosa”, la lode one minute sarà l’immediato riscontro positivo riguardo all’azione svolta.

La sua efficacia è legata alla motivazione: è raro trovare qualcuno che sappia fare tutto subito e bene, “per questo motivo, il segreto per formare qualcuno nello svolgimento di un nuovo compito consiste […] nel coglierlo mentre fa qualcosa più o meno bene, fino a che non impara”

Sgridata efficace

Se una persona non svolge bene un compito, pur avendo le competenze necessarie, il manager provvederà a rivolgerle una “sgridata efficace”. Questo richiamo è nei confronti dell’azione o del comportamento, mai della persona; dopo il rimprovero, il manager dovrà ricordare alla risorsa quanto i suoi standard siano apprezzati.

Le “sgridate efficaci” funzionano poiché sono la forma più equa di riscontro nel correggere un rendimento inferiore alla media. Una volta che gli obiettivi sono stati fissati e le aspettative sono trasparenti, di norma la persona capisce quando il rimprovero è giusto e il manager viene rispettato per aver “detto la pura verità”. Inoltre, poiché il rimprovero è rapido e focalizzato su una specifica azione genera meno risentimento.

La gestione dell’one minute manager esprime in maniera simbolica il concetto che gestire le persone può essere meno complicato di quanto pensiamo. Non c’è bisogno di riunioni fiume per discutere obiettivi e problemi. Occorre investire un po’ di tempo nello stabilire gli scopi, ma successivamente i contatti fra il capo e i subordinati possono essere ridotti al minimo. Essere chiari sugli obiettivi salva una grandissima quantità di energia che può essere impiegata efficacemente in altri settori.

Si potrebbe osservare che le strutture organizzative orizzontali e l’enfasi con cui oggi si parla del lavoro di team, rendano questo libro meno attuale; tuttavia senza le competenze basilari nella gestione del personale, i veri leader difficilmente otterranno qualche risultato. Essi dovranno creare degli ambienti di lavoro rilassati in cui la gente disponga di tutto il tempo necessario per perseguire degli obiettivi importanti, inoltre ciascuno sa esattamente qual è il suo ruolo: così emergeranno sia la trasparenza che la chiarezza di intenti.

 

Puoi acquistare questo libro direttamente  on line da questo : “Link

foto tessera di Ken Blanchard

Kenneth Blanchard è uno fra i consulenti manageriale più conosciuti al mondo.
Nato negli Stati Uniti nel 1939 si è laureato alla Cornell University in Governement and Philosophy completando il suo dottorato in amministrazione e management.
Nei primi anni ottanta è professore di Leadership and Organizational Behavior alla University of Massachusetts di Amherst. Scrive e conduce molte ricerche nell’area della leadership, della motivazione e della gestione dei cambiamenti.
Nel 1982 insieme a Spencer Johnson sviluppa il concetto del “One Minute Manager” che lo porta a pubblicare una serie di libri tradotti in più di 20 lingue ottenendo, così, un successo in tutto il mondo.   Il suo fenomenale best-seller L’One Minute Manager (scritto con Spencer Johnson) ha venduto più di nove milioni di copie ed è stato tradotto in 25 lingue. “Nessuno può farti sentire inferiore senza il tuo consenso”. (Kenneth Blanchard)

Puoi Trovare tutti i suoi libri in questa pagina

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Articolo di Luciano Cassese

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Organizzati la vita con Zen to done https://www.professioneformatore.it/organizzati-la-vita-con-zen-to-done/ https://www.professioneformatore.it/organizzati-la-vita-con-zen-to-done/#respond Wed, 15 Sep 2010 21:41:00 +0000 https://www.professioneformatore.it/?p=13978 Zen to done organizzati la vita  Viviamo in un mondo frenetico che gira sempre più veloce, travolti da milioni di stimoli, distratti da migliaia di possibilità, schiacciati da centinaia di cose da fare. Spesso la sensazione più ricorrente è che avremmo bisogno di giornate più lunghe. Quante volte ti sei detto “vorrei una giornata di […]

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Zen to done organizzati la vita 


Viviamo in un mondo frenetico che gira sempre più veloce, travolti da milioni di stimoli, distratti da migliaia di possibilità, schiacciati da centinaia di cose da fare. Spesso la sensazione più ricorrente è che avremmo bisogno di giornate più lunghe.

Quante volte ti sei detto “vorrei una giornata di 48 ore” ?

La mancanza di tempo non solo ci priva di tante opportunità di Crescita e ci stressa costringendo molti di noi a combattere per essere sempre in orario, ma riempie le nostre giornate di fastidiosi sensi di colpa, e di confusione. Lo stress non nasce dal fatto di avere tante cose da fare ma dal non riuscire a portarle a termine.

Ogni volta che infatti rinunciamo a fare qualcosa per mancanza di tempo, quella rinuncia ad un dovere (sia pur secondario) o a un piacere che sentivamo di meritare, lascia inevitabilmente una traccia di rimpianto.

Se il tempo è la risorsa più scarsa, è però anche la risorsa più democratica e popolare che c’è. Ci sono persone molto più ricche di noi, fisicamente più belle, più intelligenti di noi, ma nessuno vive giornate con più di 24 ore.

Come mai allora ci sono persone che riescono a seguire tutte le loro inclinazioni, a dedicarsi con affetto alla propria famiglia, ad avere successo nel lavoro e a divertirsi con gli amici, a fare sport e trascorrere week end spensierati. E qualcun altro, invece, vive perennemente in conflitto con l’orologio e l’agenda schiacciati da attività che non vorrebbero fare ma sentono che devono farle?

Zen to done, l’e-book scritto da Leo Babauta, uno dei blogger più famosi del mondo, è stato recentemente tradotto in italiano da Leonardo Di Paola e Viviana Taccione. È un testo di grande rilevanza per la crescita personale, con particolare attenzione all’efficienza, l’organizzazione e la produttività, allo scopo di semplificare la nostra vita, considerando solo le cose che hanno importanza maggiore.

L’autore stesso dichiara di essersi ispirato alle teorie di Stephen Covey (Le 7 regole per avere successo) e David Allen (Detto, fatto) sull’efficienza, con l’intento di creare un metodo assai più semplice e pratico. Babauta fa della semplificazione l’elemento chiave della sua vita: dopo aver vissuto per diverso tempo in un’isola del pacifico (niente di esotico), si è di recente trasferito a San Francisco per dare migliori opportunità di studio ai suoi sei figli. Il suo blog Zen Habits, tutto incentrato sulla semplificazione e l’ottimizzazione dell’esistenza, è seguito da più di centomila persone ed è stabilmente tra i primi cento al mondo.

Non si tratta del solito testo sul self-help denso di consigli utili, ma difficilmente applicabili; in questo caso siamo di fronte a un metodo che consiste in dieci semplici passi, facili e immediatamente attuabili, con cui si riesce ad ottenere subito un aumento considerevole della qualità giornaliera della vita.

I dieci passi si possono così riassumere:

Raccogli: Seleziona un numero limitato di posti dove raccogliere la corrispondenza — una vassoio sulla scrivania, la tua e-mail — e raccogli tutto lì. Usa una Moleskine, i post-it, o qualunque altro metodo per te facile da usare per annotare pensieri, liste di cose da fare, numeri di telefono, e qualsiasi altra cosa devi o vuoi tenere a mente durante la giornata. Importante che siano tutti nrìello stesso posto.

Processa: Esamina queste raccolte e decidi cosa fare per ogni elemento — eliminarlo, passarlo a qualcun altro, occupartene da sé, occupartene dopo, o conservarlo come riferimento. Continua finché non hai esaurito tutti gli elementi. Domani fallo di nuovo.

Pianifica: Trascorri del tempo all’inizio di ogni settimana decidendo quali sono i cinque maggiori progetti che vuoi portare avanti nell’arco della settimana. Ogni mattina (o la sera prima) elenca i tre obiettivi più importanti che vuoi conseguire il giorno dopo. Mettili in cima alla tua lista di cose da fare, e falle.

Fai: Scegli uno tra gli obiettivi più importanti, dedicagli un largo intervallo di tempo senza alcuna distrazione (email, telefono, qualsiasi programma non ti serva per raggiungere l’obiettivo, ecc.) , smetti solo se :

a) il tempo è terminato, o
b) hai finito.

Semplificare, è il metodo più affidabile: è il consiglio di Babauta per organizzare un metodo con cui vivere senza complicazioni. Babauta usa poche applicazioni web, un tacquino, un calendario e un solo gruppo di files, ma dice qualsiasi cosa funzioni senza darvi troppo impiccio va bene.

Organizza: Tieni ogni cosa in un posto che sia logico e che riduca l’energia di cui hai bisogno per a) trovarlo e usarlo, e b) rimetterlo a posto.

Riesamina: Durante il riesame settimanale, dovresti controllare i tuoi obiettivi annuali, vedere quali progressi hanno fatto nell’ultima settimana e quali sono i passi da fare per proseguire nella settimana a venire. Una volta al mese, si deve dedicare un po’ più di tempo ad un ulteriore controllo e così una volta all’anno.

Semplifica: Riduci i tuoi obiettivi e i tuoi compiti all’essenziale. Se tenti di adempiere a tutti i compiti che ti si presentano sarai presto sovraccarico e non avrai dato sufficiente attenzione a quelli più importanti. Controlla la tua lista di obiettivi ed elimina tutto eccetto quelli fondamentali, cerca di fare in modo che siano allineati con i tuoi obiettivi annuali e di vita, semplifica il flusso di informazioni in entrata.

Routine: Organizza e mantieni delle routine (procedure). Una routine mattutina (per esempio) potrebbe includere guardare il calendario, controllare le tue liste contestuali, identificare i compiti essenziali della giornata, fare esercizio fisico, controllare la mail e i propri posti di raccolta della corrispondenza, adempiere al primo compito. Una routine serale potrebbe includere ricontrollare mail e posti (di nuovo), riesaminare la giornata, aggiornare il diario, prepararsi per il giorno dopo. Una routine settimanale include un giorno per le commissioni, un giorno per la famiglia, un giorno per il bucato, ecc.
È tutto affidato a te. Lascia solo che la routine lavori per te.

Trova la tua passione: Trova un lavoro che ti appassiona. Questi consigli sono utili per gestire al meglio i compiti e gli obiettivi della tua vita e per non rimandarli. Ma se il tuo lavoro ti appassionerà, non rimanderai, sarà un piacere svolgerlo e vorrai averne di più. Fa che il lavoro della tua vita diventi la tua passione e la tua lista di compiti diventerà una lista di premi.
Il testo è molto chiaro, semplice ed immediato.

Zen to Done e’ un semplice, intuitivo, geniale, pratico, risolutivo sistema per la gestione del tempo e della produttività a casa e sul lavoro. È a dir poco fantastico, semplice da seguire e i suggerimenti sono realizzabili facilmente! io l’ho letto quest’estate in vacanza.

la cosa piu’ bella e’ che gia’ dai primi capitoli si puo’ approfittare dei suggerimenti… non devi leggerti 120 pagine e poi alla fine finalmente capire cosa devi fare!

Il prezzo attuale è talmente basso che vale veramente la pena prenderlo al volo, solo 9,70 euro (invece di 49,00) da pagare con Paypal.

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