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10 consigli per migliorare il tuo “time management”
Quanta pena ci da a tutti noi la “gestione del tempo” .
Oggi diventa sempre più difficile trovare il tempo per portare a termine tutto quello che si vorrebbe fare: la vita privata e professionale è sempre più frenetica e spesso ti piacerebbe avere a disposizione giornate di 48 ore.
Di solito sei puntuale o in ritardo?
Riesci a concludere il lavoro rispettando le scadenze?
Sai gestire il tuo tempo in maniera efficace?
Se la tua risposta a una o più di queste domande è “no”, allora hai bisogno di imparare e mettere in pratica le regole per una corretta gestione del tempo (“time management”).
Anch’io mi sono trovato nella tua stessa situazione: non sapevo organizzare la mia giornata e gli effetti negativi si facevano sentire pesantemente nella mia vita. Eppure la mia esistenza è migliorata enormemente grazie a questi 10 validissimi suggerimenti che ora ti darò:
1) CREA UN PIANO GIORNALIERO
Pianifica la tua giornata in anticipo. Fallo di prima mattina o, meglio ancora, la sera prima di andare a dormire. In questo modo avrai una buona visione d’insieme e non ti farai mai prendere alla sprovvista. Infine attieniti al piano il meglio possibile.
2) Stabilisci una SCADENZA TEMPORALE per ciascun compito
Quando hai bisogno di finire il tuo lavoro? Sia ben chiaro che devi portare a termine l’incarico X entro le 10, Y entro le15, e Z entro le 17.30 . Ciò ti impedisce di trascinarti dietro arretrati e in più guadagni tempo da riservare ad altre attività.
3) Usa un CALENDARIO e un’AGENDA
Avere un calendario è la mossa fondamentale per un time management efficace. Puoi usare Outlook o Lotus notes,dove il calendario fa parte del software. Google Calendar è eccellente: io lo uso. L’agenda è uno strumento essenziale per organizzare le informazioni, le “to do lists” (liste delle cose da fare), i progetti e tutto il resto.
4) IMPARA A DIRE “NO”
Non sobbarcarti più di quanto puoi affrontare. Se capitano fastidiose distrazioni inutili mentre stai facendo cose più importanti, opponi un fermo NO. O almeno rimanda e, se possibile,delega a qualcun altro.
5) Poniti l’obiettivo di arrivare un po’ IN ANTICIPO
Se cerchi di essere puntuale, il più delle volte arriverai in ritardo per un imprevisto. Quindi cerca di arrivare in anticipo agli appuntamenti e sicuramente sarai puntuale. Per quanto riguarda le scadenze, lavora come se il termine fosse un po’ più vicino di quanto richiesto.
6) Tieni sempre UN OROLOGIO ben visibile davanti a te
A volte siamo talmente assorbiti dal nostro lavoro che perdiamo la nozione del tempo. Avere un GRANDE orologio davanti a te ti renderà consapevole del tempo che passa.
7) Fissa dei REMINDERS 15 minuti prima
Molti calendari hanno una funzione reminder per ricordati gli impegni. Se devi frequentare un meeting importante, regola il reminder un quartod’ora prima.
8) FOCALIZZATI sui compiti PIU’ IMPORTANTI per te e blocca le fonti di distrazione
Concentrati su un solo compito importante alla volta. Evita l’eccessivo “multi-tasking”, chiudi tutte le applicazioni che non stai usando e che ti distraggono solamente. Smettila di controllare troppo spesso le e-mail, Facebook, Twitter,ecc. Così sarai molto più efficiente e produttivo. Quando svolgo un lavoro importante io spengo anche il mio cellulare: questo mi aiuta a concentrarmi meglio.
9) Lascia perdere i dettagli inutili e DEFINISCI LE GIUSTE PRIORITA’
Dato che non puoi fare tutto, impara ad applicare il principio 80/20, che è una regola chiave del time management. Dedicati soprattutto a quel 20% di attività “critiche” che ti garantiscono l’80% dei risultati.
10) “TAGLIA” quando c’è veramente bisogno di farlo
Se vuoi evitare il rischio di un esaurimento nervoso, non aver paura di interrompere il lavoro quando ti rendi conto che proprio non ce la fai più.
Qualche pausa salutare e un po’ di relax non solo non diminuisce la produttività, ma anzi è dimostrato che la aumenta.
E adesso mi piacerebbe sentire anche la tua opinione.
Certamente avrò dimenticato qualcosa: tu puoi dare altri consigli per un Gestione del Tempo più efficace? Condividili nei commenti!
Risorse per migliorare la tua “Gestione del Tempo“
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20 consigli di time management (gestione del tempo)
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La maggioranza delle persone però non saprebbe neppure da dove iniziare, per affrontare una situazione problematica, senza rimanerne imbrigliato; il pessimista infatti ha una manifesta sfiducia nei riguardi di ogni situazione, ritenendo che ciascuna avrà un esito negativo.
Chi affronta le situazioni con ottimismo al contrario è portato a considerare che ogni situazione avrà un lieto fine e si comporta come se in quel momento della sua vita, vi fosse qualcosa di buono.
Il semplice segreto delle persone che coltivano l’ottimismo risiede nel fatto che focalizzano i propri pensieri sulle piccole o piccolissime cose più favorevoli . Si concentrano su altre situazioni, piuttosto che rimanere a maledirsi ogni giorno per quella specifica condizione. Infatti, quando capita qualcosa che sembra essere negativo, la domanda giusta da porsi non è : “Perché capita proprio a me” … ma “come posso fare a risolvere questa situazione problematica”.
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Premetto una considerazione: Negli ultimi anni ho capito che un efficace sistema di “gestione del tempo“, non dovrebbe essere finalizzato a farci fare quante più cose possibili in quanto il tempo non è uno spazio da riempire a tutti i costi ma, la nostra principale risorsa. Saper gestire il tempo per me significa “Utilizzare il Tempo che abbiamo a disposizione per portare a termine le cose che abbiamo deciso di fare e per vivere sereni e felici”.
Se anche tu come me sei impegnato nel tuo sviluppo personale e nel raggiungimento del tuo successo converrai con me che siamo sempre presi dalle cose da fare e pronti a progettare le nostre giornate per rendere la nostra vita un’esperienza più soddisfacente. Investiamo le nostre energie per la famiglia, il lavoro, gli amici e le passioni. Quando incominciamo un nuovo percorso, ci sentiamo pieni di vita e voglia di fare. Ma alle volte capita che ci diciamo… <<Stamattina non trovavo quel documento da consegnare al capo dove diamine l’avevo messo!>> o <<La mia collega di lavoro si lamenta di continuo del suo posto in ufficio!>> ed anche <<Che disordine in questa casa! Ma chi ha tempo di sistemare?>>. Tutto ad un tratto ci sentiamo demotivati e fiacchi, e tutti i buoni propositi e gli impegni presi verso noi stessi rischiano di perdersi per strada.
Quando organizziamo le nostre giornate dovremmo inserire nel nostro sistema di gestione del tempo la verifica delle cose di cui ci circondiamo perché sono loro a fornirci o prosciugarci energia. Quello di cui ci circondiamo ha la capacità di farci sentire energici o spossati e questo dovremmo sempre tenerlo a mente. Ecco a te 3 utili consigli per preservare le tue energie nel corso della giornata.
1 Evita o prendi precauzioni contro le persone negative
Questo è un tema delicato. La socialità è importante e le persone che incontriamo e che frequeentiamo ogni giorno hanno la capacità di aggiungerci o di sottrarci energia e ottimismo. Ebbene si, esistono persone positive e persone negative. Le prime ti ricaricano, le altre sono dei veri e propri vampiri succhia-energia: basta parlarci o semplicemente starci vicino per sentirvi più fiacchi e demotivati. Sono quelle persone che quando le incontri riescono sempre a parlarti di qualcosa che non va e si lamentano per “le tasse che aumentano sempre di più“, “il clima che con questo tempo siamo sempre malati” e ancora “che qui in Italia non si può fare più niente” etc. etc. Non dico che non abbiano ragione ma focalizzarsi continuamente sulle cose che non vanno non fa bene certo all’umore e al proprio livello di energia personale.
La domanda che dovremmo porci è :”Come affrontiamo queste persone e come facciamo a prevenire questo fenomeno con il nostro sistema di gestione del tempo ?
Se la presenza di queste persone è inevitabile, dobbiamo preparaci ad affrontarle nei migliore dei modi. Non potendo utilizzare un pugnale d’argento per eliminarle, come faremmo per i Vampiri di Bram Stoker (ci mancherebbe), possiamo utilizzare la tecnica dello SCUDO. In cosa consiste? Durante l’incontro con queste persone immagina di porre uno scudo tra ciò le tue emozioni e la conversazione che stai facendo. Questa pratica ti permette di diventare più obiettivi e di affrontare più facilmente la situazione. Riprendersi dall’esperienza, scrollarsi da dosso tutta la negatività accumulata sarà anche più semplice.
Consiglio strategico: prima di una qualsiasi attività importante cerca di incontrare solo persone positive. Affronta invece la lamentose e negativa solo alla fine della tua giornata di lavoro, riuscirai resisterle meglio e a sentirti più energico e proattivo.
2 Prevedere un buon margine di errore nel tuo sistema di Gestione del tempo
La nostra società è frenetica e ingorda di tempo. Così anche le nostre azioni e le nostre abitudini sono influenzate da questa frenesia, e ci ritroviamo facilmente a correre da un posto all’altro, in ritardo per un appuntamento oppure alle volte capita che facciamo tardi a causa del fatto che non troviamo il mazzo di chiavi, altre volte fissiamo impegni troppo vicini uno con l’altro. Tutte queste situazioni non fanno altro che stressarci e toglierci energie.
Diamoci un taglio e ricamiamoci più tempo per le nostre attività: prevediamo un “margine di errore” di almeno 30 minuti per ogni attività e in questo modo fissiamo appuntamenti non troppo vicini l’uno con l’altro così avremo modo di godere di più della presenza del nostro interlocutore e coglierne meglio i bisogni. Altra abitudine che sto sviluppando in questo periodo è quella di svegliarsi almeno 30 minuti prima al mattino per fare 15 minuti di meditazione e per organizzarmi la giornata.
Consiglio strategico: Prendiamo l’abitudine di conservare gli oggetti che più utilizziamo nello stesso posto, così da ritrovarli subito quando ti servono .
3 Ordinare i nostri spazi vuol dire ordinare la nostra MENTE
Questa è una lezione che ho imparato solo di recente : Se intorno a te regna il disordine, sicuramente lo stesso accade nella tua testa. Per rilassare la nostra mente è bene disporre di uno spazio ordinato intorno a noi. Infatti, la nostra Mente a livello inconscio elabora tutte le informazioni che provengono dall’ambiente che ci circonda. Più cose abbiamo davanti più fatica faremo a rimanere concentrati e produttivi.
Se anche tu vivi nel disordine (come facevo io fino a qualche tempo fa) prendi in mano la situazione quanto prima, munisciti di due sacchi, uno per le donazioni e l’altro per i rifiuti ed comincia a fare una selezione di quello che realmente ti serve e quello che invece non ti serve. Lascia intorno a voi solo l’indispensabile così da avere più spazio libero e una mente chiara. Steve Jobs (CEO APPLE ) lavorava in una stanza completamente vuota per favorire concentrazione e intuizione! Ricorda questa semplice equazione:
Spazio ordinato = mente ordinata.
Consiglio strategico: Ordinate la stanza dove lavori, il bagno, la cucina, il salotto. Allontanati per un po’ e tornaci dopo un paio di ore. Che sensazione provi? Sicuramente, di benessere.
Conclusione
Quello che ci circonda ha una grande influenza sulla nostra efficacia ed efficienza personale. Il nostro sistema di “Gestione del Tempo” deve prevedere delle modalità di gestione di quello che ci sta intorno per preservare le nostre energie personali.
RISORSE PER MIGLIORARE LA TUA “GESTIONE DEL TEMPO”
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Nella nostra storia personale a volte ci sono delle svolte, dei cambiamenti anche molto importanti. In campo professionale, nello specifico, può capitarti di non avere più il posto fisso che avevi o semplicemente può essere che tu senta giunto il momento di avere una impresa tutta tua.
