5 modi per ridurre i tuoi costi aziendali

In questi ultimi tempi, ed in particolar modo al rientro delle ferie siamo un po tutti più sensibili al tema delle spese. Siamo tornati dalle vacanze ed abbiamo trovato tante novità sui nostri quotidiani. Notizie che ci impongono un nuovo rigore nella gestione dei nostri conti nella programmazione del prossimo anno.

Se sei un autonomo o hai una piccola attività sai bene che avere delle spese fuori controllo può divenire alle volte anche molto pericoloso.

I Costi di gestione quali i canoni di locazione e le spese telefoniche, tuttavia, sono mali necessari, non potendo fare a meno di alcuni beni e servizi per poter lavorare e fare soldi.

Ma in un periodo come quello che stiamo vivendo caratterizzato da cambiamenti frequenti nel panorama aziendale italiano, con tante aziende che escono fuori mercato e tante nuove realtà ed idee imprenditoriali che nascono e prendono forma il tema dei costi aziendali è di fondamentale importanza.

Per le aziende che a causa della crisi navigano in cattive acque e si trovano in difficili condizioni economiche o per le start-up che a stento riescono a chiudere in pareggio, un solo mese in più di costi non previsti può rappresenta qualcosa di veramente dannoso.

I costi generali della propria attività possono includere spese di affitto, forniture per ufficio e pubblicità, canoni telefonici, canoni per forniture di servizi etc, ma , mentre tutte queste spese sembrano quasi normali, non significa che siano altrettanto necessarie.

Se stai seriamente pensando di dare un taglio ai costi, alcuni dei consigli che seguono, potrebbero aiutarti a ridurre le spese della tua attività.

Non sono consigli validi per tutti, e per tutte le attività. In linea di massima sono indicazioni di aree di possibile miglioramento, idee che mi sono nate questa estate leggendo alcune nuove riviste di business acquistate in America.

1. Dotati di sistemi elettronici di archiviazione.

Questo consiglio dovrebbe essere abbastanza evidente visto che lavorare con una mole inferiore di carta aiuta sia a diminuire sia la spesa sia l’ingombro dovuto dall’eccesso di materiale. Forse questo consiglio potrebbe sembrarti alquanto banale e inappropriato considerando che viviamo in uno Stato dove la documentazione cartacea ha ancora un valore legale notevole. Tuttavia oggi è davvero possibile memorizzare documenti importanti su dischi, firmare contratti, inviare eMail con valore probatorio con un computer o con uno smartphone e con questo risparmiare soldi, contribuendo a salvare l’ambiente.

Quindi fai una breve analisi del tuo consumo di carta quotidiano e verifica quanti documenti è realmente necessario stampare per la tua attività. Scoprirai, con tua sorpresa, che una enorme mole di documenti può tranquillamente essere conservata ed utilizzata anche solo in formato elettronico.

Fatto questo comincia un serio piano di riduzione dell’utilizzo di stampe. In questo modo Risparmierai la carta, il toner, l’inchiostro, e i costi per la manutenzione periodica degli apparecchi di copiatura e di stampa. Considera inoltre il vantaggio che ogni documento elettronico è un documento sempre disponibile. Chiunque può avervi accesso ovunque si trovi, basta metterlo su un server e chiunque, può leggerlo ovunque si trovi, anche con un semplice smartphone. Diversamente, un documento cartaceo, necessita di copie continue per essere fruito da più persone e se deve essere spedito c’è bisogno di inviarlo per fax o di scannerizzarlo (altro tempo sottratto al lavoro). La digitalizzazione, offre anche un altro vantaggio: la riduzione degli spazi di archiviazione. Risparmiando spazio puoi utilizzare quello che avanza per fare altro (aggiungere una postazione di lavoro o organizzare un biblioteca di aggiornamento del personale o ancora ampliare gli spazi dedicati alla produzione).

2.Valuta le tue reali esigenze

Guarda il tuo ufficio, ora chiediti: “cosa vedo qui che non uso tutti i giorni”?

Forse ancora non ci hai pensato a fondo ma : hai realmente bisogno di biglietti da visita, cartelline personalizzate, brochure aziendali, in un’era in cui si tiene un sito internet, un profilo Twitter, e una pagina Facebook?

Quante sono le brochure che conservi in Azienda inutilizzate che ormai sono vecchie e inutilizzabili perché non aggiornate?

Quello che paghi per mantenere il dominio e il tuo sito web on line ogni mese dovrebbe essere l’unica spesa e non dovresti pagare per nient’altro di cui tu non abbia realmente bisogno, se non che si tratti di apparecchiature per ufficio, forniture o affitto. Pensaci! Tanto materiale promozionale oggi non ha più senso!

3. Trova lo spazio ideale per i prossimi 2 anni

Anche il tuo ufficio può essere oggetto di una revisione e di una azione di ottimizzazione dei costi. Non sempre l’ufficio che occupi è perfettamente coerente con con gli interessi del tuo business. Prova a chiederti : Hai bisogno di stare al centro o soltanto di un ufficio piccolo? Potresti lavorare anche da casa? E quante volte hai bisogno di incontrate i tuoi clienti? Gli interlocutori istituzionali (Tribunale, uffici comunali, camere di commercio etc etc) e aziendali (le tue aziende clienti) sono facilmente raggiungibili ?

Le risposte a queste domande dipendono, naturalmente, dal tuo settore di business, dalla grandezza della tua azienda e dalle prospettive finanziarie della tua azienda per il 2012 e il 2013.

Costruisci uno spazio che si adatti realmente alla tua attività, per i prossimi anni, in maniera tale da risparmiare tempo e soldi.

4. Fai buone selezioni

Se devi assumere un nuovo dipendente, o ti devi avvalere del contributo di nuovi collaboratori, scegli qualcuno che abbia più punti di forza, più competenze, e abbia maturato esperienza in posizioni, mercati e ruoli differenti. Contrariamente a quanto si pensa oggi, in un periodo di forte incertezza del mercato è utile lavorare con persone che abbiano una maggiore apertura mentale e flessibilità di ruoli.

Ti faccio un esempio: se hai una azienda di servizi e cerchi un addetto alle vendite assicurati che abbia anche competenze informatiche. Non è necessario che il candidato abbia una laurea in informatica ma se avesse anche competenze in TCP/IP e sa ripristinare un pc in completa autonomia è comunque un punto a favore. Ti farà risparmiare tempo e danaro in quanto curerà da solo la manutenzione delle attrezzature informatiche assegnategli. Inoltre, potrebbe occuparsi di curare l’allestimento delle attrezzature informatiche nello stand della fiera alla quale parteciperai, facendoti risparmiare anche i costi di allestimento tecnico della fiera!

In tempi di crisi, inoltre, investi nello sviluppo professionale dei dipendenti con corsi di formazione e prodotti formativi specifici. La formazione e lo sviluppo di competenze è un modo alternativo al danaro per gratificare i collaboratori migliori. Promuovendo la loro crescita stimoli la crescita a lungo termine dell’azienda nel suo insieme.

5. Sviluppa promoter e “fan” del tuo marchio

La pubblicità è una cosa veramente costosa e non può garantire sempre grandi risultati. Io che lavoro anche come consulente di marketing ne so qualcosa. Potresti spendere migliaia e migliaia di euro in Tv, radio o stampa per avere solo un piccolo ritorno di immagine. Tuttavia oggi quello che conta è sviluppare la capacità di trovare clienti paganti.

Un’idea più giovane e veloce è quella di far diventare i propri clienti ambasciatori del proprio marchio. Offri ai tuoi clienti e consumatori incentivi per comunicare il tuo brand. Ricordi la pubblicità “presenta un amico a SKY e avrai 3 mesi di abbonamento gratuiti” ?bene quella pubblicità faceva leva proprio sul passaparola. Il passaparola è ancora oggi nell’era digitale uno degli strumenti di comunicazione più persuasivo che esista.

Recenti ricerche hanno dimostrato come solo il 14% dei consumatori abbia fiducia nei contenuti dei messaggi pubblicitari a fronte di un 86% di consumatori che sceglie i suoi acquisti in base ad un passaparola positivo di una persona di cui ha fiducia.

Quindi comincia ad offrire sconti e servizi speciali gratuiti ai clienti per ogni nuovo cliente che ti fanno avere.