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4 abitudini lavorative che ostacolano la produttività

4 abitudini lavorative che ostacolano la produttività

 

Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno?

Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno?

Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso il principio dell’80/20 di Pareto.

Per chi non conosce il principio di Pareto, questo si può sintetizzare in una affermazione “il 20% di cause determina ‘80% degli effetti” .

Nel 1897 Pareto (Matematico vissuto a cavallo degli ultimi due secoli), studiando la distribuzione dei redditi, ha dimostrato, attraverso una serie di calcoli, che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ha ispirato la cosiddetta “legge 80/20”, una legge empirica nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori), e che è sintetizzabile nell’affermazione: la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause .

Per farla breve questo rapporto dell’80/20 può essere applicato in natura a tutti i fenomeni distributivi. Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come molti fenomeni abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori. A titolo di esempio si noti come la distribuzione mondiale del reddito procapite si avvicini a tali valori, in informatica ‘80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma. In medicina l’80% dei decessi è causato dal 20% delle malattie e di questi esempi se ne possono trovare infiniti.

Anche la gestione del tempo segue questo principio dell’80/20.

Tutti noi abbiamo le nostre abitudini (o se preferisci “routine”) quotidiane. Delle tantissime attività che svolgiamo ogni giorno, come immagini bene, solo una piccola parte di queste è  realmente produttiva.

È stato calcolato da alcuni studi americani che nell’arco di una giornata lavorativa le persone sprecano in media il 40% del proprio tempo solo per le comunicazioni (mail, telefono, etc etc) ed utilizzano a fini produttivi molto meno del 30% del loro tempo disponibile.

Anche tu probabilmente come tanti arrivi in ufficio un po’ prima delle 9.00 ti metti alla scrivania, forse chiami il bar e prendi una tazzina di caffè intorno alle 9:30 o 10:00, controlli, skype, Facebook, o qualche altro social al quale sei iscritto per poi immergerti nella lunga lista delle e-mail appena arrivate (di cui l’80% è spam).

Ed eccoci qui! mentre,  tutti sanno che, trascorrete del tempo per giocare a Farmville o per leggere gli ultimi aggiornamenti degli amici sulla bacheca di facebook, sono attività che fanno perdere tempo, rallentano il lavoro e influiscono negativamente sulla nostra produttività generale, non tutti sanno che tante altre abitudini, possono rallentare nella stessa misura il nostro lavoro.

In questo articolo ti propongo una lista di 4 abitudini lavorative che frenano la produttività personale.

 

1. Riunioni

Le riunioni portano via veramente tanto tempo ma, quasi tutti sostengono che sono un male necessario, anche se perdere ore ogni settimana in conversazioni che potrebbero essere fatte semplicemente tramite mail, può rivelarsi davvero frustrante.

Le riunioni sono tuttavia una fase cruciale della vita aziendale.

Durante le riunioni ci si confronta, nascono nuove idee e si prendono decisioni importanti. Una riunione non dovrebbe mai durare troppo tempo per essere realmente produttiva. Occorre quindi che chi gestisce la riunione tenga a mente una serie di regole da far rispettare a tutti i partecipanti come: Rispettare sempre un ordine del giorno, darsi un tempo massimo per prendere decisioni ed evitare comportamenti quali, essere impreparati, arrivare in ritardo, essere rumorosi, lasciare il cellulare acceso:

Le riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori (non quelle in cui c’è da prendere una decisione) potrebbero inoltre essere ridotte notevolmente di numero utilizzando sistemi di project management e software per la condivisione delle informazioni.

Il mercato oggi è veramente pienissimo di strumenti del genere: Google Docs, group office, php groupware, centraldesktop, consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori di ogni progetto.

Questi software, sono tutti strutturati con una lista dettagliata delle tappe e delle scadenze del progetto, in aree di lavoro condivise, in cui ogni membro del team può avere accesso alle informazioni e valutare lo stato di avanzamento dei lavori, senza dover chiedere agli altri. In questo modo si possono recuperare quelle ore precedentemente perse negli incontri settimanali.

 

2. Lavorare fino a tardi

lavorare fino a tardi Se sei una di quelle persone che si sentono dei gran figoni quando lavorano fino a tardi, oppure sei uno di quelli che pensano che hanno fatto tutto il loro dovere solo quando stanno al pc fino alle 9,30 di sera, è bene che tu sappia che ti stai sbagliando alla grande.

Lavorare fino a tardi non fa bene a te, non fa bene alla tua produttività, non fa bene alla tua azienda! Anzi è un comportamento che fa male alla salute.

Lascia che ti chieda una cosa: quanto senti di essere realmente produttivo, dopo le 5,00 del pomeriggio?

La produttività personale diminuisce al passare del tempo, perche tutti noi abbiamo bisogno di riposo.

Le probabilità che tu sia realmente produttivo dopo le 5.00 del pomeriggio sono bassissime, la stanchezza ti porterà a distrarti di continuo e rischi di sprecare molto più tempo.

Oltre a provocare stress, lavorare fino a tarda ora equivale a non andare a letto presto cosa che, viceversa, fa molto bene alla salute.

Se non smetti di lavorare almeno due ore prima di andare a dormire, ti ritroverai in uno stato di agitazione, ed eccitazione, indotto dallo sforzo compiuto per prolungare l’attenzione sulle questioni lavorative.

Se poi questa, diventa un’abitudine, aumenti le probabilità di ammalarti e di perdere altre ore di lavoro.

Lavorare fino a sera va bene solo quando è strettamente necessario ma, se lo facessi abitualmente nella speranza di recuperare ore di lavoro perse a causa di riunioni o altri piccoli impedimenti, sappi che stai solo causando a te (e alla tua azienda) un disservizio.

 

3. Bere troppo caffè

Ti piace bere il caffè ? pensi che sia utile a renderti sveglio e produttivo?

Bene vorrei farti notare che la caffeina non dà un’energia durevole, e se con molto zucchero ancora meno. La caffeina ha un effetto eccitante di circa 30 minuti.

Lo zucchero nel tuo caffè se preso spesso è probabile che contribuisca a farti diventare “iperteso”, in quanto agisce sui tuoi livelli di insulina che si tramutano in grasso.

In altre parole, non è proprio il miglior modo per potenziare la tua attività.

Fai piuttosto una colazione equilibrata, ricca di fibre e vitamine e prendi poco caffè, vedrai che la tua giornata sarà sicuramente più ricca di energia.

 

4. Pranzare alla scrivania

ragazza mangia al pc Forse, potresti essere percepito come più impegnato e produttivo dal tuo capo, quando non fai una pausa pranzo completa ma, sei effettivamente più produttivo?

Probabilmente no. Per un motivo, cosa accadrebbe se parte del tuo panino (o peggio del tramezzino ripieno di maionese)  cadesse su un importante report o sulla tua tastiera?

Se ti distraessi mangiando vicino a importanti progetti di lavoro, la tua attività ne sarebbe inevitabilmente compromessa.

E a meno che non avessi una camicia di ricambio nella tua auto, potresti ritrovarti ad un incontro di lavoro con una macchia di pomodoro in tua compagnia.

Inoltre, mangiare alla scrivania aumenta le probabilità di mangiare di più, dal momento che non lo fai consapevolmente, con il rischio di indebolire il cuore, compromettendo così anche la tua attività lavorativa.

Infine, mangiare alla scrivania è contrario a tutte le norme in materia di  sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro. Sulla scrivania non andrebbe consumato alcun pasto: cracker, grissini, muffin, brioches, niente di niente.

Tutte le briciole delle cose che consumi finiscono negli anfratti della tastiera e sotto la tua postazione di lavoro. Le scrivanie degli uffici diventano così il terreno adatto allo sviluppo di milioni di batteri.

Secondo un recente studio americano condotto su quasi 4000 prelievi, realizzati tra pc e telefoni, si è scoperto che si annidano più batteri in una tastiera del computer che in una tavoletta di un wc . I computer e i telefoni d’ufficio hanno mostrato percentuali significative di germi potenzialmente patogeni (patogeni sono quei germi che trasmettono le malattie agli uomini) del 67 % sui telefoni e 69 % sui pc.

Risorse

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7 suggerimenti rapidi per una migliore gestione del tempo

Gestione del tempo

Sei una persona puntuale?

Porti a termine i tuoi impegni nel tempo che ti sei prefissato?

Sei in grado di portare a termine ciò che vuoi fare prima delle scadenze?

Sei soddisfatto di quanto tempo dedichi alla tua famiglia, ai tuoi amici e al tuo benessere personale, o ti senti schiacciato dagli impegni di lavoro?

Sei soddisfatto di come riesci a organizzare le tue giornate? Sei un buon manager del tuo tempo?

Se la tua risposta ad almeno una di queste domande è “no”, significa che, probabilmente non sei molto soddisfatto di come gestisci il tuo tempo e le tue giornate!

 

Gestione del Tempo e stress

Gli psicologi sostengono che in realtà la causa dello stress non sia tanto riscontrabile nella quantità di cose una persona ha da fare ma, piuttosto nel fatto di non riuscire a portare a termine tutti i compiti che ci si era prefissati. Il tempo è la risorsa più democratica che esista. Il tempo è l’unica risorsa che ci rende tutti uguali.

Ci sono persone che nascono più ricche di altri, persone che vivono in quartieri migliori, persone che per grazia della natura nascono più belle e più forti ma, tutti viviamo giornate di 24 ore! Quando parliamo di gestione del tempo non abbiamo alibi. Siamo tutti uguali. La nostra capacità di dominarlo fa la differenza se avremo o meno successo nella nostra vita.

 

Sette consigli per una migliore gestione del tempo

Ecco quindi 8 consigli su come imparare a gestire al meglio il proprio tempo evitare di farsi dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere focalizzati verso il raggiungimento dei nostri obiettivi più importanti. Se vuoi essere un vero effective time mamager ( come dicono gli americani) comincia da questi brevi consigli.

1 Scrivi un piano giornaliero delle cose che hai da fare.

Organizza la tua giornata prima di iniziarla. Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio). Preparare un piano offre l’opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata seguente e di organizzarla al meglio. Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto precedentemente programmato.

2 Stabilisci un limite massimo di tempo

Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Un esempio:Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00, e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.

3 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.

Molte persone commettono l’errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come unità di misura il giorno. Ma in realtà il tempo che noi viviamo è suddiviso in settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti. I compiti che possono essere svolti il lunedì non è detto che possano essere svolti indifferentemente il martedì o il mercoledì.
Avere un calendario è il passo fondamentale per la gestione delle attività quotidiane. Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività equamente.
Se si utilizza Outlook o Lotus Notes, il calendario è parte integrante del software di posta elettronica. Chi usa mac troverà facilmente sulla dashboard di osx l’applicazione Ical, chi invece preferisce le applicazioni on line troverà molto utile Google Calendar (è grande – lo uso). Qualunque sia la tua scelta è ancora meglio se riesci a sincronizzarla con il telefono cellulare e tutte le altre periferiche che utilizzi (Tablet, notebook etc. etc. ) – in questo modo, puoi accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi e con tutti i tuoi orpelli tecnologici.

4 Datti come obiettivo quello di arrivare sempre per primo agli appuntamenti.

Se quando hai un appuntamento, un incontro o una riunione ti dai come obiettivo quello di arrivare semplicemente in tempo, ti potrà capitare di arrivare in orario o in ritardo. Per esperienza ti dico che la maggior parte delle volte sarai in ritardo. Questo per un meccanismo psicologico molto semplice. La tua mente si concentrerà sulla stima del tempo minimo necessario e tralascerà la valutazione degli eventuali eventi imprevisti (che si chiamano per appunto imprevisti perché non stimabili a priori). Ma, se maturi una ferma decisione di essere sempre il primo a tutti i tuoi appuntamenti, sarà molto probabile che arriverai sempre puntuale.

5 Concentrati su un compito specifico.

Gli uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking (multitasking è un termine utilizzato in informatica e indica la Capacità, da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l’uno indipendentemente dall’altro).

Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai nulla. Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte quelle applicazioni aperte non fanno altro che rubasti attenzione.

Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo in quel preciso momento . Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.

6 Blocca tutti i distrattori.

Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? messaggi istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? GLi squilli del telefonino? Il suono della posta elettronica? Personalmente non uso quasi mai le chat. Le poche volte che mi collego è quando ho voglia di contattare qualcuno in particolare e non sto svolgendo nessun compito. Quando sto facendo un lavoro importante, sono solito abbassare anche la suoneria del telefono come in questo momento che sto scrivendo questo articolo. In questo modo le telefonate ricevute vengono registrate (nell’archivio delle telefonate perse) e mi riservo di contattare successivamente le persone che mi hanno chiamato. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio e ad essere più produttivo.

7 Stabilisci delle priorità. Poiché non è possibile fare di tutto, impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio 80/20 che è un principio fondamentale nella definizione delle priorità. Individua le attività più importanti e che producono i maggiori risultati e concentrati su di esse.

 

 

20 pillole di time management
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L’articolo è estratto da “20 pillole time management” il nuovo report di ProfessioneFormatore.it  completamente gratuito.

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Impara a gestire al massimo con il One Minute Manager

One Minute Manager di Kenneth Blanchard e Spencer Johnson (1981) è un piccolo e prezioso volume che risolve uno dei maggiori problemi di tutti: la gestione del tempo.
Dopo decenni di ponderosi tomi sulla scienza del management e sul comportamento organizzativo, The One Minute Manager ha portato una ventata d’aria fresca. La psicologia comportamentale degli anni Ottanta assume la forma semplice e accattivante di un racconto: un giovane cerca in tutto il mondo l’esempio di un grande manager, ma non riesce a trovarne uno che unisca alla simpatia e al buon rapporto con i dipendenti la determinazione e l’attenzione per i risultati. La risposta gli viene da un manager che lavora non molto distante da lui e che accetta di incontrarlo subito per parlare del suo modo di gestire il personale; ed è a questo punto che inizia l’allegoria del manager in un minuto. La diffidenza nei confronti di un metodo di gestione del personale che richiede soltanto un minuto è naturale e spontanea, ma il successo di vendita di questo testo indica che ci deve essere qualcosa di realmente fondato in questa teoria.

Gli elementi principali della gestione one minute sono tre:

Assegnazione degli obiettivi one minute

Concordate gli obiettivi (non più di cinque o sei) con le vostre risorse e scriveteli su singoli pezzi di carta. Da questo momento in poi le risorse conoscono esattamente i loro compiti e le aspettative del capo.

Questo tipo di assegnazione degli obiettivi funziona perché “la fonte principale di motivazione delle persone è il riscontro riguardo ai risultati”.

Lode one minute

Le risorse dovrebbero leggere spesso gli obiettivi e fornire resoconti dettagliati sullo stato del lavoro; questo perché il manager possa “sorprendere la risorsa intenta a compiere bene qualcosa”, la lode one minute sarà l’immediato riscontro positivo riguardo all’azione svolta.

La sua efficacia è legata alla motivazione: è raro trovare qualcuno che sappia fare tutto subito e bene, “per questo motivo, il segreto per formare qualcuno nello svolgimento di un nuovo compito consiste […] nel coglierlo mentre fa qualcosa più o meno bene, fino a che non impara”

Sgridata efficace

Se una persona non svolge bene un compito, pur avendo le competenze necessarie, il manager provvederà a rivolgerle una “sgridata efficace”. Questo richiamo è nei confronti dell’azione o del comportamento, mai della persona; dopo il rimprovero, il manager dovrà ricordare alla risorsa quanto i suoi standard siano apprezzati.

Le “sgridate efficaci” funzionano poiché sono la forma più equa di riscontro nel correggere un rendimento inferiore alla media. Una volta che gli obiettivi sono stati fissati e le aspettative sono trasparenti, di norma la persona capisce quando il rimprovero è giusto e il manager viene rispettato per aver “detto la pura verità”. Inoltre, poiché il rimprovero è rapido e focalizzato su una specifica azione genera meno risentimento.

La gestione dell’one minute manager esprime in maniera simbolica il concetto che gestire le persone può essere meno complicato di quanto pensiamo. Non c’è bisogno di riunioni fiume per discutere obiettivi e problemi. Occorre investire un po’ di tempo nello stabilire gli scopi, ma successivamente i contatti fra il capo e i subordinati possono essere ridotti al minimo. Essere chiari sugli obiettivi salva una grandissima quantità di energia che può essere impiegata efficacemente in altri settori.

Si potrebbe osservare che le strutture organizzative orizzontali e l’enfasi con cui oggi si parla del lavoro di team, rendano questo libro meno attuale; tuttavia senza le competenze basilari nella gestione del personale, i veri leader difficilmente otterranno qualche risultato. Essi dovranno creare degli ambienti di lavoro rilassati in cui la gente disponga di tutto il tempo necessario per perseguire degli obiettivi importanti, inoltre ciascuno sa esattamente qual è il suo ruolo: così emergeranno sia la trasparenza che la chiarezza di intenti.

 

Puoi acquistare questo libro direttamente  on line da questo : “Link

foto tessera di Ken Blanchard

Kenneth Blanchard è uno fra i consulenti manageriale più conosciuti al mondo.
Nato negli Stati Uniti nel 1939 si è laureato alla Cornell University in Governement and Philosophy completando il suo dottorato in amministrazione e management.
Nei primi anni ottanta è professore di Leadership and Organizational Behavior alla University of Massachusetts di Amherst. Scrive e conduce molte ricerche nell’area della leadership, della motivazione e della gestione dei cambiamenti.
Nel 1982 insieme a Spencer Johnson sviluppa il concetto del “One Minute Manager” che lo porta a pubblicare una serie di libri tradotti in più di 20 lingue ottenendo, così, un successo in tutto il mondo.   Il suo fenomenale best-seller L’One Minute Manager (scritto con Spencer Johnson) ha venduto più di nove milioni di copie ed è stato tradotto in 25 lingue. “Nessuno può farti sentire inferiore senza il tuo consenso”. (Kenneth Blanchard)

Puoi Trovare tutti i suoi libri in questa pagina

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Articolo di Luciano Cassese

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Viviamo in un mondo frenetico che gira sempre più veloce, travolti da milioni di stimoli, distratti da migliaia di possibilità, schiacciati da centinaia di cose da fare. Spesso la sensazione più ricorrente è che avremmo bisogno di giornate più lunghe.

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