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Migliorare l’efficacia delle proprie email per ottimizzare la propria gestione del tempo Come detto già in altri articoli del mio blog comunicazione efficace è una delle competenze fondamentali da esercitare quando si parla di gestione del tempo. La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel nostro lavoro di tutti i giorni ed è anche una delle principali cause di distrazione, incomprensione e conseguenti perdite di tempo prezioso che potremmo investire in altri modi! A mio giudizio non può esistere un sistema efficace di gestione del tempo che non prenda in considerazione la capacità di padroneggiare efficacemente la posta elettronica. In molti sottovalutano l’importanza del rapporto tra Time management (gestione del tempo) e gestione della posta elettronica. Probabilmente, anche tu, pensi di sapere già come usare la posta elettronica e come si scrive una email in modo efficace: ma se vuoi veramente migliorare la tua comunicazione tramite e-mail, queste sei dritte ti saranno di grande aiuto. Molti suggerimenti che sto per darti in questo articolo, forse ti sembreranno superflui e molte argomentazioni forse ti appariranno scontate e banali ma, anche nel caso della gestione della posta elettronica le cose più vere sono quelle che sembrano più banali e per questo passano più inosservate. Ecco a te sei veloci consigli per migliorare l’efficacia delle tue eMail e conseguentemente migliorare la tua gestione del tempo! 1. Inizia con un SALUTO appropriato Alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera Formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo. L’email non è una conversazione ma una comunicazione e pertanto dobbiamo ricordarci che la persona che ci legge deve essere reintrodotta all’argomento della conversazione mail La formula introduttiva può essere di questo genere: Gentile signore/a Egregio dott. Rossi Ciao Anna Ciao Carlo Il tuo saluto deve essere appropriato. Se stai scrivendo ad un potenziale datore di lavoro, “Egregio dott. Rossi” è probabilmente il modo migliore per cominciare. “Gentile Dott. Bianchi” è la formula ideale per fornitori e clienti mentre espresioni come “Ciao Carlo” devono essere riservate alle persone con cui abbiamo un legame confidenziale. Tuttavia non dare per scontato che la formalità sia sempre la risposta giusta. Se stai scrivendo a un amico di un amico, usare “Gentile” seguito dal suo cognome potrebbe sembrare stranamente artificioso. In caso di dubbio, “Gentile ” di solito funziona bene. 2 Vai Dritto al punto Il tuo interlocutore non vuole leggere con fatica chiacchiere inutili: perciò vai dritto al punto. Si rispettoso e accorto anche alle necessità, in termini di “gestione del tempo”, del tuo interlocutore, non solo alle tue. Evita lunghe premesse e precisazioni e giudizi personali (se non espressamente richiesti) vai subito al punto e racconta i FATTI. Se scrivi a qualcuno di punto in bianco, non raccontare la storia della tua vita prima di effettuare una richiesta. La prima riga della tua e-mail (dopo il saluto) dovrebbe essere simile a queste: “Sto lavorando a un articolo da pubblicare e mi chiedevo se tu avessi qualche minuto per rispondere alle seguenti tre domande.” “Potreste fornirmi un preventivo per il seguente progetto?” “Mi piacerebbe discutere con te le revisioni. Vorresti parlarne martedì alle 02:00?” “Ho allegato i documenti da te richiesti durante la nostra riunione di ieri.” Potrebbe essere necessario includere anche i dettagli, ma se parli subito della questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva. Se fai la tua richiesta troppo tardi nel testo dell’email, il destinatario può anche non rendersi conto che hai bisogno di una risposta. Ricorda sempre che leggere a video non è una cosa piacevole, a lungo andare stanca gli occhi e le persone non hanno solitamente tempo da perdere per leggere le tue comunicazioni. 3 Falla BREVE Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi: i paragrafi troppo lunghi possono essere difficili da leggere e da capire. Prendi spuno dagli americani che, anchefacilitati dall’uso di una lingua sintetica come l’inglese, formulano frasi brevi e dirette. Fai in modo di fornire al tuo corrispondente informazioni sufficienti affinché egli sia in grado di prendere una decisione, se è necessario. In genere è meglio inserire i dettagli come allegato: così avrai una maggiore flessibilità sulla formattazione e il tuo interlocutore potrà stampare facilmente l’allegato. Anche imparando ad essere sintetici si ottimizza la gestione del tempo! 4. Usa Elenchi Numerati Se hai parecchie domande da fare, o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore , ottimizza la tua e gestione del tempo (quella di chi ti legge) numerandole. Gli elenchi puntati aiutano tantissimo la leggibilità del testo. Questa pratica rende facile per l’altra persona rispondere a ciascuna di esse, specialmente se alcune richiedono solo un sì /no come risposta o una risposta di una sola parola. Per esempio: “Potreste farmi sapere: 1. Quanto mi costerebbe la progettazione di un sito web 2. Quanto costa la grafica e una brochure pieghevole a tre ante 3. Se è possibile completare il tutto entro la fine di aprile” 5. RILEGGI la mail prima di inviarla e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO Un errore di battitura o di ortografia può trasformare una parola in un’altra completamente diversa. Se stai utilizzando le e-mail a titolo professionale, questo errore potrebbe essere imbarazzante o addirittura offensivo. Potresti rischiare di alterare l’intero significato del tuo messaggio: la mancanza di un “non”, per esempio, potrebbe causare problemi potenzialmente gravi. Non limitarti ad usare il correttore ortografico del programma di posta elettronica. Il controllo ortografico dovrebbe aiutarti a evitare errori stupidi, ma usa anche i tuoi occhi e il tuo cervello. Ci sono un sacco di parole che non possono essere corrette dal software di controllo ortografico. Se stai inviando e-mail da un dispositivo con metodo di scrittura intuitivo e una funzione di correzione automatica, assicurati di rileggere sempre ciò che hai digitato. 6) Rendi utile la tua FIRMA Hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo , la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Sia che tu scriva e-mail per motivi professionali o personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il destinatario. Questo potrebbe significare: Dare il link al tuo sito web Includere l’indirizzo di lavoro e /o il tuo numero di telefono Aggiungere i link ai tuoi account nei social network (LinkedIn, Facebook, ecc.) Inserire una riga per promuovere il tuo recente libro/ blog /prodotto Se il tuo provider di posta elettronica lo permette, potresti anche voler creare parecchie firme diverse da utilizzare per scopi diversi (ad esempio una per gli amici via e-mail, una per i nuovi contatti di lavoro). Partecipa ! Gestione del tempo ed email ….. Hai qualche buon consiglio da aggiungere? O qualunque altro problema che ha a che fare con la tua casella di posta? Fammelo sapere nei commenti! 🙂 Ti è piaciuto l’accostamento tra Gestione del tempo e gestione della posta elettronica? Pensi che questa lista di suggerimenti possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it? In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ? Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto ! RISORSE PER MIGLIORARE LA TUA “GESTIONE DEL TEMPO” Vuoi approfondire il tema della gestione del tempo ? Vuoi diventare un vero esperto di questa materia ed essere un grande manager di te stesso ? 20 consigli di time management (gestione del tempo) Puoi cominciare a sviluppare questa competenza ora gratuitamente scaricando il report 20 consigli di time management da questo indirizzo https://www.professioneformatore.it/time-management/ Questa risorsa è gratuita e messa a disposizione di tutta la comunità degli iscritti a professioneformatore.it Zen To Done Vuoi migliorare del 100% le tue competenze in termini di gestione del tempo ? Posso suggerirti di acquistare il capolavoro di Leo Babauta “Zen To done” tradotto in italiano da Leonardo di Paola e Viviana Taccione , Costa solo 9,70 ma il suo valore è ben più elevato.
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Quello che segue è un guest post di Fiorella Rizzo, Counsellor olistico Trainer, esperto in processi di apprendimento e di crescita personale. Fiorella ci parla di un interessante progetto di formazione delle risorse commerciali che sta potando avanti in Sicilia. Il focus di questo progetto è l’impiego del Consulting nella formazione e vendita. Buona lettura! A chi non è capitato di soffrire qualche volta di mancanza di motivazione? In questo caso sappiamo bene come ci si senta e come sia difficoltoso procedere nella vita lavorativa, sociale o affettiva. Sappiamo che per cambiare una condizione occorre fare una sola semplice azione: SCEGLIERE DI FARLO. L’inizio di un cambiamento, dunque, di qualunque cambiamento, non può che avvenire da una scelta personale sostenuta da una solida motivazione; quando questa viene meno diventa difficoltoso dirigere la propria vita al meglio. Ma, le nostre risorse possono essere orientate efficacemente? Lavorando per dodici anni come formatore motivazionale e utilizzando un metodo particolarmente efficace per la metamorfosi delle emozioni, la risposta è SI. Oggi, guardandomi intorno, vedo tante persone che cercano lavoro e altrettante aziende pronte ad offrire loro un’opportunità. Risultato: le persone continuano a “cercare” lavoro. Da questa costatazione è nato un progetto che mi vede coinvolta insieme alle aziende commerciali del territorio siciliano – stanche di perdere i propri agenti per strada – nella selezione e soprattutto nella formazione di collaboratori/agenti commerciali al fine di creare in loro una forte motivazione personale e di mantenerla nel tempo. Insomma un’ AltaMotivAzione. E’ ovvio che collaboratori demotivati, stanchi, sfiduciati, producono poco… ma soprattutto durano poco! Se c’è una cosa che ho imparato in questi anni facendo il counsellor è che le fasi della vita sono ricorrenti, quasi cicliche, essendo noi un sistema complesso in interconnessione con un più vasto sistema altrettanto complesso. Questo significa che non possiamo mantenere un picco, sia in alto che in basso, per lungo tempo, non potremmo mai essere sempre bravi, sempre efficaci, sempre vincenti. Soffermiamoci dunque a pensare che il cambiamento sta alla base della vita; e che affrontando il complesso mondo del lavoro tutti i giorni, anche se ben “formati” e radicati, necessitiamo comunque di essere supportati, in particolar modo se abbiamo scelto di cogliere l’opportunità lavorativa di quella certa azienda commerciale e facciamo gli agenti. No, non parlo del supporto con cui le aziende affiancano i nuovi collaboratori, e neanche della consulenza in itinere prevista per “fare squadra e crescere insieme” , ma di counselling. Ovvero rapporto one to one con il counsellor, per creare obiettivi, suscitare emozioni, e … tendere l’arco sempre più in alto. Da questo sforzo nasce il progetto alta motivazione Progetto ALTA MOTIVAZIONE prevede l’identificazione di qualificate e serie aziende commerciali, dei vari settori produttivi presenti sul territorio, le quali cercano nuove risorse umane da inserire nella loro attività. Queste ultime, una volta avviato e concluso uno specifico percorso formativo saranno inserite nel sistema produttivo già prescelto. Per chi fosse interessato ad approfondire l’argomento ecco il link al progetto ================================= Articolo di Fiorella Rizzo ================================= Counsellor olistico Trainer, esperto in processi di apprendimento e di crescita personale.
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Sai come trovare e rendere reali le qualità nascoste della tua personalità? Vuoi sviluppare nuove abilità e capire quali sono i tuoi reali obiettivi? Molto spesso abbiamo tutte le capacità ma non sappiamo come metterle in pratica, e abbiamo solo l’esigenza di capire come esprimere e valorizzare il nostro potenziale. Il manuale di Romolo Tansini, “Coach di te stesso“, fornisce il sostegno necessario per diventare coach di te stesso e focalizzare l’attenzione sui miglioramenti da poter apportare. (altro…)
Io Formatore – Seminario Gratuito
Cosa rende alcune persone formatori straordinari ed altre mediocri insegnanti? Come facciamo ad essere chiari, brillanti, efficaci e cosa ci rende, invece, incerti, poco incisivi, a volte persino noiosi per noi stessi e per gli altri? Chi è il formatore? O meglio, cosa significa per ognuno di noi “essere formatore”? Il tema del secondo incontro proposto dalla Banca della Formazione dà inizio ad un lavoro di sviluppo delle risorse personali che entrano in gioco quando si sceglie il ruolo di “formatore”. L’obiettivo è avviare un processo di consapevolezza di quei meccanismi, positivi o vincolanti, che filtrando attraverso la comunicazione non verbale danno un’impronta precisa all’intervento formativo, potenziando o limitando il formatore. Perché la “differenza che fa la differenza” tra un formatore mediocre ed un Formatore eccellente sta nel “saper usare” i propri automatismi, limiti e risorse rendendoli parte integrante del suo Essere Formatore. Il seminario è parte di una serie di eventi gratuiti organizzati da Natakapa srl e StudioCassese nell’ambito della promozione di BancaDellaFormazione e www.professioneformatore.it Contenuti del Seminario Livelli e gli attori della formazione La piramide dei Livelli Logici come modello di lettura dell’esperienza formativa Finalità, Obiettivo didattico, Obiettivo personale, Intenzione Io Formatore: lavoro sull’Intenzione Quando: Sabato 23 Maggio dalle ore 15.00 alle 20.00 Segue Cena in Pizzeria Tipica (Facoltativa) con discussione costituzione associazione Dove: Presso la sede di NataKapa Corso Umberto I n. 311 – 80133 Napoli Partecipare: Per partecipare al seminario compila la scheda qua sotto e inviala ad uno di questi recapiti: FAX 08 12140455 Mail info@professioneformatore.it Scheda Seminario Info e contatti: T +39 081 19557905 / C. +39 338 2315347 / M luciano.cassese@professioneformatore.it [email_link] . . . . . . .
Ben centrato…..nell'articolo ho trovato conferme a quanto mi sta capitando…..trainer del 1946…….vorrei avere scambio idee con voi…….x iscriversi?…..grazie x l'attenzione!!!
Buon giorno sono un RSPP dipendente, qualificato con corso di formazione per docenti di 24 H, ed abilitato alla Formazione per addetti ai carrelli elevatori, vorrei intraprendere la carriera lavorativa del formatore, dedicandomi esclusivamente alla formazione ( esperienza significativa di formazione per azienda con 250 dipendenti), chiedo innanzitutto se e’ possibile vivere di sola formazione aziendale ed eventualmente a chi posso rivolgermi per poter iniziare questa bella professione evitando di fare un buco nell’acqua sin dall’inizio, ad esempio se conviene affiancarsi ad enti formativi e come fare, che tipo di tariffe sono presenti sul mercato, vista la mia inesperienza nella professione di libero professionista chiedo alcuni consigli .
Buona sera Emiliano
Puoi inviarmi un curriculum ? con la lista delle zone geografiche che copri ?
OK va bene le rispondo alla mail
Buongiorno Luciano,
ho letto con molto interesse I tuoi articoli.
in 11 anni di professione. Dopo una formazione Umanistica ho lavorato principalmente in ambito Commerciale e Retail ricoprendo il ruolo di Sales Manager e Retail Manager presso aziende della GDO , ma anche della Calzatura e Abbigliamento Sportivo .
Da qualche mese ricopro il ruolo di Key Account Manager presso una multinazionale proprietaria di un brand di abbigliamento e Calzature Outdoor e alla luce delle esperienze maturate e della formazione conseguita ad oggi, mi piacerebbe presentare alcuni progetti di formazione.
Gli ambiti per I quali mi candido sono:
•RETAIL MANAGEMENT (Gestione del punto vendita, Gestione e Sviluppo di una rete di negozi, Gestione HR e Aspetti Commerciali)
•FORMAZIONE DEL PERSONALE DEL PUNTO VENDITA
•TECNICHE DI VENDITA E VISUAL MERCHANDISING
•GESTIONE DELLE TRATTATIVE COMMERCIALI
•KEY ACCOUNT MANAGEMENT
•CUSTOMER SERVICE
A questo proposito ho preparato anche già una struttura dei possibili corsi da sottoporre ad eventuali clienti. Come avrai intuit l’obiettivo che ho in questo momento è diventare un formatore free lance per questo chiedo un suggerimento da parte tua su come procedere. Grazie
Ciao Alberto grazie per averci inviato questa domanda
Una guida a muovere i primi passi l’ho pubblicato un paio di anni fa in questo articolo
Trovi tutte le risposte
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Grazie Alessandro Tesei
Complimenti mi hai chiarito le idee
salve mi chiamo giorgio baffigi lavoro da 10 anni come responsabile presso una catena di store di telefonia,sono rimasto colpito dall’articolo bene fatto, ho sempre voluto approfondire il campo della formazione ma non ho mai avuto la possibilità di specializzarmi,ne vorrei sapere di più. grazie buona serata.
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