Comunicazione

7 consigli per rendere le tue presentazioni efficaci

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Presentazioni efficaci

Le slide sono diventate oggi uno strumento quasi indispensabile per chi fa formazione. Non solo sono uno strumento utile per chi deve organizzare una lezione ma, rappresentano anche un utile strumento comunicativo e di apprendimento. La domanda di oggi è come possiamo realizzare Presentazioni efficaci che attirino l’attenzione del pubblico e supportino la nostra presentazione?

Le slide attraverso la proiezione di immagini contestuali all’ascolto di un discorso consentono al docente, al formatore o al conferenziere di utilizzare contemporaneamente due canali comunicativi : verbale e non verbale.

Grazie alle slide l’utente, il corsista o lo studente riesce a stimolare differenti parti del cervello e l’informazione trasmessa si aggancia a ricordi di differente natura.

Spesso però il desiderio di stupire scavalca quello di essere efficaci e, senza rendersi conto di ciò che si sta facendo, si finisce con lo sfruttare male uno dei migliori supporti per la comunicazione attualmente disponibile. Benché tanti le utilizzino come supporto di comunicazione stand alone (che sta in piedi da solo), le slide non sono nate per “lavorare” da sole ma, per essere complementari ad un discorso orale (per fare da supporto).

Preparare un discorso, un intervento in aula o a una conferenza non significa dare libero sfogo alla propria fantasia ma preparare un tipo di “discorso” specifico e con delle caratteristiche proprie.

Vediamo, quindi, quali primi consigli possiamo dare a chi si appresta a preparare una presentazione efficace e quali suggerimenti possiamo fornire per organizzare delle Presentazioni efficaci e accattivanti.

1.  Non partire dalle slide

come preparare presentazioni efficaciUno dei classici errori che si commettono quando si preparano degli interventi in pubblico è quello di mettersi “subito all’opera”. “Dobbiamo preparare le slide presto mettiti a lavoro e vai col power point” E’ la frase tipica del collega o del capo che ci da il via verso l’errore… Le slide sono un supporto del discorso e non viceversa. C’è il rischio di ritrovarsi a leggere delle diapositive che quando sono state preparate avevano un senso differente da quello che poi si andrà a strutturare. Quindi, il processo corretto è ipotizzare un discorso, appuntare su di un foglio di carta i titoli delle slide (come se fossero dei titoli di paragrafo) e successivamente trasformarle in slide.

 

 

2. Fare attenzione all’uso dello spazio fisico per la proiezione

I grandi condottieri del passato, Giulio Cesare in testa, si accertavano sempre di combattere su di un terreno conosciuto, in modo tale da sistemare le proprie truppe in posizione favorevole.

Allo stesso modo, se realmente si vuole realizzare una “presentazione efficace”, è buona norma, quando si prepara un intervento in pubblico, ricordarsi che l’utente guarda una intera scena che si svolge in un’aula (che rappresenta il Terreno), composta, dagli arredi, dalle proiezioni, dagli altri colleghi e dal docente. Risulta, quindi, fondamentale la conoscenza e la gestione consapevole dello spazio/aula, perchè è proprio quello, ciò che vede l’utente.

Recandosi in aula il giorno prima o anche solo un’ora prima si possono mettere a punto gli ultimi dettagli.

Come regola generale, bisogna evitare di sedersi “dietro la cattedra è sempre opportuno posizionarsi di lato della proiezione: la scrivania crea una barriera di separazione tra chi parla e chi ascolta, va quindi evitata ed utilizzata solo per poggiare i vari oggetti a disposizione (pennarelli, gessetti, stampe delle slide etc. etc.).

Inoltre, bisogna evitare di leggere le slide e di rivolgere la schiena al proprio pubblico. Le slide accompagnano il discorso non sono il discorso. Qual utilità c’è nell’avere un docente in aula se poi ci si risolve leggendo dei testi, per di più proiettati su di un muro e leggermente sgranati?

3. Fare attenzione alle Prime Slide e partire dal pubblico

people Nella prima slide bisogna saper agganciare il pubblico, attraendolo attraverso una metafora visuale che rappresenti al meglio il messaggio che si desidera veicolare.

Quando facevo il venditore ricordo che mi hanno insegnato che i primi minuti sono i più importanti nella comunicazione interpersonale. Si diceva: “non si ha mai una seconda opportunità di dare una buona impressione”.

Ed è vero abbiamo solo un’opportunità per catturare l’attenzione dell’utente. L’utente in un paio di minuti guarda ci ascolta e ci giudica interessanti o non interessanti, utili o inutili.

Ma come si fa? Come faccio a catturare l’attenzione di una aula? Devo dire che una regola generale non c’è! Di sicuro le animazioni luccicanti e le frecce volanti non sono lo strumento più adatto per catturare l’attenzione.

Quello che si può fare è :Partire dal Pubblico!

Dopo aver stabilito l’obiettivo della presentazione, è opportuno considerare le caratteristiche di chi sarà presente ad ascoltare l’intervento. Bisogna partire proprio da li, dal pubblico, dalle conoscenze del pubblico, dalle sue esigenze, dalle sue esperienze e dalle sue aspettative.

Prova a immaginarti in aula a illustrare il vostro discorso e dite : “come voi ….. (medici, infermieri, meccanici, commercialisti, studenti, etc) sicuramente sapete, anche……” oppure “vi state chiedendo se….” oppure ancora prova a rispondere alla domanda “cosa vi aspettate voi da me?”.

Attenzione : questa domanda ponetevela prima, e cercate di dare anche una risposta prima di progettare il vostro intervento e le vostre slide. Solo così riuscirete a preparare una “presentazione efficace“. Non arrivare in aula per chiederlo alla vostra platea.

Se non sei preparato potresti avere risposte tali da dover cambiare l’intervento li al momento. Utilizza, quindi, la prima e la seconda slide per annunciare quello di cui si parlerà attraendo l’attenzione partendo dalla vostra platea.

Dopo aver tracciato lo scenario ed aver descritto la situazione generale suscita una aspettativa rivolgendo una domanda al pubblicoQuale Prospettiva per le aziende portuali di Napoli?” oppure ancora “Diritti e doveri dei lavoratori temporanei ; flessibilità o precarietà?”.

Attenzione però alla slide iniziale. Deve saper attirare l’attenzione senza saturare la capacità di memorizzazione. Quindi poche parole, poche righe un unico concetto!

4. Essere sintetici e non prolissi

sintesi Uno degli errori più comuni che si commettono quando si preparano le slide è quello di concentrarvi tanto testo. Questo è un classico errore che commettono gli umanisti, più legati al testo scritto del foglio word che al grafico dell’ingegnere. La prolissità è un errore, anche grave che si commette di solito per due motivi.

  1. Perché l’oratore desidera avere un promemoria del proprio discorso a portata di mano e contestuale alla proiezione (“se mi dimentico qualcosa, ce l’ho a portata di mano stampato al muro!”),
  2. Perché con un unico processo di lavoro, si creano contemporaneamente slide, dispense ed eventualmente materiale per la formazione a distanza.

Il risultato è un lavoro prolisso e scarsamente fruibile. Chi ascolta è costretto a leggere del testo che, una volta proiettato risulta piccolo e sgranato (non a fuoco). Si affaticano gli occhi e facilmente ci si distrae e ci si annoia.

La leggibilità è molto importante. Tony Osime nel suo articolo “How to get your slides noticed” indica come prassi generale l’utilizzo della regola dei 6: il testo deve essere leggibile da coloro che si trovano a ‘6 passi lontano dallo schermo’. Combinando inoltre questa regola con le quelle delle 6 parole per riga e delle 6 frasi per pagina di Osime, si intuisce bene che la sintesi è uno degli elementi determinanti nella progettazione di “presentazioni efficaci”. Il principio generale è quello di non sovraccaricare la propria audience con un ammontare non necessario di testo da leggere e da comprendere.

Come fa notare anche Luisa Carrada nel suo decalogo (http://www.mestierediscrivere.com/pdf/vision_ppt.pdf),   La slide di una presentazione PowerPoint non deve essere esaustiva come la pagina di
un libro, né chiusa e autonoma come una pagina web. È piuttosto la traccia del 
discorso ed un aiuto a meglio comprendere e ricordare per chi lo ascolterà.

5. Le slide devono essere Auto-Consistenti

Ogni slide dovrebbe contenere solo una e soltanto una idea o un concetto. Una presentazione è un discorso nel quale vengono presentate idee progetti informazioni. Ogni slide contiene un solo frammento di informazione.

I frammenti devono essere il più possibile autosufficienti .

In altre parole dovrebbe essere possibile leggere e comprendere le singole slide in maniera autonoma.

Provate a separare una slide dalle altre, il contenuto è abbastanza consistente da rappresentare una unità informativa autonoma (che può essere letta da sola)?

6. Curare l’uso della grafica

eccessografico Le slide riescono bene se integrano aspetti razionali e visuali in modo tale da far viaggiare il messaggio congiuntamente su due canali comunicativi.

Razionale non vuol dire per forza “noioso, fatto solo di parole”, e visuale non vuol dire per forza “stupefacente, luccicante e in movimento”. Un errore comune è l’uso eccessivo di immagini, forme ed elementi in movimento.

Stelle coriandoli fili, finestre, persianine, flash, cuneo, luci e chi più ne ha più ne metta. Sono tutti elementi che distraggono l’attenzione dell’utente. La nostra attenzione deve essere concentrata sempre sull’obiettivo comunicativo, sul trasmettere idee, concetti.

Evitiamo quindi di farci tentare dalla voglia di fare i fighi con i colleghi.

7. Progettare la Gestione del Tempo

tempistica Abbiamo sempre poco tempo a disposizione. Anche se ci hanno dato 4 ore a disposizione, il nostro intervento dura sempre molto poco.

Eh sì, perchè esiste una cosa che si chiama attenzione che influisce sulle capacità di un individuo di partecipare ad interventi formativi , a convegni, seminari etc. Ogni individuo costantemente è sottoposto ad una pluralità di stimoli.

Questi possono essere interni (fame, sete, bisogni corporali, pensieri vari) ed esterni (Rumori, luci, afa, freddo, etc etc). L’attenzione esprime il grado di tensione mentale di un individuo. Siccome questa tensione è limitata, l’individuo non può orientarsi verso tutte le molteplici stimolazioni che continuamente subisce, per cui egli opera necessariamente delle scelte sulla base di interessi, bisogni o piaceri.

Se non si considerano i fattori che influenzano l’attenzione del nostro ascoltatore, nella fase di preparazione dell’intervento si rischia che il nostro ascoltatore venga attratto più dalla voglia di mangiarsi una merendina al cioccolato, che alla nostra splendida lezione sul valore delle teorie quantistiche e della nuova interpretazione della curva di Philips che potrebbe salvare il pianeta per sempre dalla disoccupazione.

Le statistiche ci dicono che di regola la curva d’attenzione di uno studente, nell’arco di 50′ di lezione, raggiunge l’apice dopo i primi 7-8 minuti, poi ha un calo costante fino a raggiungere il minimo verso i 26-27 minuti di lezione. Infine risale mantenendosi in maniera abbastanza costante sino alla fine dell’ora, sempre al di sotto dell’apice iniziale. Quindi quanto tempo abbiamo? 20 minuti!. Si proprio così abbiamo solo 20 minuti per affrontare un singolo argomento.

Nell’organizzazione di una lezione quindi ogni singolo argomento organizzato con un gruppo di circa 10 slide dovrebbe durare non più di 20 minuti 2 minuti a slide e basta. Dopo, prima di passare ad un argomento successivo va fatta una pausa narrativa nella presentazione. Si cercano le domande del pubblico, si chiede al pubblico di raccontare la propria esperienza, si racconta un aneddoto si organizza un gioco o una esercitazione.

Ma il singolo gruppo di slide che tratta un argomento specifico non deve durare più di 20 minuti. Per riportare l’attenzione ad un livello accettabile occorre un cambiamento dello stimolo, per impedire l’assuefazione e preservare l’interesse.

In sintesi essere chiari e concisi

Ma bastano solo 10 slide per un argomento 6 linee di testo e solo 6 parole per ogni slide? Certo che si ! Bisogna ricordarsi che le slide non sono fatte per essere lette ma, rappresentano solo un supporto.

La slide è solo il complemento visuale ad una presentazione fatta da un oratore. E’ l’oratore che deve tenere alti i livelli di attenzione, coinvolgere, intrattenere, proporre domande ed esporre informazioni chiave. Le slide dovrebbero solo accompagnare queste azioni fornendo un aiuto visuale alle parole. Ogni persona non riesce a imparare più di 4 concetti nuovi alla volta.

Quindi è inutile sovraccaricare gli ascoltatori di, dati analisi report, considerazioni, grafici, articoli di legge etc. etc. Produrre slide efficaci significa quindi rimuovere gli ostacoli che stanno tra il messaggio e l’attenzione del pubblico. Se si vuole, si possono raccogliere tutte le statistiche, i riferimenti bibliografici, le citazioni, i grafici e i tutti i dati extra che si intende mostrare in un paper o in una dispensa che può essere distribuita prima della presentazione.

 

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Luciano Cassese
Luciano Cassese CEO Fosforo24 Fondatore ed editore di Professioneformatore.it Trainer, Speaker, Self Marketing Coach, Imprenditore On Line Appassionato Marketing, Sviluppo Personale, Meditazione
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