Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno?
Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno?
Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso il principio dell’80/20 di Pareto.
Per chi non conosce il principio di Pareto, questo si può sintetizzare in una affermazione “il 20% di cause determina ‘80% degli effetti” .
Nel 1897 Pareto (Matematico vissuto a cavallo degli ultimi due secoli), studiando la distribuzione dei redditi, ha dimostrato, attraverso una serie di calcoli, che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ha ispirato la cosiddetta “legge 80/20”, una legge empirica nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori), e che è sintetizzabile nell’affermazione: la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause .
Per farla breve questo rapporto dell’80/20 può essere applicato in natura a tutti i fenomeni distributivi. Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come molti fenomeni abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori. A titolo di esempio si noti come la distribuzione mondiale del reddito procapite si avvicini a tali valori, in informatica ‘80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma. In medicina l’80% dei decessi è causato dal 20% delle malattie e di questi esempi se ne possono trovare infiniti.
Anche la gestione del tempo segue questo principio dell’80/20.
Tutti noi abbiamo le nostre abitudini (o se preferisci “routine”) quotidiane. Delle tantissime attività che svolgiamo ogni giorno, come immagini bene, solo una piccola parte di queste è realmente produttiva.
È stato calcolato da alcuni studi americani che nell’arco di una giornata lavorativa le persone sprecano in media il 40% del proprio tempo solo per le comunicazioni (mail, telefono, etc etc) ed utilizzano a fini produttivi molto meno del 30% del loro tempo disponibile.
Anche tu probabilmente come tanti arrivi in ufficio un po’ prima delle 9.00 ti metti alla scrivania, forse chiami il bar e prendi una tazzina di caffè intorno alle 9:30 o 10:00, controlli, skype, Facebook, o qualche altro social al quale sei iscritto per poi immergerti nella lunga lista delle e-mail appena arrivate (di cui l’80% è spam).
Ed eccoci qui! mentre, tutti sanno che, trascorrete del tempo per giocare a Farmville o per leggere gli ultimi aggiornamenti degli amici sulla bacheca di facebook, sono attività che fanno perdere tempo, rallentano il lavoro e influiscono negativamente sulla nostra produttività generale, non tutti sanno che tante altre abitudini, possono rallentare nella stessa misura il nostro lavoro.
In questo articolo ti propongo una lista di 4 abitudini lavorative che frenano la produttività personale.
1. Riunioni
Le riunioni portano via veramente tanto tempo ma, quasi tutti sostengono che sono un male necessario, anche se perdere ore ogni settimana in conversazioni che potrebbero essere fatte semplicemente tramite mail, può rivelarsi davvero frustrante.
Le riunioni sono tuttavia una fase cruciale della vita aziendale.
Durante le riunioni ci si confronta, nascono nuove idee e si prendono decisioni importanti. Una riunione non dovrebbe mai durare troppo tempo per essere realmente produttiva. Occorre quindi che chi gestisce la riunione tenga a mente una serie di regole da far rispettare a tutti i partecipanti come: Rispettare sempre un ordine del giorno, darsi un tempo massimo per prendere decisioni ed evitare comportamenti quali, essere impreparati, arrivare in ritardo, essere rumorosi, lasciare il cellulare acceso:
Le riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori (non quelle in cui c’è da prendere una decisione) potrebbero inoltre essere ridotte notevolmente di numero utilizzando sistemi di project management e software per la condivisione delle informazioni.
Il mercato oggi è veramente pienissimo di strumenti del genere: Google Docs, group office, php groupware, centraldesktop, consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori di ogni progetto.
Questi software, sono tutti strutturati con una lista dettagliata delle tappe e delle scadenze del progetto, in aree di lavoro condivise, in cui ogni membro del team può avere accesso alle informazioni e valutare lo stato di avanzamento dei lavori, senza dover chiedere agli altri. In questo modo si possono recuperare quelle ore precedentemente perse negli incontri settimanali.
2. Lavorare fino a tardi
Se sei una di quelle persone che si sentono dei gran figoni quando lavorano fino a tardi, oppure sei uno di quelli che pensano che hanno fatto tutto il loro dovere solo quando stanno al pc fino alle 9,30 di sera, è bene che tu sappia che ti stai sbagliando alla grande.
Lavorare fino a tardi non fa bene a te, non fa bene alla tua produttività, non fa bene alla tua azienda! Anzi è un comportamento che fa male alla salute.
Lascia che ti chieda una cosa: quanto senti di essere realmente produttivo, dopo le 5,00 del pomeriggio?
La produttività personale diminuisce al passare del tempo, perche tutti noi abbiamo bisogno di riposo.
Le probabilità che tu sia realmente produttivo dopo le 5.00 del pomeriggio sono bassissime, la stanchezza ti porterà a distrarti di continuo e rischi di sprecare molto più tempo.
Oltre a provocare stress, lavorare fino a tarda ora equivale a non andare a letto presto cosa che, viceversa, fa molto bene alla salute.
Se non smetti di lavorare almeno due ore prima di andare a dormire, ti ritroverai in uno stato di agitazione, ed eccitazione, indotto dallo sforzo compiuto per prolungare l’attenzione sulle questioni lavorative.
Se poi questa, diventa un’abitudine, aumenti le probabilità di ammalarti e di perdere altre ore di lavoro.
Lavorare fino a sera va bene solo quando è strettamente necessario ma, se lo facessi abitualmente nella speranza di recuperare ore di lavoro perse a causa di riunioni o altri piccoli impedimenti, sappi che stai solo causando a te (e alla tua azienda) un disservizio.
3. Bere troppo caffè
Ti piace bere il caffè ? pensi che sia utile a renderti sveglio e produttivo?
Bene vorrei farti notare che la caffeina non dà un’energia durevole, e se con molto zucchero ancora meno. La caffeina ha un effetto eccitante di circa 30 minuti.
Lo zucchero nel tuo caffè se preso spesso è probabile che contribuisca a farti diventare “iperteso”, in quanto agisce sui tuoi livelli di insulina che si tramutano in grasso.
In altre parole, non è proprio il miglior modo per potenziare la tua attività.
Fai piuttosto una colazione equilibrata, ricca di fibre e vitamine e prendi poco caffè, vedrai che la tua giornata sarà sicuramente più ricca di energia.
4. Pranzare alla scrivania
Forse, potresti essere percepito come più impegnato e produttivo dal tuo capo, quando non fai una pausa pranzo completa ma, sei effettivamente più produttivo?
Probabilmente no. Per un motivo, cosa accadrebbe se parte del tuo panino (o peggio del tramezzino ripieno di maionese) cadesse su un importante report o sulla tua tastiera?
Se ti distraessi mangiando vicino a importanti progetti di lavoro, la tua attività ne sarebbe inevitabilmente compromessa.
E a meno che non avessi una camicia di ricambio nella tua auto, potresti ritrovarti ad un incontro di lavoro con una macchia di pomodoro in tua compagnia.
Inoltre, mangiare alla scrivania aumenta le probabilità di mangiare di più, dal momento che non lo fai consapevolmente, con il rischio di indebolire il cuore, compromettendo così anche la tua attività lavorativa.
Infine, mangiare alla scrivania è contrario a tutte le norme in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro. Sulla scrivania non andrebbe consumato alcun pasto: cracker, grissini, muffin, brioches, niente di niente.
Tutte le briciole delle cose che consumi finiscono negli anfratti della tastiera e sotto la tua postazione di lavoro. Le scrivanie degli uffici diventano così il terreno adatto allo sviluppo di milioni di batteri.
Secondo un recente studio americano condotto su quasi 4000 prelievi, realizzati tra pc e telefoni, si è scoperto che si annidano più batteri in una tastiera del computer che in una tavoletta di un wc . I computer e i telefoni d’ufficio hanno mostrato percentuali significative di germi potenzialmente patogeni (patogeni sono quei germi che trasmettono le malattie agli uomini) del 67 % sui telefoni e 69 % sui pc.
Risorse
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