Category : Management

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Crescita personale: 9 passi per raggiungere i tuoi obiettivi

Crescita personale raggiungi i tuoi obbiettivi

Crescita personale raggiungi i tuoi obbiettivi

 

 

Se si fanno dei progetti concreti, se si coltivano le proprie ambizioni, se ci si dà da fare con umiltà, se si aguzza l’ingegno, i sogni diventano realtà. ” Banana Yoshimoto  

Quanto ti riconosci in questa citazione? Quando si parla di “crescita personale” spesso ci si dimentica che Imbarcarsi in un nuovo progetto non è un semplice gesto d’istinto. C’è bisogno di darsi da fare, e stabilire delle regole ed un piano appropriato per agire consapevolmente. Avere la capacità di raggiungere i propri obiettivi, tenere fede ai propri intenti, e ottenere risultati è uno degli indicatori fondamentali per sapere se si sta procedendo sulla strada giusta, se si sta diventando davvero persone migliori.

Proprio come un’ottima pietanza, un ottimo progetto ha bisogno degli ingredienti giusti.

Ecco i 9 ingredienti essenziali per il raggiungimento dei tuoi obiettivi, che ogni persona impegnata nella propria  crescita personale dovrebbe conoscere:

1. Prima di tutto, la passione

Per avere successo devi innanzitutto appassionati al tuo progetto: affrontare attività che reputi poco interessanti potrebbero farti interrompere a metà dell’opera: un ovvio spreco di tempo e risorse che potevi utilizzare per fare altro.

2. Stima le risorse necessarie

Ogni progetto richiede una certa dose di tempo e risorse. Stima la quantità necessaria per portarlo a termine con un piano rapido, così da avere una guida passo passo.

 

3. Verifica la disponibilità delle risorse di cui hai bisogno

Una volta valutate le risorse necessarie, domandati se ne disponi realmente. Una buona pianificazione delle risorse può aiutarti a definire le aspettative: una dei motivi principali della perdita di entusiasmo è che le persone sottovalutano la quantità di lavoro necessario per portare l’obiettivo a termine.

 

4. Abolisci il perfezionismo

Non essere troppo perfezionista! Permetteteti il lusso di produrre una versione provvisoria del progetto. Considera che  anche se è solo abbozzato, è meglio di non aver fatto nulla.

 

5 . Impegno e costanza

Bene! Siamo partiti, ma adesso? Avviare un progetto non basta, bisogna impegnarsi a portarlo a termine. Qualsiasi cosa tu abbia in programma, prima di tutto viene il progetto. Chiediti se è meglio andare a quella festa nel fine settimana oppure lavorare sul tuo progetto. La festa è un piacere momentaneo, ma il vedere un tuo progetto realizzato è la vera soddisfazione. Le piccole rinunce che farai verranno premiate col tempo.

 

6. Coltiva la visione dell’obiettivo finale

È molto probabile che nel mezzo del tuo progetto l’entusiasmo e l’energia iniziale si dissolvano. In realtà ciò che si dissolve è la visione del  progetto realizzato. Basta ricordarsi l’obiettivo generale: circondati di tutto ciò che possa fartene ricordare, come ad esempio di immagini di altre persone che hanno raggiunto lo stesso obiettivo o oggetti che lo rappresentino.

7. Fare ciò che piace

Fai quello che vi fa sentire più felice in questo momento! Questo ti renderà automaticamente più produttivo nel tuo lavoro.

8. Valuta i progressi 

Valutate i tuoi progressi ogni settimana. A che punto del progetto siete arrivati? sei sulla strada giusta? Qual è il prossimo passo? Monitorare i progressi ti permette di valutare se stai agendo nel modo giusto e ti aiuta a non uscire fuori strada.

8 . Premiati ad ogni piccolo risultato intermedio 

Non considerare “l’arrivare al traguardo” l’unico momento per premiarti. Ogni progetto è costituito da diverse tappe: raggiungerne una di esse è già un risultato. Quindi celebra ogni piccola vittoria. Cogli l’opportunità di ricaricarti e riorganizzarti.

9. E se si perdesse l’interesse?

Stai facendo quello che realmente vuoi fare? Durante il percorso può succedere di perdere l’interesse per il progetto. Niente da temere, è del tutto normale.

Ti chiederai probabilmente “Allora è stato tutto tempo perso?”. La risposta è NO. Hai fatto esperienza e sei maturato. Datti la possibilità di abbandonare il progetto: subito dopo potreste ritrovarvi con idee ancora più interessanti!

 

Risorse per  la tua crescita personale

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Business Life Style Management

Gestione del tempo: rendere efficiente il proprio lavoro in 7 semplici passi

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 Il tema della gestione del tempo è fortemente correlato con l’efficienza. “Trovarsi con l’acqua alla gola” è il modo di dire che eviteremmo volentieri di pronunciare. Le nostre giornate sono colme di impegni, e ci sentiamo soffocati dal poco tempo a disposizione per portare a termine tutte le nostre attività. Tutto ciò può essere fonte di stress ed insoddisfazione.

Ecco 7 consigli su come implementare un corretto sistema di gestione del tempo utile ad  evitare che ciò accada.

 

1 Eliminate le distrazioni

Siamo circondati da distrazioni di ogni genere che ci rubano tempo ed attenzione senza darci niente in cambio. Se vogliamo aumentare la nostra produttività non ci resta che:

  • Silenziare (o eventualmente) i telefoni quando si lavora, sempre se non aspetti una chiamata importante. Quando finisci una sessione di lavoro riaccenderai il telefonino e richiamerai chi ti ha cercato.
  • Niente social, chat ed e-mail. Se lavori al computer, lascia aperte solo le applicazioni e/o le pagine del browser utili per il tuo lavoro. E’ buona norma comunque lavorare scollegati
  • Se lavori in ufficio, prega i tuoi colleghi di non interromperti per il tempo necessario a svolgere una determinata attività, salvo emergenze.

 

2 Fermati e ricaricati

Non siamo degli automi che possono lavorare senza sosta. Abbiamo bisogno di ricaricare le batterie di tanto in tanto. Quando gli occhi incominciano ad appesantirsi, allora prendeti una pausa. Costringerti a lavorare senza sosta non è efficiente e porterà ad un ovvio calo delle  prestazioni. E’ buona norma fermarsi e:

  • Uscire per una breve passeggiata, lasciandosi avvolgere dai raggi del sole (quando c’è).
  • Fare esercizio fisico, ad esempio degli squat (piegamenti sulle gambe) o push-up (Piegamenti sulle braccia) su una parete.
  • Se non sei osservato, potresti saltellate (di gioia). Nella migliore delle ipotesi ti sentirai immersi di energia positiva, nel peggiore dei casi ti sentirai stupido e riderai di te stesso! Questo ti farà produrre endorfine che ti ricaricheranno facilmente.

3 Definisci quale priorità hanno i tuoi impegni

Quando si è sommersi di cose da fare, è facile sentirsi sopraffatti e non sapere da dove incominciare. Prendi carta e penna e scrivi l’elenco delle cose che hai da fare. Ad ognuno di essi assegna un voto di priorità, da 1 a 5. Svolgi prima i compiti più difficili ed importanti, così da eliminare le più grandi fonti di stress ed ansia.

4 Suddividi il tuo obiettivo

Spezzettando il tuo obiettivo in piccoli passi settimanali e quotidiani,  non ti sembrerà così difficile da raggiungere. Ogni obiettivo è solo un insieme di sotto-obiettivi più piccoli e raggiungibili in poco tempo.

Ti sorprenderai nel constare quanto potrai accelerare il processo di realizzazione del tuo scopo principale.

5 Utilizza della Musica di sottofondo

Fai come me ascolta della musica durante i tuoi compiti! Ti aiuterà a mantenere la concentrazione. Ascoltare Musica per aumentare la concentrazione e la propria produttività è sostenuto a gran forza dalle ricerche della dottoressa Teresa Leisuk dell’Università di Miami. La sua ricerca ha suggerito che la musica è utile a portare l’ascoltare in uno stato mentale più positivo e più ricettivo per nuove idee.

6 Scegli il momento adatto per fare ogni cosa

Durante la giornata ci sono momenti in cui siamo più attivi ed altri in cui ci sentiamo fiacchi. C’è chi preferisce iniziare al mattino e chi la sera. Diventa consapevole del momento più produttivo per te e pianifica le tue giornate di conseguenza. .

7 Comincia la tua giornata con una LISTA 

All’inizio di ogni giorno, chiediti: “Quali sono le tre cose più importanti che devo fare oggi?” Il tuo istinto vi porterà a scrivere ciò che ritenete più importante. Le altre attività si accoderanno di seguito.

Tu quale consiglio aggiungeresti?

Scrivilo qui sotto nei commenti

 

 

RISORSE PER MIGLIORARE LA TUA “GESTIONE DEL TEMPO”

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20 pillole di gestione del tempo

20 consigli di time management (gestione del tempo)

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Business Management

Gestione del tempo ed energia: 3 consigli per non farsi prosciugare!

Energia e gestione del tempo

Energia e gestione del tempo

Ti capita di sentirti a corto di energie  nelle tue frenetiche giornate di lavoro? se la risposta è si  questi 3 consigli di Gestione del tempo che presento in queste righe potrebbero esserti davvero MOLTO utili …

Premetto una considerazione: Negli ultimi anni ho capito che un efficace sistema di “gestione del tempo“, non dovrebbe essere finalizzato a farci fare quante più cose possibili in quanto il tempo non è uno spazio da riempire a tutti i costi ma, la nostra principale risorsa. Saper gestire il tempo per me significa “Utilizzare il Tempo che abbiamo a disposizione per portare a termine le cose che abbiamo deciso di fare e per vivere sereni e felici”.

Se anche tu come me sei impegnato nel tuo sviluppo personale e nel raggiungimento del tuo successo converrai con me che siamo sempre presi dalle cose da fare e pronti a progettare le nostre giornate per rendere la nostra vita un’esperienza più soddisfacente. Investiamo le nostre energie per la famiglia, il lavoro, gli amici e le passioni. Quando incominciamo un nuovo percorso, ci sentiamo pieni di vita e voglia di fare. Ma alle volte capita che ci diciamo… <<Stamattina non trovavo quel documento da consegnare al capo dove diamine l’avevo messo!>> o <<La mia collega di lavoro si lamenta di continuo del suo posto in ufficio!>> ed anche <<Che disordine in questa casa! Ma chi ha tempo di sistemare?>>. Tutto ad un tratto ci sentiamo demotivati e fiacchi, e tutti i buoni propositi e gli impegni presi verso noi stessi rischiano di perdersi per strada.

Quando organizziamo le nostre giornate dovremmo inserire nel nostro sistema di gestione del tempo  la verifica delle cose di cui ci circondiamo perché sono loro a fornirci o prosciugarci energia. Quello di cui ci circondiamo ha la capacità di farci sentire energici o spossati e questo dovremmo sempre tenerlo a mente. Ecco a te 3 utili consigli per preservare le tue energie nel corso della giornata.

 

1 Evita o prendi precauzioni contro le persone negative

Questo è un tema delicato. La socialità è importante e le persone che incontriamo e che frequeentiamo ogni giorno hanno la capacità di aggiungerci o di sottrarci energia e ottimismo.  Ebbene si, esistono persone positive e persone negative. Le prime ti ricaricano, le altre sono dei veri e propri vampiri succhia-energia: basta parlarci o semplicemente starci vicino per sentirvi più fiacchi e demotivati. Sono quelle persone che quando le incontri riescono sempre a parlarti di qualcosa che non va e si lamentano per “le tasse che aumentano sempre di più“, “il clima che con questo tempo siamo sempre malati” e ancora “che qui in Italia non si può fare più niente” etc. etc. Non dico che non abbiano ragione ma focalizzarsi continuamente sulle cose che non vanno non fa bene certo all’umore e al proprio livello di energia personale.

La domanda che dovremmo porci è :”Come affrontiamo queste persone e come facciamo a prevenire questo fenomeno con il nostro sistema di gestione del tempo ?  

Se la  presenza di queste persone è inevitabile, dobbiamo preparaci ad affrontarle nei migliore dei modi. Non potendo utilizzare un pugnale d’argento per eliminarle, come faremmo per i Vampiri di Bram Stoker (ci mancherebbe), possiamo utilizzare la tecnica dello SCUDO. In cosa consiste? Durante l’incontro con queste persone immagina di porre uno scudo tra ciò le tue emozioni e la conversazione che stai facendo. Questa pratica ti permette di diventare più obiettivi e di affrontare più facilmente la situazione. Riprendersi dall’esperienza, scrollarsi da dosso tutta la negatività accumulata sarà anche più semplice.

Consiglio strategico: prima di una qualsiasi attività importante cerca di incontrare solo persone positive. Affronta invece la lamentose e negativa solo alla fine della tua giornata di lavoro, riuscirai resisterle meglio e a sentirti più energico e proattivo.

 

2 Prevedere un buon margine di errore nel tuo sistema di Gestione del tempo 

La nostra società è frenetica e ingorda di tempo. Così anche le nostre azioni e le nostre abitudini sono influenzate da questa frenesia, e ci ritroviamo facilmente a correre da un posto all’altro, in ritardo per un appuntamento oppure alle volte capita che facciamo tardi a causa del fatto che non troviamo il mazzo di chiavi, altre volte fissiamo impegni troppo vicini uno con l’altro. Tutte queste  situazioni non fanno altro che stressarci e toglierci energie.

Diamoci un taglio e ricamiamoci più tempo per le nostre attività: prevediamo un “margine di errore” di almeno 30 minuti per ogni attività e in questo modo  fissiamo appuntamenti non troppo vicini l’uno con l’altro così avremo modo di godere di più della presenza del nostro interlocutore e coglierne meglio i bisogni. Altra abitudine che sto sviluppando in questo periodo è quella di svegliarsi almeno 30 minuti prima al mattino per fare 15 minuti di meditazione e per organizzarmi la giornata.

Consiglio strategico: Prendiamo l’abitudine di conservare gli oggetti che più utilizziamo nello stesso posto, così da ritrovarli subito quando ti servono .

 

3 Ordinare i nostri spazi vuol dire ordinare la nostra MENTE

Questa è una lezione che ho imparato solo di recente : Se intorno a te regna il disordine, sicuramente lo stesso accade nella tua testa.  Per rilassare la nostra mente è bene disporre di uno spazio ordinato intorno a noi. Infatti, la nostra Mente a livello inconscio elabora tutte le informazioni che provengono dall’ambiente che ci circonda. Più cose abbiamo davanti più fatica faremo a rimanere concentrati e produttivi.

Se anche tu vivi nel disordine (come facevo io fino a qualche tempo fa) prendi in mano la situazione quanto prima, munisciti di due sacchi, uno per le donazioni e l’altro per i rifiuti ed comincia a fare una selezione di quello che realmente ti serve e quello che invece non ti serve. Lascia intorno a voi solo l’indispensabile così da avere più spazio libero e una mente chiara. Steve Jobs (CEO APPLE ) lavorava in una stanza completamente vuota per favorire concentrazione e intuizione! Ricorda questa semplice equazione:

Spazio ordinato = mente ordinata.

Consiglio strategico: Ordinate la stanza dove lavori, il bagno, la cucina, il salotto. Allontanati per un po’ e tornaci dopo un paio di ore. Che sensazione provi? Sicuramente, di benessere.

 

Conclusione

Quello che ci circonda ha una grande influenza sulla nostra efficacia ed efficienza personale. Il nostro sistema di “Gestione del Tempo” deve prevedere delle modalità di gestione di quello che ci sta intorno per preservare le nostre energie personali.

 

 

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Management

Time management: 8 Citazioni che ti aiuteranno ad essere più efficiente

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Ti è mai capitato di sentire che il tempo non è mai abbastanza? Nonostante il tempo sia la risorsa più disponibile, la maggior parte di noi non riescono ad utilizzarla efficientemente.

Ecco 8 consigli-citazioni per riprendere in mano il tuo Time Management.

“Prima il dovere, poi il piacere” – Proverbio

Quante volte abbiamo sentito questa frase? Forse in essa c’è un fondo di verità. Anzi, c’è di sicuro. L’inizio della giornata deve essere il vostro momento più produttivo: svolgete le attività più importanti nelle prime ore del mattino ed il resto della giornata sarà molto più semplice da affrontare. Quindi niente TV, niente Facebook e distrazioni appena svegli!

 

“E’ solamente dicendo ‘no’ che puoi concentrarti sulle cose veramente importanti” – Steve Jobs

Non siate troppo generosi. Quando vi vengono fatte richieste che possono togliere tempo alle vostre attività, dire NO non è una scelta egoista, ma la scelta giusta. Certo, ogni tanto uno strappo alla regola non fa male, ma non annullatevi per aiutare gli altri.

 

“Ricorda che il tempo è denaro .” – Benjamin Franklin

Passate ore e ore davanti alla TV o girovagando su Internet senza meta? Passate interi pomeriggi a fissare il muro e pensando “Non ce la farò mai”? Tutte attività inutili e che vi tolgono tempo prezioso che potreste utilizzare per cose più importanti.

Consiglio: nei prossimi giorni registrate le vostre attività, tenendo conto del tempo che assegnate ad ognuna di esse. Sicuramente scoprirete di quanto tempo sprecate!

 

“Il tempo è quello che desideriamo più, ma ciò che utilizziamo peggio.” – William Penn

Ci sono momenti delle vostre giornate dove siete in attesa. Ad esempio in coda nel traffico per andare a lavoro, in viaggio in treno, autobus, metro o tram o semplicemente in fila alle poste. Quei minuti possono essere sfruttati per svolgere piccole attività come programmare la giornata, controllare la casella e-mail, telefonare e tutto ciò che credete sia possibile fare in quel momento.

 

“Mi piace fare cose strane sotto la doccia, come bere il mio caffè, lavarmi i denti e bere un frullato. E ‘ buona gestione del tempo ” – Michelle Williams

Le nostre giornate si sviluppano in base alle nostre abitudini. Svolgiamo un insieme di attività ripetute nel tempo, appunto delle routines, che potremmo rivedere per recuperare tempo prezioso. Quindi elimina quelle inutili e creati ogni giorno un po’ di spazio per quelle che ami.

 

Il lavoro d’equipe è essenziale. Ti permette di dare la colpa a qualcun altro.” – Arthur Bloch

Non possiamo sempre pensare a tutto. Soprattutto se svolgiamo un numero consistente di attività, l’ideale sarebbe delegare a qualcuno il lavoro da fare. Ne gioverai con l’aumento del tempo a tua disposizione!

 

” Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio. ” – Antoine de Saint – Exupéry

Pianificare la propria giornata è utile per capire cosa saremo in grado di fare e cosa invece no. È un utile esercizio per imparare a conoscere i propri tempi e darsi le giuste priorità. Stilate una lista di cose da fare la sera prima, così da trovarvi avvantaggiati per il giorno successivo.

 

“Come ci è arrivato così tardi così presto ?” – Dr. Seuss

Non cercate di essere puntuali, perché arriverete sicuramente in ritardo. Lavora come se la scadenza fosse più vicina di quanto richiesta. Per quanto riguarda gli appuntamenti, cercate di arrivare in anticipo e sicuramente sarete in orario.

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20 consigli di time management (gestione del tempo)

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Life Style Management

Gestione del tempo : 5 strategie per rendere le tue giornate più produttive

Gestione del tempo : 5 strategie per rendere le tue giornate più produttive

In molti pensano erroneamente che gestione del tempo significhi imparare a riempire le giornate di cose da fare!

La mia filosofia sulla produttività e sulla gestione del tempo è questa: Essere produttivi non ha nulla a che vedere con il numero di cose che si riescono a fare ogni giorno. Produttività per me, significa essere più impegnati, focalizzati e concentrati in quello che si sta facendo. Ottenere di più con un minor dispendio di risorse, questo dovrebbe essere il riferimento di ogni sistema di Gestione del Tempo.

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Business Carriera Management

Motivazione? 13 regole per Motivare 
il Tuo Team (seconda parte)

Motivazione? 13 regole per Motivare 
il Tuo Team

Seconda parte dell’articolo
Motivazione? 13 regole per Motivare 
il Tuo Team

Per leggere la parte precedente dell’articolo sulla Motivazione Clicca qui

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Business Comunicazione Management

Coaching: 8 regole per dare un feedback efficaci !

Quello che segue è un guest post di Gianfranco Nocilla, che ci parla di come somministrare in maniera efficace e professionale i feedback.

Gianfranco è un career coach, accreditato dall’International Coach Federation. Un paio di mesi di mesi fa ha lanciato un blog interamente dedicato al career coaching www.gianfranconocillacoach.it

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Business Comunicazione Management Professione

Motivazione? 13 regole per Motivare 
il Tuo Team (parte prima)

Motivazione? 13 regole per Motivare 
il Tuo Team

La Motivazione 

Uno dei temi più trattati dalla psicologia è la motivazione. Questo tema sta assumendo, oggi, un peso sempre più rilevante nella formazione e nella gestione delle risorse umane, e la sua importanza cresce sempre più in funzione dell’accelerarsi del processo di terziarizzazione dell’economia italiana. Premetto che di solito evito di parlare di trucchi, segreti o regolette, quando si parla di tematiche legate alla personalità ma, in questa occasione mi sembrava utile stabilire dei punti chiave sui quali focalizzare la tua attenzione . Per questo ho deciso di pubblicare queste riflessioni sotto forma di 20 segreti. È bene imparare a limitare il consumo eccessivo di informazioni. Sarebbe un controsenso se, per imparare a gestire meglio le proprie risorse umane, si dovessero sacrificare giornate preziose di lavoro solo per leggere montagne di pagine sulle teorie della motivazione. Oggi l’attuale congiuntura economica chiede a tutti noi di fare di più con meno risorse di quanto non accadeva anni fa !

 

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Business Comunicazione Management

Gestione del tempo: 6 consigli per scrivere e-mail efficaci!

Migliorare l’efficacia delle proprie email per ottimizzare la propria gestione del tempo

Gestione del Tempo - Email efficaci

Come detto già in altri articoli del mio blog comunicazione efficace è  una delle competenze fondamentali da esercitare quando si parla di gestione del tempo.

La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel nostro lavoro di tutti i giorni ed è anche una delle principali cause di distrazione, incomprensione e conseguenti perdite di tempo prezioso che potremmo investire in altri modi! A mio giudizio non può esistere un sistema efficace di gestione del tempo che non prenda in considerazione la capacità di padroneggiare efficacemente la posta elettronica. In molti sottovalutano l’importanza del rapporto tra Time management (gestione del tempo) e gestione della posta elettronica. Probabilmente, anche tu, pensi di sapere già come usare la posta elettronica e come si scrive una email in modo efficace: ma se vuoi veramente migliorare la tua comunicazione tramite e-mail, queste sei dritte ti saranno di grande aiuto. Molti suggerimenti che sto per darti in questo articolo, forse ti sembreranno superflui e molte argomentazioni forse ti appariranno scontate e banali ma, anche nel caso della gestione della posta elettronica le cose più vere sono quelle che sembrano più banali e per questo passano più inosservate. Ecco a te sei veloci consigli per migliorare l’efficacia delle tue eMail e conseguentemente migliorare la tua gestione del tempo!

 

1. Inizia con un SALUTO appropriato

Alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera Formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo. L’email non è una conversazione ma una comunicazione e pertanto dobbiamo ricordarci che la persona che ci legge deve essere reintrodotta all’argomento della conversazione  mail La formula introduttiva può essere di questo genere:

  • Gentile signore/a
  • Egregio dott. Rossi
  • Ciao Anna
  • Ciao Carlo

Il tuo saluto deve essere appropriato. Se stai scrivendo ad un potenziale datore di lavoro, “Egregio dott. Rossi” è probabilmente il modo migliore per cominciare. “Gentile Dott. Bianchi” è la formula ideale per fornitori e clienti mentre espresioni come “Ciao Carlo” devono essere riservate alle persone con cui abbiamo un legame confidenziale.
Tuttavia non dare per scontato che la formalità sia sempre la risposta giusta. Se stai scrivendo a un amico di un amico, usare “Gentile” seguito dal suo cognome potrebbe sembrare stranamente artificioso. In caso di dubbio, “Gentile ” di solito funziona bene.

2 Vai Dritto  al  punto

Il tuo interlocutore non vuole leggere con fatica chiacchiere inutili: perciò vai dritto al punto. Si rispettoso e accorto anche alle necessità, in termini di “gestione del tempo”, del tuo interlocutore, non solo alle tue.  Evita lunghe premesse e precisazioni e giudizi personali (se non espressamente richiesti) vai subito al punto e racconta i FATTI. Se scrivi a qualcuno di punto in bianco, non raccontare la storia della tua vita prima di effettuare una richiesta. La prima riga della tua e-mail (dopo il saluto) dovrebbe essere simile a queste:
Sto lavorando a un articolo da pubblicare e mi chiedevo se tu avessi qualche minuto per rispondere alle seguenti tre domande.
Potreste fornirmi un preventivo per il seguente progetto?”
Mi piacerebbe discutere con te le revisioni. Vorresti parlarne martedì alle 02:00?
Ho allegato i documenti da te richiesti durante la nostra riunione di ieri.”
Potrebbe essere necessario includere anche i dettagli, ma se parli subito della questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva. Se fai la tua richiesta troppo tardi nel testo dell’email, il destinatario può anche non rendersi conto che hai bisogno di una risposta. Ricorda sempre che leggere a video non è una cosa piacevole, a lungo andare stanca gli occhi e le persone non hanno solitamente tempo da perdere per leggere le tue comunicazioni.

3 Falla BREVE

Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi: i paragrafi troppo lunghi possono essere difficili da leggere e da capire. Prendi spuno dagli americani che, anchefacilitati dall’uso di una lingua sintetica come l’inglese, formulano frasi brevi e dirette.
Fai in modo di fornire al tuo corrispondente informazioni sufficienti affinché egli sia in grado di prendere una decisione, se è necessario. In genere è meglio inserire i dettagli come allegato: così avrai una maggiore flessibilità sulla formattazione e il tuo interlocutore potrà stampare facilmente l’allegato. Anche imparando ad essere sintetici si ottimizza la gestione del tempo!

 

4. Usa Elenchi Numerati

Se hai parecchie domande da fare, o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore , ottimizza la tua e gestione del tempo (quella di chi ti legge) numerandole. Gli elenchi puntati aiutano tantissimo la leggibilità del testo. Questa pratica rende facile per l’altra persona rispondere a ciascuna di esse, specialmente se alcune richiedono solo un sì /no come risposta o una risposta di una sola parola. Per esempio:
Potreste farmi sapere:
1. Quanto mi costerebbe la progettazione di un sito web
2. Quanto costa la grafica e una brochure pieghevole a tre ante
3. Se è  possibile completare il tutto entro la fine di aprile

5. RILEGGI la mail prima di inviarla e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO

Un errore di battitura o di ortografia può trasformare una parola in un’altra completamente diversa. Se stai utilizzando le e-mail a titolo professionale, questo errore potrebbe essere imbarazzante o addirittura offensivo. Potresti rischiare di alterare l’intero significato del tuo messaggio: la mancanza di un “non”, per esempio, potrebbe causare problemi potenzialmente gravi.
Non limitarti ad usare il correttore ortografico del programma di posta elettronica. Il controllo ortografico dovrebbe aiutarti a evitare errori stupidi, ma usa anche i tuoi occhi e il tuo cervello. Ci sono un sacco di parole che non possono essere corrette dal software di controllo ortografico. Se stai inviando e-mail da un dispositivo con metodo di scrittura intuitivo e una funzione di correzione automatica, assicurati di rileggere sempre ciò che hai digitato.

6) Rendi utile la tua FIRMA

Hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo , la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Sia che tu scriva e-mail per motivi professionali o personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il destinatario. Questo potrebbe significare:

  • Dare il link al tuo sito web
  • Includere l’indirizzo di lavoro e /o il tuo numero di telefono
  • Aggiungere i link ai tuoi account nei social network (LinkedIn, Facebook, ecc.)
  • Inserire una riga per promuovere il tuo recente libro/ blog /prodotto

Se il tuo provider di posta elettronica lo permette, potresti anche voler creare parecchie firme diverse da utilizzare per scopi diversi (ad esempio una per gli amici via e-mail, una per i nuovi contatti di lavoro).

 

 

Partecipa !

Gestione del tempo ed email ….. Hai qualche buon consiglio da aggiungere? O qualunque altro problema che ha a che fare con la tua casella di posta? Fammelo sapere nei commenti!  🙂

Ti è piaciuto l’accostamento tra Gestione del tempo e gestione della posta elettronica?

Pensi che questa lista di suggerimenti possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?

In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?

Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !

 

 

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Business Management Professione

Gestione del tempo: 5 Modi per aumentare la propria produttività

Gestione del tempo: 5 Modi per aumentare la propria produttività

 

La gestione del tempo è uno degli argomenti più gettonati su tutti i blog che parlano di formazione sviluppo personale. Il tempo è in effetti la risorsa più importante che abbiamo a disposizione per poter raggiungere i nostri obiettivi. Il tempo è anche la risorsa più democratica che esista. A qualunque ceto si possa appartenere, in qualunque famiglia si sia nati, il questa è l’unica risorsa che ci accomuna tutti. Indipendentemente da quanto siamo ricchi, belli, alti e fortunati le nostre giornate saranno sempre di 24 ore, le nostre settimane saranno sempre di 7 giorni, i nostri mesi sempre di 30 giorni. Essere efficaci nella Gestione del Tempo è una delle competenze più importanti sopratutto in questi anni di competizione globale e di riassestamento dei mercati.

La nostra “capacità di gestione del tempo”  è anche la misura della nostra produttività. La capacità produttiva di ciascuno di noi (a parità di fattori – tecnologia, know how, conoscenza, posizione di mercato etc.) è condizionata dal tempo che abbiamo a disposizione . Oggi la realtà che stiamo vivendo ci impone una maggiore attenzione verso il tema della produttività individuale. A tutti noi ci viene chiesto, anno dopo anno, di produrre di più con meno risorse. Dobbiamo imparare a fare sempre di più! Tuttavia non sempre disponiamo di tutto il tempo vorremmo avere, per portare avanti tutti i nostri progetti.

La buona notizia che vorrei darti oggi è che per avere di più tempo a disposizione da dedicare a tutti nostri obiettivi non c’è bisogno di implementare complicati sistemi di organizzazione del lavoro o leggere voluminosi manuali di gestione del tempo.

È possibile trovare tempo extra durante le nostre giornate semplicemente riorganizzando il modo in cui approcciamo i compiti che rientrano sotto la nostra responsabilità.

Per farlo ho preparato una lista di 5 utili consigli relativi alle differenti aree della propria vita lavorativa.

Dai un’occhiata a ciascuna delle seguenti aree e verifica se e dove è possibile apportare miglioramenti che ti permetteranno di dedicare più tempo alle cose sulle quali hai realmente bisogno di focalizzare la tua attenzione.

1. Comunicazione Efficace

Forse non lo sai ma la comunicazione efficace ha molto in comune con la gestione del tempo!Una delle abilità più importanti in ogni attività professionale è, infatti, la comunicazione efficace. Ti sembrerà forse banale ma, i problemi di comunicazione e le incomprensioni sono tra le principali cause di dispersione di risorse.

Quando comunichi con il personale, i fornitori e con i tuoi clienti, assicurati che tutte le istruzioni e le informazioni che intendi trasferire siano comprese esattamente  nel modo in cui vuoi.

Una delle cose che solitamente insegno nei miei corsi di comunicazione è il VALORE della ridondanza. Il semplice fatto di ripetere la stessa richiesta con parole diverse, alla fine di una conversazione, può fare una grande differenza  e diminuire notevolmente la distanza (il gap) tra il risultato che tu desideri e quello che il tuo staff crede tu volessi.
Quando si tratta di comunicazione, la CHIAREZZA dovrebbe essere sempre  l’obiettivo numero uno.

Potresti anche avere un Master in management, ma la persona con cui stai comunicando magari non ce l’ha. Usa un linguaggio semplice e vedrai che aumenterai notevolmente le probabilità che il tuo messaggio sia pienamente recepito.

Solo parlando in modo chiaro, conciso e verificando che la persona con cui stai comunicando abbia davvero capito quello che hai detto, può farti risparmiare tempo prezioso ottenendo subito ciò che stai cercando.

2. Pianificazione

La capacità di pianificare le proprie attività, oltre ad essere fondamentale per una efficace “gestione del tempo“, è una di quelle competenze che possono fare davvero la differenza tra chi ha successo nella vita e chi non ce l’ha. Questa è necessaria sia per i compiti di routine che per i grandi progetti.

Tieni sempre un Planning annuale sulla scrivania in cui registrerai i progetti che si ripetono a scadenze fisse (annuale/mensile, etc.), in modo che potrai vedere a colpo d’occhio quando c’è bisogno di iniziare a raccogliere informazioni su di essi e dare impulso alle attività.

Nel caso dei progetti di grandi dimensioni, pianifica il tutto dall’inizio. Un grande autore motivazionale Steven Covey nel suo i 7 pilastri del successo ripete spesso il concetto “Comincia pensando dalla fine”, sottintendendo l’importanza di una pianificazione dettagliata prima di avviare ogni singolo progetto.

Scomponi gli obiettivi in piccoli passi e stabilisci una data entro la quale ogni passo dovrebbe essere completato. Delega qualunque compito che può essere svolto da qualcun altro, a costi ragionevoli ma, tieni sempre sotto stretto controllo, con il tuo planning, chi fa cosa e entro quando deve essere portata a termine. Una volta pianificato il tutto, sarai molto meno propenso a rimandare fino all’ultimo minuto.

3. Stabilisci le giuste PRIORITA’

Se ti accorgi di saltare da un’attività ad un’altra, e se ogni giorno hai la brutta sensazione di non aver concluso niente o devi sempre correre per finire entro le scadenze, forse questo è un segnale d’allarme che potrebbe voler dire che nella tua vita è necessario riorganizzare il modo in cui ti approcci alla pianificazione delle attività e forse dovresti cominciare a  lavorare su una valida strategia per fissare le tue priorità. Stabilire le proprie priorità è il primo passo per un’efficace gestione del tempo.
Ogni mattina scorri le tue e-mail e assegna le opportune priorità ai relativi contenuti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, quanto è urgente, e quanto tempo è probabile che ci voglia per completarlo, aggiungi le attività in ordine di importanza al tuo programma per la giornata lavorativa.

Uno degli elementi di maggiore distrazione e causa di mancanza di concentrazione è proprio la posta elettronica. Se da un lato l’eMail ha migliorato notevolmente la sfera delle opportunità di comunicazione, dall’altro ci ha resi sempre disponibili alle richieste di tutti. Impara a consultare la tua posta elettronica solo periodicamente (due o al massimo 3 volte al giorno è sufficiente). Quando arrivano le e-mail, dai la priorità a tutti gli elementi che hanno bisogno di attenzione e poi aggiungi questi al tuo programma di lavoro. Lascia tutte le altre (newsletter, deal di Groupon,  offerte promozionali e quant’altro) per un secondo momento . Le leggerai quando avrai portato a termine i compiti più urgenti!

Alla fine di ogni mese dai un’occhiata ai progetti in programma per il mese successivo e rifletti in anticipo su quando potresti iniziare a lavorare su questi, in modo che potrai cominciare il mese sapendo già cosa deve essere fatto.

4. Vincere la Procrastinazione

Per molte persone questo è il più grande ladro di tempo con il quale si trova a convivere. La procrastinazione è un po’ come l’edera che nei boschi si arrampica sugli alberi e pian piano ne sottrae energia vitale! Rimandare è uno dei modi migliori per trovarsi ingolfati sotto scadenza.

Se anche a te capita di vivere periodi che ti sembrano eccessivamente pieni di impegni, anche tu sei uno dei tanti che soffre di procrastinazione.  La cosa più importante che dovresti fare, sarebbe riconoscere che anche tu sei affetto da questa forma di virus. Subito dopo identifica le attività che tendi a rimandare il più a lungo possibile. Una volta che sai quali sono le cose rimandi di più, cerca di comprendere il motivo per il quale  continui a rimandarle e non vuoi farle subito. Forse sono troppo grandi per te, forse sono troppo noiose, o semplicemente ti sembrano uno spreco di tempo.

Dopo aver individuato il ragionamento che sta dietro ai tuoi problemi di procrastinazione, potrai trovare facilmente una soluzione, come ad esempio la suddivisione, delle attività troppo impegnative e  dei progetti di grandi dimensioni in parti più piccole, la pianificazione dei compiti noiosi in momenti della giornata dedicati esclusivamente a loro, e la delega di qualsiasi compito eccessivamente di  routine da sembrare uno spreco di tempo. Elimina la procrastinazione dalla tua giornata di lavoro e vedrai che riuscirai a realizzare molto di più ogni giorno.

5. Saper DELEGARE gli incarichi

In questi ultimi anni ho scoperto sulla mia stessa pelle che la delega è la vera e propria arma segreta (ninja) per un’efficace “gestione del tempo” e per un progressivo “aumento della prosperità personale“.  Se disponi di uno staff che lavora per aiutarti, delega alcune delle tue attività di routine che possono essere svolte facilmente da qualcun altro. Se non disponi di uno staff inizia a valutare quali attività possono essere gestite in outsourcing, ricorrendo ad altri professionisti o fornitori di fiducia.  Ricordati di comunicare le istruzioni in modo chiaro e assicurati che siano sempre pienamente comprese prima di lasciare il compito sotto la responsabilità dei tuoi impiegati e dei tuoi fornitori. Una volta che hai delegato qualcosa, ti basta fare solo un rapido esame per assicurarti che il tutto sia fatto correttamente e puntualmente. Ridistribuisci alcuni incarichi tra i membri del team e avrai più tempo libero per svolgere il tuo lavoro. In questo modo ti concentrerai sempre di più su attività a più alta specializzazione  e valore aggiunto.

Il sesto e il settimo consiglio sulla “gestione del tempo”, aggiungili tu!

Pensi che questa lista di suggerimenti sulla “Gestione del tempo“possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?

In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?

Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !

 

 

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