Gestione del tempo: 6 consigli per scrivere e-mail efficaci!

19. Marzo, 2012 | Posted by Luciano Cassese | Categories: Business, Comunicazione, Management

Migliorare l’efficacia delle proprie email per ottimizzare la propria gestione del tempo

Come detto già in altri articoli del mio blog comunicazione efficace è una delle competenze fondamentali da esercitare quando si parla di gestione del tempo.

La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel nostro lavoro di tutti i giorni ed è anche una delle principali cause di distrazione, incomprensione e conseguenti perdite di tempo prezioso che potremmo investire in altri modi! A mio giudizio non può esistere un sistema efficace di gestione del tempo che non prenda in considerazione la capacità di padroneggiare efficacemente la posta elettronica. In molti sottovalutano l’importanza del rapporto tra Time management (gestione del tempo) e gestione della posta elettronica. Probabilmente, anche tu, pensi di sapere già come usare la posta elettronica e come si scrive una email in modo efficace: ma se vuoi veramente migliorare la tua comunicazione tramite e-mail, queste sei dritte ti saranno di grande aiuto. Molti suggerimenti che sto per darti in questo articolo, forse ti sembreranno superflui e molte argomentazioni forse ti appariranno scontate e banali ma, anche nel caso della gestione della posta elettronica le cose più vere sono quelle che sembrano più banali e per questo passano più inosservate. Ecco a te sei veloci consigli per migliorare l’efficacia delle tue eMail e conseguentemente migliorare la tua gestione del tempo!

1. Inizia con un SALUTO appropriato

Alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera Formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo. L’email non è una conversazione ma una comunicazione e pertanto dobbiamo ricordarci che la persona che ci legge deve essere reintrodotta all’argomento della conversazione mail La formula introduttiva può essere di questo genere:

Gentile signore/a
Egregio dott. Rossi
Ciao Anna
Ciao Carlo

Il tuo saluto deve essere appropriato. Se stai scrivendo ad un potenziale datore di lavoro, “Egregio dott. Rossi” è probabilmente il modo migliore per cominciare. “Gentile Dott. Bianchi” è la formula ideale per fornitori e clienti mentre espresioni come “Ciao Carlo” devono essere riservate alle persone con cui abbiamo un legame confidenziale.
Tuttavia non dare per scontato che la formalità sia sempre la risposta giusta. Se stai scrivendo a un amico di un amico, usare “Gentile” seguito dal suo cognome potrebbe sembrare stranamente artificioso. In caso di dubbio, “Gentile ” di solito funziona bene.

2 Vai Dritto al punto

Il tuo interlocutore non vuole leggere con fatica chiacchiere inutili: perciò vai dritto al punto. Si rispettoso e accorto anche alle necessità, in termini di “gestione del tempo”, del tuo interlocutore, non solo alle tue. Evita lunghe premesse e precisazioni e giudizi personali (se non espressamente richiesti) vai subito al punto e racconta i FATTI. Se scrivi a qualcuno di punto in bianco, non raccontare la storia della tua vita prima di effettuare una richiesta. La prima riga della tua e-mail (dopo il saluto) dovrebbe essere simile a queste:
“Sto lavorando a un articolo da pubblicare e mi chiedevo se tu avessi qualche minuto per rispondere alle seguenti tre domande.”
“Potreste fornirmi un preventivo per il seguente progetto?”
“Mi piacerebbe discutere con te le revisioni. Vorresti parlarne martedì alle 02:00?”
“Ho allegato i documenti da te richiesti durante la nostra riunione di ieri.”
Potrebbe essere necessario includere anche i dettagli, ma se parli subito della questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva. Se fai la tua richiesta troppo tardi nel testo dell’email, il destinatario può anche non rendersi conto che hai bisogno di una risposta. Ricorda sempre che leggere a video non è una cosa piacevole, a lungo andare stanca gli occhi e le persone non hanno solitamente tempo da perdere per leggere le tue comunicazioni.

3 Falla BREVE

Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi: i paragrafi troppo lunghi possono essere difficili da leggere e da capire. Prendi spuno dagli americani che, anchefacilitati dall’uso di una lingua sintetica come l’inglese, formulano frasi brevi e dirette.
Fai in modo di fornire al tuo corrispondente informazioni sufficienti affinché egli sia in grado di prendere una decisione, se è necessario. In genere è meglio inserire i dettagli come allegato: così avrai una maggiore flessibilità sulla formattazione e il tuo interlocutore potrà stampare facilmente l’allegato. Anche imparando ad essere sintetici si ottimizza la gestione del tempo!

4. Usa Elenchi Numerati

Se hai parecchie domande da fare, o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore , ottimizza la tua e gestione del tempo (quella di chi ti legge) numerandole. Gli elenchi puntati aiutano tantissimo la leggibilità del testo. Questa pratica rende facile per l’altra persona rispondere a ciascuna di esse, specialmente se alcune richiedono solo un sì /no come risposta o una risposta di una sola parola. Per esempio:
“Potreste farmi sapere:
1. Quanto mi costerebbe la progettazione di un sito web
2. Quanto costa la grafica e una brochure pieghevole a tre ante
3. Se è possibile completare il tutto entro la fine di aprile”

5. RILEGGI la mail prima di inviarla e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO

Un errore di battitura o di ortografia può trasformare una parola in un’altra completamente diversa. Se stai utilizzando le e-mail a titolo professionale, questo errore potrebbe essere imbarazzante o addirittura offensivo. Potresti rischiare di alterare l’intero significato del tuo messaggio: la mancanza di un “non”, per esempio, potrebbe causare problemi potenzialmente gravi.
Non limitarti ad usare il correttore ortografico del programma di posta elettronica. Il controllo ortografico dovrebbe aiutarti a evitare errori stupidi, ma usa anche i tuoi occhi e il tuo cervello. Ci sono un sacco di parole che non possono essere corrette dal software di controllo ortografico. Se stai inviando e-mail da un dispositivo con metodo di scrittura intuitivo e una funzione di correzione automatica, assicurati di rileggere sempre ciò che hai digitato.

6) Rendi utile la tua FIRMA

Hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo , la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Sia che tu scriva e-mail per motivi professionali o personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il destinatario. Questo potrebbe significare:

Dare il link al tuo sito web
Includere l’indirizzo di lavoro e /o il tuo numero di telefono
Aggiungere i link ai tuoi account nei social network (LinkedIn, Facebook, ecc.)
Inserire una riga per promuovere il tuo recente libro/ blog /prodotto

Se il tuo provider di posta elettronica lo permette, potresti anche voler creare parecchie firme diverse da utilizzare per scopi diversi (ad esempio una per gli amici via e-mail, una per i nuovi contatti di lavoro).

Partecipa !

Gestione del tempo ed email ….. Hai qualche buon consiglio da aggiungere? O qualunque altro problema che ha a che fare con la tua casella di posta? Fammelo sapere nei commenti! 🙂

Ti è piaciuto l’accostamento tra Gestione del tempo e gestione della posta elettronica?

Pensi che questa lista di suggerimenti possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?

In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?

Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !

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3 Aree nelle quali dovresti investire con la crisi

I need a dollar, dollar is what i need, and if I share with you my story would you share you dollar with me Sono queste le parole del recente successo di Aloe Black ” I Need a Dollar“, una canzone dal sond veramente esagerato, accompagnato da una voce soul in stile Motown anni ’70. Appena ascoltata, la prima volta, sono rimasto immediatamente colpito. La black music mi è sempre piaciuta tanto e, in particolare, la motown ’70 ’80. Di sicuro l’avrai ascoltata anche tu I need a dollar ! Le radio la danno in continuazione. Ma indovina un po di cosa parla questa canzone? Parla di un tipo che perde il lavoro, e finisce per fare il barbone. Questa canzone parla di CRISI o meglio della CRISI. Se non te ne sei accorto c’è la crisi ! Anche la soul music ce lo dice ! E sembra che il nostro paese, l’Italia stia facendo davvero tanta fatica a venirne fuori, nonostante la ripartenza dell’economia americana, i trend di crescita positivi delle economie nord-europee, le rassicurazioni delle istituzioni finanziarie internazionali, e del governo. Per di più, i media riportano solo cattive notizie e rappresentano un malcontento crescente generale nel paese, dimostrato anche dalle recenti manifestazioni dei lavoratori e dei cosiddetti giovani precari. In questo contesto, fatto di difficoltà oggettive ed informazione costantemente negativa, è facile per tanti, perdere la speranza, abbandonarsi al vittimismo e al fatalismo. Ma è arrivato il momento di dire : “Basta!”. E’ arrivato il tempo di guardare in faccia alla realtà e provare a fare le scelte giuste per attraversare questi tempi da protagonisti e non più da vittime. Capire la crisi Come ho scritto anche da altre parti, la crisi viene da lontano, non certo da quest’ultima bolla speculativa dei mutui americani. Certo la crisi dei mutui americani ha dato una notevole spallata alla nostra fragile economia nazionale ma, c’è da dire che tutto il modello di sviluppo economico italiano, incentrato sul ruolo trainante dell’Operatore Pubblico è entrato in crisi ben più di 15 anni fa. In questi tempi possiamo dire che stiamo vivendo un vero e proprio periodo di transizione. Le riforme strutturali degli anni 90 (l’apertura dei mercati internazionali che ha esposto le aziende nazionali alla globalizzazione e alla conseguente concorrenza di gruppi industriali stranieri a maggiore capitalizzazione, le riforme giuslavoristiche che hanno introdotto anche in Italia la flessibilità, le privatizzazioni delle aziende pubbliche e la liberalizzazione dei mercati calmierati e monopolistici), e le recenti crisi finanziare stanno rendendo il mercato del lavoro un posto davvero molto competitivo. Oggi è davvero difficile scegliere un’area di attività, o un business nel quale investire. Se fino a ieri una laurea in ingegneria garantiva una luminosa carriera in una grande azienda e una laurea in giurisprudenza consentiva l’accesso alle migliori professioni liberali e a livelli di reddito di eccellenza, oggi tutto questo non è più vero, anzi semmai è vero proprio il contrario. L’unica cosa certa sembra essere il cambiamento! Oggi non c’è nulla che garantisca un posto fisso! E nulla garantisce nemmeno una carriera! Evitando di approfondire in questo articolo tutti gli aspetti che caratterizzano la crisi economica e il cambiamento epocale che la nostra economia sta vivendo, c’è da dire che, per tutti i lavoratori esclusi i dipendenti del pubblico impiego, esiste realmente a tutt’oggi la possibilità di rimanere di rimanere senza lavoro, anche in nel breve periodo. Anche se quello che dico, a molti potrà sembrare un presagio di sventura da esorcizzare con qualche esotico spergiuro, oggi non c’è realtà aziendale capace di garantire una carriera professionale nel lungo periodo a chiunque. I tempi che viviamo sono tempi di cambiamento e incertezza. Quindi, a mio giudizio c’è solo un a cosa da fare : prendere atto del fatto che solo il cambiamento è l’unica certezza, e almeno per quanto possibile, iniziare a proteggersi contro una eventuale tragedia futura. In questo articolo ho individuato 3 aree nelle quali sarebbe opportuno, per ognuno di noi, investire in questo tempo di incertezza, per abbattere il rischio di rimanere senza lavoro e senza prospettive. 1. Acquisire una educazione finanziaria A scuola e all’università non ci viene insegnato come gestire il danaro, così dobbiamo imparare a farlo da soli. Provando, riprovando e alle volte anche sbagliando. Di sicuro chi ha frequentato la ragioneria o la facoltà di economia e commercio avrà appreso alcune basi in materia competenza finanziaria, come la nozione di bilancio, di conto corrente, libretto degli assegni, cambiali e operazioni di credito al consumo ma, comunque sia, nessuno di noi è stato preparato ad affrontare il gioco del denaro, ne tanto meno ad affrontare una crisi di liquidità e solo pochissime persone hanno una conoscenza pratica della gestione dei “flussi di cassa.” Capiamoci, dal mio punto di vista, avere una educazione finanziaria non significa avere conoscenza nozionistica delle operazioni e dei mezzi di pagamento e delle principali operazioni sui mercati . Quando parlo di educazione finanziaria intendo riferirmi ad una competenza a carattere gestionale in materia di “danaro”. Quando parlo di competenza gestionale intendo che bisogna saper utilizzare il danaro in modo tale che questa risorsa frutti qualcosa. Quando parlo di competenza in materia finanziaria, in altre parole, intendo che bisogna sapere come fare a far lavorare il danaro per noi al nostro posto. Non intendo certo sapere come fare a spenderlo. Recentemente ho cominciato a leggere il nuovo libro di Robert Kiyosaki , la “Cospirazione dei ricchi.” Il volume traccia il quadro che Robert Kiyosaki ha dell’economia globale ed esplora il motivo per cui la gente stia attraversando questi tempi turbolenti. L’autore offre le sue soluzioni ai problemi finanziari e spiega cosa abbia portato al caos economico di oggi e come superarlo. La cosa più interessante di tutto il volume è che l’autore dimostra che quello che può sembrare il peggiore dei momenti che l’economia globale stia attraversando, sia in realtà un’opportunità senza precedenti. Lo ripeto per kiyosaki stiamo incontrando un’opportunità senza precedenti. Per Robert, (che ha anche scritto anche il bestseller “Padre Ricco Padre Povero” del quale ti consiglio vivamente la lettura) capire la nostra storia economica, così come sviluppare la capacità di saper leggere le nuove tendenze (prima fra tutti il fenomeno internet), saranno di grandissimo beneficio a tutti noi durante questo periodo di tempo ricco di incertezze. C’è da aggiungere inoltre che, sono realmente poche le persone che hanno una reale competenza nella gestione del danaro. Pertanto raccomando non solo a tutti la lettura di questo libro ma, (come suggerisce lo stesso Kiyosaki) anche trovare qualcuno che sia ricco (che riesca a guadagnare soldi anche quando smette di lavorare) e imparare da lui a gestire il danaro. Dando uno sguardo a tutti i migliori autori internazionali in materia di danaro e ricchezza, una competenza sembra essere fondamentale per tutti loro: La capacità di far lavorare il danaro per proprio conto e generare rendite. E questa capacità nasce solo da una corretta educazione finanziaria. Sviluppare una buona competenza gestionale del danaro ha almeno 2 effetti positivi: Il primo è che imparando, prima a risparmiare e poi a far fruttare i nostri risparmi attraverso investimenti oculati svilupperemo la possibilità di generare piccole rendite. Il secondo sarebbe il fatto che di fronte ad una nuova crisi di qualunque natura avremmo comunque un paracadute. Infatti, potendo sostenere il nostro reddito da lavoro con delle entrate a carattere passivo (delle rendite per l’appunto) potremmo affrontare più facilmente i periodi di cambiamento. 2. Il tuo personal branding Mamma mia che parolone Americano ! Che significa personal brand ? in parole semplici significa avere un proprio marchio. Come trovi scritto anche su wikipedia : “Il personal branding è l’arte di vendere se stessi con modalità simili a quanto avviene con altri prodotti commerciali. A differenza di altre discipline di miglioramento personale, il personal branding suggerisce di concentrarsi oltre che sul valore espresso anche sulle modalità di promozione.” La competenza di investire nel proprio personal brand sta diventando una vera e propria competenza critica per la nostra stessa sopravvivenza professionale. Come ho scritto oltre un anno fa in “Quanto hai a cuore la tua immagine on line“, internet ormai è diventato così tanto pervasivo che non abbiamo più privacy e la distinzione tra vita pubblica e vita privata si è assottigliata tantissimo. Pensaci ! Fino a qualche tempo fa solo poche persone dovevano curare la propria immagine pubblica. Solo i politici, i capitani d’azienda , i calciatori e le star del cinema, erano esposte al giudizio pubblico dai mezzi di informazione tradizionali ( radio, televisione e giornali) ma, oggi con internet siamo tutti esposti al giudizio della gente come in una gigantesca vetrina. Ci sono due cose che dovresti sapere : proteggere la tua immagine, il tuo personal brand, è un qualcosa che non puoi trascurare perchè Internet e i social network hanno reso possibile a chiunque condividere fotografie immagini racconti che ti riguardano. Il comportamento on line, tuo e delle persone che frequenti, potrebbe un giorno pregiudicare le tue opportunità di carriera. Ti faccio un esempio: vai ad una festa bevi un po’ di più del dovuto. Il tuo comportamento esce fuori dal seminato e c’è qualcuno che ti fa delle foto mentre ubriaco balli sui tavoli. Quelle foto nei prossimi giorni finiranno su facebook ed influenzeranno non solo la tua immagine pubblica di oggi ma anche quella di domani (su internet tutto viene conservato). Sai una cosa è sempre più diffusa la pratica di cercare informazioni personali su internet. Quando invii un curriculum dove pensi che i selezionatori che recuperino informazioni? Secondo i risultati du una indagine pubblicata sul quotidiano “La repubblica” ad aprile 2011 ben 7 direttori del personale su 10 cercano informazioni in internet sui candidati prima di assumerli. E di cosa vanno alla ricerca? In primis il profilo di facebook, ma anche gli interventi sui forum, sui blog e qualunque altra traccia lasciata su Internet! C’ è da aggiungere inoltre che oggi è facilissimo per chiunque acquistare un dominio internet con il tuo nome e e cognome oppure iscriversi ad un social spacciandosi per te. Un tuo concorrente potrebbe creare un profilo facebook con il tuo nome o con il nome della tua attività semplicemente per rendere difficile farti trovare su internet. In secondo luogo, promuovere il tuo brand è una attività che dovrebbe diventare parte integrante delle azioni di ricerca di lavoro in questi tempi difficili, in quanto crea opportunità di visibilità di consenso e approvazione da altre persone, al fine di assicurarsi un nuovo lavoro senza sforzo. Considera che oggi siamo tutti sul mercato. Cambiare lavoro è qualcosa che oggi fa parte della nostra realtà. Prima o poi tutti ci confrontiamo (che per un motivo chi per un altro) con la ricerca di nuove opportunità di lavoro e dobbiamo essere preparati per farlo al meglio. Ottenere le risorse digitali a proprio nome, (come il tuo nome di dominio e profili sui social network), è fondamentale, in quanto ci permette di controllare e decidere l’immagine che sarà legata al nostro nome oltre a consentirci di creare un gruppo di persone che in qualche modo ci segue e riconosce la nostra professionalità. 3. Costruire relazioni forti Conosci la teoria dei 6 gradi di separazione? In base a questa teoria ogni persona che abita sulla Terra può essere collegata a qualunque altra attraverso una catena di conoscenze personali con non più di 5 intermediari. In altre parole tu sei collegato a chiunque (compreso Obama e Madonna) da una catena di soli 5 max 6 persone (amici conoscenti parenti). Nel mio eBook “Lavoro Trovarlo e cambiarlo anche con questa Crisi” parlo tanto di questa teoria ed in particolare delle tecniche per creare e gestire reti di relazioni utili a carattere professionale. In quest’articolo tuttavia, non mi soffermerò sulla disamina della teoria dei 6 gradi di separazione ma, voglio parlarti dell’importanza dei legami deboli e di come questi andranno a cambiare in questo periodo di crisi. Un concetto importante quando si parla di “Reti dei relazioni” e quando si progetta un sistema di promozione della propria professionalità è quello dei “legami deboli”. Mark Granovetter negli anni ’70 ha pubblicato due articoli sulle modalità con cui le persone cercano e trovano lavoro ed ha avanzato l’ipotesi che i risultati maggiori nelle azioni di ricerca provengono dai cosiddetti legami deboli. Secondo Granovetter la società è strutturata in cluster (grappoli, gruppi) altamente connessi, o cerchie molto ristrette di amici dove tutti conoscono tutti (il gruppo di amici della palestra, il gruppo degli ex colleghi di scuola, gli amici del circolo del golf, etc etc ) . Pochi legami con l’esterno mettono in contatto i differenti gruppi di aggregazione con il resto del mondo (coloro che frequentano gruppi differenti mettono in relazioni persone che altrimenti non avrebbero un legame). Questi legami svolgono una funzione critica nella intermediazione, sono detti “legami deboli” in contrapposizione ai legami forti. Nella ricerca di nuove opportunità di lavoro ad esempio può essere utile uscire fuori dalla cerchia di amicizie note per affidarsi a legami deboli in grado di aprire la comunicazione verso altri cluster o gruppi di individui. Nella ricerca di nuove opportunità di lavoro dunque è fondamentale uscire fuori dalla cerchia di amicizie note per affidarsi a legami deboli in grado di aprire la comunicazione verso altri cluster o gruppi di individui. Secondo questa teoria sono i legami deboli, gli amici degli amici degli amici, che ci mettono in condizione di trovare quello che cerchiamo. Orbene, i legami deboli funzionano benissimo in fasi di espansione economica (quando ce n’è per tutti per intenderci) ma, nei periodi di recessione perdono la loro forza espansiva. Tornando all’esempio della ricerca del lavoro: un persona che nella raffigurazione della propria rete professionale rappresenta un legame debole molto probabilmente favorirà per un’occasione di impiego qualcuno che gli è più vicino (legame forte) piuttosto di una persona che conosce appena. Durante questa crisi economica, i legami forti stanno acquisendo sempre più valore. Del resto è sempre così, nei periodi di difficoltà le persone tendono a creare gruppi omogenei (si stringono tra di loro) . La competenza chiave nella quale è opportuno investire in questo periodo di crisi è per l’appunto la costruzione di nuovi legami forti. Quindi occorre capire, innanzituto chi, tra il gruppo di legami deboli, si vuole avere vicino e quali sono le persone che si ritiene possano effettivamente prendersi cura di noi e diventare il vostro “rifugio sicuro”, nel prossimo futuro. I tuoi familiari e gli amici di sempre, ci si augura che siano presenti al momento opportuno ma, a questi, occorre aggiungere anche altre persone: nuovi amici, clienti, fornitori, colleghi etc etc. Le relazioni hanno un valore molto più grande del denarconsentono consentono di costruire un nostro brand personale e con il passaparola ci aiutano a raggiungere nuovi clienti e nuove opportunità di lavoro e carriera. Oltre a investire nella tua formazione finanziaria e il tuo personal brand , un consiglio che posso darti è quello di trascorrere almeno 10 ore alla settimana per trasformare le parte dei tuoi legami deboli in legami forti e farti nuovi amici.

Comments on Gestione del tempo: 6 consigli per scrivere e-mail efficaci!

benedetto speranza
19 Marzo 2012 at 21:46
Reply ↓

Trovo sacrosanto quanto hai scritto. Posso consigliare a chi riceve tante email di leggerle tempestivamente,magari servendosi di uno smartphone preferibilmente un blackberry. Questo facilita a selezionare le più interessanti per le eventuali risposte e considerazioni da fare al nostro rientro in ufficio . essere più immediati possibile aiuta a dare al nostro interlocutore la sensazione di affidabità
Patrizia
20 Marzo 2012 at 12:32
Reply ↓

L’articolo mi è piaciuto e condivido il fatto parlare di time management, in particolare in azienda, debba includere la gestione delle mail. Un ulteriore “ladro di tempo” di cui tener conto è la scelta accurata dei destinatari; evitiamo di mettere in copia conoscenza o peggio in indirizzo destinatari avulsi dall’oggetto della mail….pigiando il tasto “rispondi a tutti” investiamo un minuto nel selezionare il destinatario/i destinatari del messaggio!

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