La gestione del tempo è uno degli argomenti più gettonati su tutti i blog che parlano di formazione sviluppo personale. Il tempo è in effetti la risorsa più importante che abbiamo a disposizione per poter raggiungere i nostri obiettivi. Il tempo è anche la risorsa più democratica che esista. A qualunque ceto si possa appartenere, in qualunque famiglia si sia nati, il questa è l’unica risorsa che ci accomuna tutti. Indipendentemente da quanto siamo ricchi, belli, alti e fortunati le nostre giornate saranno sempre di 24 ore, le nostre settimane saranno sempre di 7 giorni, i nostri mesi sempre di 30 giorni. Essere efficaci nella Gestione del Tempo è una delle competenze più importanti sopratutto in questi anni di competizione globale e di riassestamento dei mercati.
La nostra “capacità di gestione del tempo” è anche la misura della nostra produttività. La capacità produttiva di ciascuno di noi (a parità di fattori – tecnologia, know how, conoscenza, posizione di mercato etc.) è condizionata dal tempo che abbiamo a disposizione . Oggi la realtà che stiamo vivendo ci impone una maggiore attenzione verso il tema della produttività individuale. A tutti noi ci viene chiesto, anno dopo anno, di produrre di più con meno risorse. Dobbiamo imparare a fare sempre di più! Tuttavia non sempre disponiamo di tutto il tempo vorremmo avere, per portare avanti tutti i nostri progetti.
La buona notizia che vorrei darti oggi è che per avere di più tempo a disposizione da dedicare a tutti nostri obiettivi non c’è bisogno di implementare complicati sistemi di organizzazione del lavoro o leggere voluminosi manuali di gestione del tempo.
È possibile trovare tempo extra durante le nostre giornate semplicemente riorganizzando il modo in cui approcciamo i compiti che rientrano sotto la nostra responsabilità.
Per farlo ho preparato una lista di 5 utili consigli relativi alle differenti aree della propria vita lavorativa.
Dai un’occhiata a ciascuna delle seguenti aree e verifica se e dove è possibile apportare miglioramenti che ti permetteranno di dedicare più tempo alle cose sulle quali hai realmente bisogno di focalizzare la tua attenzione.
1. Comunicazione Efficace
Forse non lo sai ma la comunicazione efficace ha molto in comune con la gestione del tempo!Una delle abilità più importanti in ogni attività professionale è, infatti, la comunicazione efficace. Ti sembrerà forse banale ma, i problemi di comunicazione e le incomprensioni sono tra le principali cause di dispersione di risorse.
Quando comunichi con il personale, i fornitori e con i tuoi clienti, assicurati che tutte le istruzioni e le informazioni che intendi trasferire siano comprese esattamente nel modo in cui vuoi.
Una delle cose che solitamente insegno nei miei corsi di comunicazione è il VALORE della ridondanza. Il semplice fatto di ripetere la stessa richiesta con parole diverse, alla fine di una conversazione, può fare una grande differenza e diminuire notevolmente la distanza (il gap) tra il risultato che tu desideri e quello che il tuo staff crede tu volessi.
Quando si tratta di comunicazione, la CHIAREZZA dovrebbe essere sempre l’obiettivo numero uno.
Potresti anche avere un Master in management, ma la persona con cui stai comunicando magari non ce l’ha. Usa un linguaggio semplice e vedrai che aumenterai notevolmente le probabilità che il tuo messaggio sia pienamente recepito.
Solo parlando in modo chiaro, conciso e verificando che la persona con cui stai comunicando abbia davvero capito quello che hai detto, può farti risparmiare tempo prezioso ottenendo subito ciò che stai cercando.
2. Pianificazione
La capacità di pianificare le proprie attività, oltre ad essere fondamentale per una efficace “gestione del tempo“, è una di quelle competenze che possono fare davvero la differenza tra chi ha successo nella vita e chi non ce l’ha. Questa è necessaria sia per i compiti di routine che per i grandi progetti.
Tieni sempre un Planning annuale sulla scrivania in cui registrerai i progetti che si ripetono a scadenze fisse (annuale/mensile, etc.), in modo che potrai vedere a colpo d’occhio quando c’è bisogno di iniziare a raccogliere informazioni su di essi e dare impulso alle attività.
Nel caso dei progetti di grandi dimensioni, pianifica il tutto dall’inizio. Un grande autore motivazionale Steven Covey nel suo i 7 pilastri del successo ripete spesso il concetto “Comincia pensando dalla fine”, sottintendendo l’importanza di una pianificazione dettagliata prima di avviare ogni singolo progetto.
Scomponi gli obiettivi in piccoli passi e stabilisci una data entro la quale ogni passo dovrebbe essere completato. Delega qualunque compito che può essere svolto da qualcun altro, a costi ragionevoli ma, tieni sempre sotto stretto controllo, con il tuo planning, chi fa cosa e entro quando deve essere portata a termine. Una volta pianificato il tutto, sarai molto meno propenso a rimandare fino all’ultimo minuto.
3. Stabilisci le giuste PRIORITA’
Se ti accorgi di saltare da un’attività ad un’altra, e se ogni giorno hai la brutta sensazione di non aver concluso niente o devi sempre correre per finire entro le scadenze, forse questo è un segnale d’allarme che potrebbe voler dire che nella tua vita è necessario riorganizzare il modo in cui ti approcci alla pianificazione delle attività e forse dovresti cominciare a lavorare su una valida strategia per fissare le tue priorità. Stabilire le proprie priorità è il primo passo per un’efficace gestione del tempo.
Ogni mattina scorri le tue e-mail e assegna le opportune priorità ai relativi contenuti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, quanto è urgente, e quanto tempo è probabile che ci voglia per completarlo, aggiungi le attività in ordine di importanza al tuo programma per la giornata lavorativa.
Uno degli elementi di maggiore distrazione e causa di mancanza di concentrazione è proprio la posta elettronica. Se da un lato l’eMail ha migliorato notevolmente la sfera delle opportunità di comunicazione, dall’altro ci ha resi sempre disponibili alle richieste di tutti. Impara a consultare la tua posta elettronica solo periodicamente (due o al massimo 3 volte al giorno è sufficiente). Quando arrivano le e-mail, dai la priorità a tutti gli elementi che hanno bisogno di attenzione e poi aggiungi questi al tuo programma di lavoro. Lascia tutte le altre (newsletter, deal di Groupon, offerte promozionali e quant’altro) per un secondo momento . Le leggerai quando avrai portato a termine i compiti più urgenti!
Alla fine di ogni mese dai un’occhiata ai progetti in programma per il mese successivo e rifletti in anticipo su quando potresti iniziare a lavorare su questi, in modo che potrai cominciare il mese sapendo già cosa deve essere fatto.
4. Vincere la Procrastinazione
Per molte persone questo è il più grande ladro di tempo con il quale si trova a convivere. La procrastinazione è un po’ come l’edera che nei boschi si arrampica sugli alberi e pian piano ne sottrae energia vitale! Rimandare è uno dei modi migliori per trovarsi ingolfati sotto scadenza.
Se anche a te capita di vivere periodi che ti sembrano eccessivamente pieni di impegni, anche tu sei uno dei tanti che soffre di procrastinazione. La cosa più importante che dovresti fare, sarebbe riconoscere che anche tu sei affetto da questa forma di virus. Subito dopo identifica le attività che tendi a rimandare il più a lungo possibile. Una volta che sai quali sono le cose rimandi di più, cerca di comprendere il motivo per il quale continui a rimandarle e non vuoi farle subito. Forse sono troppo grandi per te, forse sono troppo noiose, o semplicemente ti sembrano uno spreco di tempo.
Dopo aver individuato il ragionamento che sta dietro ai tuoi problemi di procrastinazione, potrai trovare facilmente una soluzione, come ad esempio la suddivisione, delle attività troppo impegnative e dei progetti di grandi dimensioni in parti più piccole, la pianificazione dei compiti noiosi in momenti della giornata dedicati esclusivamente a loro, e la delega di qualsiasi compito eccessivamente di routine da sembrare uno spreco di tempo. Elimina la procrastinazione dalla tua giornata di lavoro e vedrai che riuscirai a realizzare molto di più ogni giorno.
5. Saper DELEGARE gli incarichi
In questi ultimi anni ho scoperto sulla mia stessa pelle che la delega è la vera e propria arma segreta (ninja) per un’efficace “gestione del tempo” e per un progressivo “aumento della prosperità personale“. Se disponi di uno staff che lavora per aiutarti, delega alcune delle tue attività di routine che possono essere svolte facilmente da qualcun altro. Se non disponi di uno staff inizia a valutare quali attività possono essere gestite in outsourcing, ricorrendo ad altri professionisti o fornitori di fiducia. Ricordati di comunicare le istruzioni in modo chiaro e assicurati che siano sempre pienamente comprese prima di lasciare il compito sotto la responsabilità dei tuoi impiegati e dei tuoi fornitori. Una volta che hai delegato qualcosa, ti basta fare solo un rapido esame per assicurarti che il tutto sia fatto correttamente e puntualmente. Ridistribuisci alcuni incarichi tra i membri del team e avrai più tempo libero per svolgere il tuo lavoro. In questo modo ti concentrerai sempre di più su attività a più alta specializzazione e valore aggiunto.
Il sesto e il settimo consiglio sulla “gestione del tempo”, aggiungili tu!
Pensi che questa lista di suggerimenti sulla “Gestione del tempo“possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?
In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?
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