Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno?
Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno?
Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso il principio dell’80/20 di Pareto.
Per chi non conosce il principio di Pareto, questo si può sintetizzare in una affermazione “il 20% di cause determina ‘80% degli effetti” .
Nel 1897 Pareto (Matematico vissuto a cavallo degli ultimi due secoli), studiando la distribuzione dei redditi, ha dimostrato, attraverso una serie di calcoli, che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ha ispirato la cosiddetta “legge 80/20”, una legge empirica nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori), e che è sintetizzabile nell’affermazione: la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause .
Per farla breve questo rapporto dell’80/20 può essere applicato in natura a tutti i fenomeni distributivi. Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come molti fenomeni abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori. A titolo di esempio si noti come la distribuzione mondiale del reddito procapite si avvicini a tali valori, in informatica ‘80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma. In medicina l’80% dei decessi è causato dal 20% delle malattie e di questi esempi se ne possono trovare infiniti.
Anche la gestione del tempo segue questo principio dell’80/20.
Tutti noi abbiamo le nostre abitudini (o se preferisci “routine”) quotidiane. Delle tantissime attività che svolgiamo ogni giorno, come immagini bene, solo una piccola parte di queste è realmente produttiva.
È stato calcolato da alcuni studi americani che nell’arco di una giornata lavorativa le persone sprecano in media il 40% del proprio tempo solo per le comunicazioni (mail, telefono, etc etc) ed utilizzano a fini produttivi molto meno del 30% del loro tempo disponibile.
Anche tu probabilmente come tanti arrivi in ufficio un po’ prima delle 9.00 ti metti alla scrivania, forse chiami il bar e prendi una tazzina di caffè intorno alle 9:30 o 10:00, controlli, skype, Facebook, o qualche altro social al quale sei iscritto per poi immergerti nella lunga lista delle e-mail appena arrivate (di cui l’80% è spam).
Ed eccoci qui! mentre, tutti sanno che, trascorrete del tempo per giocare a Farmville o per leggere gli ultimi aggiornamenti degli amici sulla bacheca di facebook, sono attività che fanno perdere tempo, rallentano il lavoro e influiscono negativamente sulla nostra produttività generale, non tutti sanno che tante altre abitudini, possono rallentare nella stessa misura il nostro lavoro.
In questo articolo ti propongo una lista di 4 abitudini lavorative che frenano la produttività personale.
1. Riunioni
Le riunioni portano via veramente tanto tempo ma, quasi tutti sostengono che sono un male necessario, anche se perdere ore ogni settimana in conversazioni che potrebbero essere fatte semplicemente tramite mail, può rivelarsi davvero frustrante.
Le riunioni sono tuttavia una fase cruciale della vita aziendale.
Durante le riunioni ci si confronta, nascono nuove idee e si prendono decisioni importanti. Una riunione non dovrebbe mai durare troppo tempo per essere realmente produttiva. Occorre quindi che chi gestisce la riunione tenga a mente una serie di regole da far rispettare a tutti i partecipanti come: Rispettare sempre un ordine del giorno, darsi un tempo massimo per prendere decisioni ed evitare comportamenti quali, essere impreparati, arrivare in ritardo, essere rumorosi, lasciare il cellulare acceso:
Le riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori (non quelle in cui c’è da prendere una decisione) potrebbero inoltre essere ridotte notevolmente di numero utilizzando sistemi di project management e software per la condivisione delle informazioni.
Il mercato oggi è veramente pienissimo di strumenti del genere: Google Docs, group office, php groupware, centraldesktop, consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori di ogni progetto.
Questi software, sono tutti strutturati con una lista dettagliata delle tappe e delle scadenze del progetto, in aree di lavoro condivise, in cui ogni membro del team può avere accesso alle informazioni e valutare lo stato di avanzamento dei lavori, senza dover chiedere agli altri. In questo modo si possono recuperare quelle ore precedentemente perse negli incontri settimanali.
2. Lavorare fino a tardi
Se sei una di quelle persone che si sentono dei gran figoni quando lavorano fino a tardi, oppure sei uno di quelli che pensano che hanno fatto tutto il loro dovere solo quando stanno al pc fino alle 9,30 di sera, è bene che tu sappia che ti stai sbagliando alla grande.
Lavorare fino a tardi non fa bene a te, non fa bene alla tua produttività, non fa bene alla tua azienda! Anzi è un comportamento che fa male alla salute.
Lascia che ti chieda una cosa: quanto senti di essere realmente produttivo, dopo le 5,00 del pomeriggio?
La produttività personale diminuisce al passare del tempo, perche tutti noi abbiamo bisogno di riposo.
Le probabilità che tu sia realmente produttivo dopo le 5.00 del pomeriggio sono bassissime, la stanchezza ti porterà a distrarti di continuo e rischi di sprecare molto più tempo.
Oltre a provocare stress, lavorare fino a tarda ora equivale a non andare a letto presto cosa che, viceversa, fa molto bene alla salute.
Se non smetti di lavorare almeno due ore prima di andare a dormire, ti ritroverai in uno stato di agitazione, ed eccitazione, indotto dallo sforzo compiuto per prolungare l’attenzione sulle questioni lavorative.
Se poi questa, diventa un’abitudine, aumenti le probabilità di ammalarti e di perdere altre ore di lavoro.
Lavorare fino a sera va bene solo quando è strettamente necessario ma, se lo facessi abitualmente nella speranza di recuperare ore di lavoro perse a causa di riunioni o altri piccoli impedimenti, sappi che stai solo causando a te (e alla tua azienda) un disservizio.
3. Bere troppo caffè
Ti piace bere il caffè ? pensi che sia utile a renderti sveglio e produttivo?
Bene vorrei farti notare che la caffeina non dà un’energia durevole, e se con molto zucchero ancora meno. La caffeina ha un effetto eccitante di circa 30 minuti.
Lo zucchero nel tuo caffè se preso spesso è probabile che contribuisca a farti diventare “iperteso”, in quanto agisce sui tuoi livelli di insulina che si tramutano in grasso.
In altre parole, non è proprio il miglior modo per potenziare la tua attività.
Fai piuttosto una colazione equilibrata, ricca di fibre e vitamine e prendi poco caffè, vedrai che la tua giornata sarà sicuramente più ricca di energia.
4. Pranzare alla scrivania
Forse, potresti essere percepito come più impegnato e produttivo dal tuo capo, quando non fai una pausa pranzo completa ma, sei effettivamente più produttivo?
Probabilmente no. Per un motivo, cosa accadrebbe se parte del tuo panino (o peggio del tramezzino ripieno di maionese) cadesse su un importante report o sulla tua tastiera?
Se ti distraessi mangiando vicino a importanti progetti di lavoro, la tua attività ne sarebbe inevitabilmente compromessa.
E a meno che non avessi una camicia di ricambio nella tua auto, potresti ritrovarti ad un incontro di lavoro con una macchia di pomodoro in tua compagnia.
Inoltre, mangiare alla scrivania aumenta le probabilità di mangiare di più, dal momento che non lo fai consapevolmente, con il rischio di indebolire il cuore, compromettendo così anche la tua attività lavorativa.
Infine, mangiare alla scrivania è contrario a tutte le norme in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro. Sulla scrivania non andrebbe consumato alcun pasto: cracker, grissini, muffin, brioches, niente di niente.
Tutte le briciole delle cose che consumi finiscono negli anfratti della tastiera e sotto la tua postazione di lavoro. Le scrivanie degli uffici diventano così il terreno adatto allo sviluppo di milioni di batteri.
Secondo un recente studio americano condotto su quasi 4000 prelievi, realizzati tra pc e telefoni, si è scoperto che si annidano più batteri in una tastiera del computer che in una tavoletta di un wc . I computer e i telefoni d’ufficio hanno mostrato percentuali significative di germi potenzialmente patogeni (patogeni sono quei germi che trasmettono le malattie agli uomini) del 67 % sui telefoni e 69 % sui pc.
Risorse
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il carattere e l essenziale di una pers.
verità sacrosante ma molte, troppe volte non ci rendiamo conto di errori anche elementari che con un attimo di riflessione potremmo eliminare 🙂 complimenti per l’articolo! M Elena
Sono sempre le cose più ovvie che vengono disattese e che permetterebbero di evitare “errori” nelle relazioni….di qualsiasi tipo!
Grazie dell’articolo…….anche se sono affermazioni e concetti magari già noti non è mai banale ri-leggerli e “ripassare” la lezione.
Giò
Negli anni ho imparato che più di qualsiasi tecnica (di memoria o lettura veloce) è importantissimo dedicare qualche istante alla preparazione del nostro stato mentale e coltivare la concentrazione che piu ci permette di essere efficienti ed efficaci. Diversamente è come mettere dell’acqua in un vaso bucato e poi sorprendersi che non si riempia.
In bocca al lupo con i vostri studi!!
Floriana
Si, ma…sbaglio o l’italiano in questo articolo si è dato un pò latitante? Considerando luogo e firma dell’articolo, c’è di che rimanere allibiti.
Quanto ai “contenuti”…in estrema sintesi, la chiave per essere più performanti nei propri rapporti lavorativi sarebbe….essere più sensibili? Accidenti che notizia.
E vi ci profondete persino in complimenti, ad una tale ovvietà!
Per caso mi sono imbattuto su questo sito, altrettanto casualmente passo oltre.
Ciao Michele Grazie per la critica !
Per renderla eventualmente più costruttiva
Non mi sembra di aver scritto che bisogna “essere più sensibili” – Parliamo dello stesso articolo ?
ad ogni modo se ti sembra che sono stato Ovvio (come del resto potrebbe essere)
Vorresti proporre qualche Idea che possa aggiungere valore alla discussione?
Tante volte sono proprio le cose più ovvie e banali che fanno la vera differenza nella vita. La semplicità alle volte può essere una scelta! E nel mio caso lo è. Essere ovvi vuol dire tornare ai fondamentali.
Ciao a tutti,
questi elementi sono fondamentali ricordarli ma più che altro applicarli quotidianamente. Ed è spesso che distratti, dalle nostre non buone abitudini che non facciamo caso anche ai piccoli particolari quando una persona (moglie/marito,cliente,amico/a) ci sta comunicando qualcosa. Basta esercitarsi, e la formazione è importante per questo,io personalmente ne ho visto la differenza con i rapporti.
Per Michele, la grammatica ha il suo valore hai ragione, diamo semplicemente un occhiata ai contenuti.
Secondo te la tua critica è costruttiva???
Ottimo articolo Michele, il compito è informare,ognuno riceve a suo modo:
L’IMPORTANTE E’ CONSAPEVOLIZZARE.
Allora:
1) Non capisco perchè, ma le vostre repliche mi vengono comunicate dal mail server del sito come inerenti un altro post, a firma dello stesso autore e relativo al carattere…mentre io ho commentato quello relativo agli atteggiamenti da interrompere nei propri rapporti. Spero così di aver chiarito l’arcano e di aver ricondotto la discussione nei binari giusti, visto che mi si chiede di che articolo stia parlando.
2) Mi piacerebbe capire la vostra definizione di CRITICA COSTRUTTIVA.
Personalmente, non era mia intenzione essere “costruttivo” criticando la superficialità adottata nello scrivere l’articolo. Sono uno di quelli per i quali la lingua italiana ha ancora importanza, sapete. Magari, potrebbe essere costruttivo l’approccio alla mia critica da parte dell’autore dell’articolo, così la prossima volta forma e contenuti saranno entrambi corretti. Visto che non parliamo del primo fesso, ma del Presidente dell’AFP.
2) Sono uno studente master; TEORICAMENTE quelli come voi vengono a far lezione, tra gli altri, a quelli come me. Credo sia quindi quantomeno legittimo da parte mia pretendere che chi TEORICAMENTE dovrebbe formarmi, o addirittura chi li rappresenti, si curi della forma nella quale espone. Come spesso ci viene detto dai vostri colleghi, in qualunque disciplina, “la forma per un manager è importante”. Ed invece qua mi si chiede di soprassedere e di badare ai contenuti. Ma di che stiamo parlando allora, scusate?
3) I contenuti? Va benissimo…ripeto, per me sono ovvi, e da un professionista di livello avanzato come il dottor Cassese, credo sia lecito aspettarsi tutt’altro approccio alla questione, altro che “tornare ai fondamentali”.
Io cercherei di approfondire magari non ciò che E’ OVVIO che vada evitato a livello comportamentale, ma COME farlo. CONSIGLI sul come EVENTUALMENTE farlo. Ecco, QUESTO mi piacerebbe leggere, in un sito nel quale si parla di formazione. E non è che “concentrarsi su questo e quello” sia una risposta eh! FATTI CONCRETI, non intenzioni. Altrimenti tutto il “contenuto” si riduce alla stregua di rubrica da settimanale femminile alla “Donna Moderna”: banalità spacciate per grandi scoperte.
4) CONSAPEVOLIZZARE? Ma la smetiamo con questa terminologia da motivazionalismo americano degli anni ’80 (e parlo del periodo della sua più becera attuazione e travisazione, non agli scritti di Maslow del’54)? Sono finiti quei tempi, la gente è fin troppo consapevole. Mi dispiace, ma io non condivido assolutamente questo approccio, pertanto non riesco ad essere costruttivo nei suoi confronti. Anche perchè non sono in presenza nè di neofiti dell’argomento, per cui andar giù pesante significherebbe in qualche modo eccedere in zelo, nè tantomeno di personaggi prestati alla disciplina, per cui sarebbe relativa ogni forma di critica. Chi scrive, e la maggior parte di chi legge, credo, il formatore lo fa di professione, quindi alibi=zero. Onori ed oneri, signori miei. CONSAPEVOLIZZATEVENE anche voi.
Evidentemente non ha letto, ma più che altro compreso il punto 1!!!!
E certo.
Bè, se non indorare la pillola e cercare di scardinare la patina di buonismo e di reverenza che circonda articolo e commenti correlati può essere offensivo, sia pure.
Dimentichi poi un piccolo particolare: stando al vostro amato punto 1, dovrei chiedermi se certi toni e/o parole potrebbero darmi fastidio se fossero usati con me. Ebbene, pur sposando per l’occasione questo assunto (assolutamente parziale ed egoistico, se vogliamo), direi proprio di no. Mille volte meglio una critica aspra ma sincera, che tante superficiali pacche sulle spalle.
Ciao Michele,
Con piacere noto che commentare il mio articolo ti sta appassionando sempre di più. Benissimo! Rispondo allora alle tue considerazioni proponendoti nuovi elementi riflessione.
Pensavo una cosa : in parte è vero quello che dici ! Forse sei capitato nel posto sbagliato! forse questo sito non è esattamente quello che cercavi.
Vedi… Un blog è un luogo di scambio, confronto e conversazione, nel quale l’ autore propone un tema che poi viene discusso dai lettori attraverso l’utilizzo del form di risposta. Un blog non è un manuale e non è nemmeno una piattaforma di formazione a distanza! Tutti i blog funzionano più o meno in questo modo. L’autore propone di solito un tema e sviluppa un articolo parlando di “cosa fare” (secondo il proprio parere), in merito ad un determinato argomento. Per sapere “come farlo” ci sono poi i corsi e i manuali. L’articolo di un blog ha la finalità di stimolare una riflessione e proporre un argomento di discussione ma, non ha la pretesa di costituire un saggio e neppure un manuale.
Secondo, se i contenuti di questo articolo ti sembrano banali , buon per te! 😉
Questo vorrà dire che sei già ad un livello “evolutivo più alto del mio”. Io invece sento ancora il bisogno di confrontarmi con questi temi e, nella gestine dei miei rapporti con gli altri, cerco di tenere bene a mente questo piccolo gruppo di consigli.
Ultima considerazione: un albero si giudica sempre dalla qualità dei suoi frutti. Una teoria, una idea e un comportamento si giudicano tutti, sempre dai risultati che producono nella vita di tutti i giorni. allo stesso modo anche le persone. Si può sostenere che una cosa funziona (è giusta, corretta, utile etc etc) solo se produce i risultati sperati. Vorrei chiederti : in che misura ti senti soddisfatto dei tuoi rapporti umani? Il tuo modo di intragire con gli altri produce il livello di qualità di rapporti umani che desideri? Le tue relazioni producono il livello di soddisfazione personale che desideri?
Infine ti rinnovo l’invito : Ti andrebbe di lasciarci un contributo? Tu cosa vorresti aggiungere su questa tema ?
Dottor Cassese (mi perdoni se non mi viene spontaneo darle del tu),
scansando l’ironia discutibile di un paio di punti del suo commento, le rispondo che:
– il livello delle mie relazioni personali non è affare di alcuno, qui dentro, nè tantomeno rileva ai fini della discussione. Le userò fin troppa cortesia dicendole che, nonostante la mia distanza dalle sue posizioni, essa è assai soddisfacente, ma ovviamente perfettibile, come ogni evento umano.
– Se dobbiamo aver bisogno dell’esperto di turno per farci ricordare cose che dovrebbero essere nel nostro DNA comportamentale, siamo davvero pronti a lasciar campo libero alle altre specie del pianeta. Se vogliamo essere fieri di tutto ciò, sia pure.
Questo, in sintesi, il senso della mia critica al suo articolo.
Oltre alla sintassi.
– Questo non è un blog ma un portale, se non erro. Specialistico, per giunta. Con materiale scaricabile, per di più.
Un blog informa, un sito/portale offre anche risorse. E’ ben diverso, credo.
– Continua a chiedermi “contributi”. Ne devo dedurre che quanto ci stiamo dicendo per lei ha il valore di una lattina di Coca Cola sgasata?
Io sono solo uno studente. Lei è il professionista della formazione. Li scriva lei i contenuti. Ed invece di invitarmi a leggere manuali e saggi (cosa peraltro già in atto da tempo, stia tranquillo) si adoperi maggiormente ad offrire contenuti più specifici ai suoi utenti, anche a quelli più rognosi. Non c’è bisogno di scrivere saggi, manuali o videocorsi per dire cose utili e “nuove”. Si possono dire fesserie anche lì. La qualità prescinde dal supporto, immagino lei lo sappia.
Altrimenti mi perdoni se l’ho presa troppo sul serio, a lei ed al suo “blog”. Correrò in tal caso in libreria evitando di perdere altro tempo qui.
Ciao Michele ,
Professioneformatore.it è un blog credimi … l’ho inventato io! Saprò pure cosa ho fatto e con quale software l’ho sviluppato!
Se pensi, come hai scritto, che queste siano “ovvie fesserie” va bene così!
Ma, vedi, dal mio punto di vista nelle cose “semplici” ci sono sempre tutte le risposte! Spesso bisogna ricordarsi anche le cose più ovvie !
Tuttavia questo è solo il mio punto di vista ! Nessuno ti obbliga a leggere queste fesserie! o tantomeno a pensarla come me!
PS. La critica è costruttiva quando propone alternative. Dire “In questo modo è sbagliato” è facile. Molto più impegnativo è dire “In questo modo è verificato che è meglio”
Alla prossima
Solitamente quando gli argomenti nei confronti dell’interlocutore iniziano a scarseggiare, ci si rifugia nell’attribuirgli parole offensive. Voglio però credere nella sua buonafede, e le dico che ha preso un granchio, decisamente. A me non pare di aver utilizzato da nessuna parte l’espressione “ovvia fesseria”, e me ne guarderei bene. “Ovvietà” c’è, ma “fesseria” è tutt’altro paio di maniche, ed ovviamente non l’ho utilizzato. Sono in disaccordo sul contenuto del suo articolo, l’ho criticata per una certa superficialità nel curarne la forma sintattica, ma MAI mi permetterei di offenderla dicendo che scrive “fesserie”.
Quanto al fatto che questo sia/non sia un bog, onestamente è questione di lana caprina, rispetto al resto. D’accordo, è un blog. Ottimo software, articolato come un sito.
Infine, riguardo la concezione di “costruttività”…lei ha ragione, ma se sapessi dirle “così è verificato che è meglio”, sarei IO il formatore. Sarebbe un dialogo inter pares. Così però non è, l’ho messo in chiaro dal primo momento, così come pure chiaro è stato il motivo per il quale ho attaccato l’articolo nei suoi contenuti. Se fossi stato di fronte ad un articolo “tecnico” sulla formazione, avrei bellamente taciuto. Ma siamo di fronte ad una tematica di ampio respiro, ed ognuno ha pane da portare a tavola, sull’argomento.
Quanto l’essere o meo costruttivi…COSTRUTTIVO è anche l’atteggiamento auspicabile da chi riceve la critica. Lei, dall’alto della sua esperienza professionale, secondo me poteva poteva sicuramente fare di meglio. In quanto lei=formatore ed io=studente.
E poi, come lei stesso ha detto….sul COME ci sono libri e conferenze. Qua ci si scambia punti di vista.
Ecco, io il mio credo a questo punto di averlo chiarito abbastanza. Se serve, bene, altrimenti, bene lo stsso.
Devi essere una persona davvero pesante… e non intendo fisicamente..
Molto interessante l’articolo, potrebbero sembrare ovvietà ma vi assicuro che non è assolutamente semplice metterle in pratica quotidianamente!
Molto simpatica l’espressione “vampiri energetici” 😀
Aproposito dei commenti di Michele che in seguito finirò di leggere,vorrei ricordare che la cosa piu importante per tutti sarebbe applicare le “regole”.Mi spiego:visto che la semplicità cosi importante,e non citerò dato che si ricorda di cio che scrive;sapere chi si è! I formatori a mio avviso non si occupano di signore bloccate con figlo che fuma le canne,se non invadendo i campi altrui,magari anchè competenti.!