La gestione del tempo è uno degli argomenti più gettonati su tutti i blog che parlano di formazione sviluppo personale. Il tempo è in effetti la risorsa più importante che abbiamo a disposizione per poter raggiungere i nostri obiettivi. Il tempo è anche la risorsa più democratica che esista. A qualunque ceto si possa appartenere, in qualunque famiglia si sia nati, il questa è l’unica risorsa che ci accomuna tutti. Indipendentemente da quanto siamo ricchi, belli, alti e fortunati le nostre giornate saranno sempre di 24 ore, le nostre settimane saranno sempre di 7 giorni, i nostri mesi sempre di 30 giorni. Essere efficaci nella Gestione del Tempo è una delle competenze più importanti sopratutto in questi anni di competizione globale e di riassestamento dei mercati.
La nostra “capacità di gestione del tempo” è anche la misura della nostra produttività. La capacità produttiva di ciascuno di noi (a parità di fattori – tecnologia, know how, conoscenza, posizione di mercato etc.) è condizionata dal tempo che abbiamo a disposizione . Oggi la realtà che stiamo vivendo ci impone una maggiore attenzione verso il tema della produttività individuale. A tutti noi ci viene chiesto, anno dopo anno, di produrre di più con meno risorse. Dobbiamo imparare a fare sempre di più! Tuttavia non sempre disponiamo di tutto il tempo vorremmo avere, per portare avanti tutti i nostri progetti.
La buona notizia che vorrei darti oggi è che per avere di più tempo a disposizione da dedicare a tutti nostri obiettivi non c’è bisogno di implementare complicati sistemi di organizzazione del lavoro o leggere voluminosi manuali di gestione del tempo.
È possibile trovare tempo extra durante le nostre giornate semplicemente riorganizzando il modo in cui approcciamo i compiti che rientrano sotto la nostra responsabilità.
Per farlo ho preparato una lista di 5 utili consigli relativi alle differenti aree della propria vita lavorativa.
Dai un’occhiata a ciascuna delle seguenti aree e verifica se e dove è possibile apportare miglioramenti che ti permetteranno di dedicare più tempo alle cose sulle quali hai realmente bisogno di focalizzare la tua attenzione.
1. Comunicazione Efficace
Forse non lo sai ma la comunicazione efficace ha molto in comune con la gestione del tempo!Una delle abilità più importanti in ogni attività professionale è, infatti, la comunicazione efficace. Ti sembrerà forse banale ma, i problemi di comunicazione e le incomprensioni sono tra le principali cause di dispersione di risorse.
Quando comunichi con il personale, i fornitori e con i tuoi clienti, assicurati che tutte le istruzioni e le informazioni che intendi trasferire siano comprese esattamente nel modo in cui vuoi.
Una delle cose che solitamente insegno nei miei corsi di comunicazione è il VALORE della ridondanza. Il semplice fatto di ripetere la stessa richiesta con parole diverse, alla fine di una conversazione, può fare una grande differenza e diminuire notevolmente la distanza (il gap) tra il risultato che tu desideri e quello che il tuo staff crede tu volessi.
Quando si tratta di comunicazione, la CHIAREZZA dovrebbe essere sempre l’obiettivo numero uno.
Potresti anche avere un Master in management, ma la persona con cui stai comunicando magari non ce l’ha. Usa un linguaggio semplice e vedrai che aumenterai notevolmente le probabilità che il tuo messaggio sia pienamente recepito.
Solo parlando in modo chiaro, conciso e verificando che la persona con cui stai comunicando abbia davvero capito quello che hai detto, può farti risparmiare tempo prezioso ottenendo subito ciò che stai cercando.
2. Pianificazione
La capacità di pianificare le proprie attività, oltre ad essere fondamentale per una efficace “gestione del tempo“, è una di quelle competenze che possono fare davvero la differenza tra chi ha successo nella vita e chi non ce l’ha. Questa è necessaria sia per i compiti di routine che per i grandi progetti.
Tieni sempre un Planning annuale sulla scrivania in cui registrerai i progetti che si ripetono a scadenze fisse (annuale/mensile, etc.), in modo che potrai vedere a colpo d’occhio quando c’è bisogno di iniziare a raccogliere informazioni su di essi e dare impulso alle attività.
Nel caso dei progetti di grandi dimensioni, pianifica il tutto dall’inizio. Un grande autore motivazionale Steven Covey nel suo i 7 pilastri del successo ripete spesso il concetto “Comincia pensando dalla fine”, sottintendendo l’importanza di una pianificazione dettagliata prima di avviare ogni singolo progetto.
Scomponi gli obiettivi in piccoli passi e stabilisci una data entro la quale ogni passo dovrebbe essere completato. Delega qualunque compito che può essere svolto da qualcun altro, a costi ragionevoli ma, tieni sempre sotto stretto controllo, con il tuo planning, chi fa cosa e entro quando deve essere portata a termine. Una volta pianificato il tutto, sarai molto meno propenso a rimandare fino all’ultimo minuto.
3. Stabilisci le giuste PRIORITA’
Se ti accorgi di saltare da un’attività ad un’altra, e se ogni giorno hai la brutta sensazione di non aver concluso niente o devi sempre correre per finire entro le scadenze, forse questo è un segnale d’allarme che potrebbe voler dire che nella tua vita è necessario riorganizzare il modo in cui ti approcci alla pianificazione delle attività e forse dovresti cominciare a lavorare su una valida strategia per fissare le tue priorità. Stabilire le proprie priorità è il primo passo per un’efficace gestione del tempo.
Ogni mattina scorri le tue e-mail e assegna le opportune priorità ai relativi contenuti. Una volta che sai cosa deve essere fatto, quanto è urgente, e quanto tempo è probabile che ci voglia per completarlo, aggiungi le attività in ordine di importanza al tuo programma per la giornata lavorativa.
Uno degli elementi di maggiore distrazione e causa di mancanza di concentrazione è proprio la posta elettronica. Se da un lato l’eMail ha migliorato notevolmente la sfera delle opportunità di comunicazione, dall’altro ci ha resi sempre disponibili alle richieste di tutti. Impara a consultare la tua posta elettronica solo periodicamente (due o al massimo 3 volte al giorno è sufficiente). Quando arrivano le e-mail, dai la priorità a tutti gli elementi che hanno bisogno di attenzione e poi aggiungi questi al tuo programma di lavoro. Lascia tutte le altre (newsletter, deal di Groupon, offerte promozionali e quant’altro) per un secondo momento . Le leggerai quando avrai portato a termine i compiti più urgenti!
Alla fine di ogni mese dai un’occhiata ai progetti in programma per il mese successivo e rifletti in anticipo su quando potresti iniziare a lavorare su questi, in modo che potrai cominciare il mese sapendo già cosa deve essere fatto.
4. Vincere la Procrastinazione
Per molte persone questo è il più grande ladro di tempo con il quale si trova a convivere. La procrastinazione è un po’ come l’edera che nei boschi si arrampica sugli alberi e pian piano ne sottrae energia vitale! Rimandare è uno dei modi migliori per trovarsi ingolfati sotto scadenza.
Se anche a te capita di vivere periodi che ti sembrano eccessivamente pieni di impegni, anche tu sei uno dei tanti che soffre di procrastinazione. La cosa più importante che dovresti fare, sarebbe riconoscere che anche tu sei affetto da questa forma di virus. Subito dopo identifica le attività che tendi a rimandare il più a lungo possibile. Una volta che sai quali sono le cose rimandi di più, cerca di comprendere il motivo per il quale continui a rimandarle e non vuoi farle subito. Forse sono troppo grandi per te, forse sono troppo noiose, o semplicemente ti sembrano uno spreco di tempo.
Dopo aver individuato il ragionamento che sta dietro ai tuoi problemi di procrastinazione, potrai trovare facilmente una soluzione, come ad esempio la suddivisione, delle attività troppo impegnative e dei progetti di grandi dimensioni in parti più piccole, la pianificazione dei compiti noiosi in momenti della giornata dedicati esclusivamente a loro, e la delega di qualsiasi compito eccessivamente di routine da sembrare uno spreco di tempo. Elimina la procrastinazione dalla tua giornata di lavoro e vedrai che riuscirai a realizzare molto di più ogni giorno.
5. Saper DELEGARE gli incarichi
In questi ultimi anni ho scoperto sulla mia stessa pelle che la delega è la vera e propria arma segreta (ninja) per un’efficace “gestione del tempo” e per un progressivo “aumento della prosperità personale“. Se disponi di uno staff che lavora per aiutarti, delega alcune delle tue attività di routine che possono essere svolte facilmente da qualcun altro. Se non disponi di uno staff inizia a valutare quali attività possono essere gestite in outsourcing, ricorrendo ad altri professionisti o fornitori di fiducia. Ricordati di comunicare le istruzioni in modo chiaro e assicurati che siano sempre pienamente comprese prima di lasciare il compito sotto la responsabilità dei tuoi impiegati e dei tuoi fornitori. Una volta che hai delegato qualcosa, ti basta fare solo un rapido esame per assicurarti che il tutto sia fatto correttamente e puntualmente. Ridistribuisci alcuni incarichi tra i membri del team e avrai più tempo libero per svolgere il tuo lavoro. In questo modo ti concentrerai sempre di più su attività a più alta specializzazione e valore aggiunto.
Il sesto e il settimo consiglio sulla “gestione del tempo”, aggiungili tu!
Pensi che questa lista di suggerimenti sulla “Gestione del tempo“possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?
In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?
Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !
Risorse per migliorare la tua “Gestione del Tempo”
Vuoi approfondire il tema della gestione del tempo ? Vuoi diventare un vero esperto di questa materia ed essere un grande manager di te stesso ?
20 consigli di time management (gestione del tempo)
Puoi cominciare a sviluppare questa competenza ora gratuitamente scaricando il report 20 consigli di time management da questo indirizzo https://www.professioneformatore.it/time-management/
Questa risorsa è gratuita e messa a disposizione di tutta la comunità degli iscritti a professioneformatore.it
Zen To Done
Vuoi migliorare del 100% le tue competenze in termini di gestione del tempo ? Posso suggerirti di acquistare il capolavoro di Leo Babauta “Zen To done” tradotto in italiano da Leonardo di Paola e Viviana Taccione , Costa solo 9,70 ma il suo valore è ben più elevato.
Visual CV è un’ applicazione leggermente più complessa, studiata per creare un profilo professionale completo. Oltre il curriculum, infatti, è possibile allegare video, audio, immagini, presentazioni powerpoint, grafici, etc Con VisualCV è possibile creare, gratuitamente, CV all’avanguardia da mostrare ai potenziali datori di lavoro e da tenere in internet. Per utilizzare la piattaforma occorre registrarsi, gratuitamente, sul sito e in pochi passi e pochi click è possibile compiere numerose operazioni quali: convertire il proprio curriculum in formato doc o pdf già in nostro possesso, inserire fotografie, video di presentazione e file audio, allegare lettere con le referenze, diplomi certificati, creare un portfolio (Raccolta di lavori svolti) . Tra le tante, La funzione che risulta essere maggiormente innovativa è l’opportunità di realizzare differenti versioni del proprio curriculum da utilizzare a seconda del target di aziende cui desideriamo sottoporre la nostra candidatura, scegliendo di volta in volta quale condividere in rete. Con VisualCV è possibile gestire anche un Curriculum in formato Europeo per la partecipazione a selezioni pubbliche e per l’assegnazione di incarichi ufficiali, quali ad esempio la partecipazione a progetti FSE. Il software presente sul sito permette di importarlo, aggiornarlo e stamparlo ogni volta che ne abbiamo bisogno. l’indirizzo è https://www.visualcv.com. A tutti Buon Curriculum ! [email_link] . . . . .. . . .
Gentili colleghi, sono una docente della Formazione Professionale In Puglia ed ho svolto funzioni di tutor e progettista di formazione, in aula e FAD. Attualmente faccio parte, in qualità di ” socia fondatrice ” di un’associazione no profit che si occupa di politiche attive del lavoro. Ciò premesso, essendo un’addetta ai lavori, non solo mi complimento con voi per questo sito, sia dal punto di vista della sua strutturazione che da quello squisitamente contenutistico, ma mi auguro di intravvedere delle possibilità di collaborazione, circa l’attività dell’associazione di cui parlavo in precedenza. Saluti cordiali, Anna Mancini
Sei La Benvenuta !
Con le tue proposte!
il 23 abbiamo organizzato un seminario gratuito , se vuoi partecipare ci fa piacere, potrebbe essere una occasione per conoscerci
Vi segnalo un iniziativa tutta italiana, http://www.uannabe.com online dal 1 settembre che ha colto l’importanza per i candidati di avere un curriculum chiaro e completo, ordinato e di “bella presenza” 🙂
Chi si cimenta per la prima volta con il curriculum vitae, o chi ha voglia di aggiornarlo ma non sa da dove cominciare, troverà un percorso guidato per avere il cv nuovo di zecca, in formato pdf e scaricabile in 3 diversi formati (tra cui quello europeeo), da usare per gli annunci di lavoro del portale stesso, o per qualsiasi altra esigenza professionale.
Salve,
articolo davvero interessante.
Io aggiungo che, oltre a sapere cosa dire, è importante sapere anche come dire le cose, in modo da essere estremamente credibili e convincenti.
Nel metodo Four Voice Colors di Ciro Imparato ho trovato un sistema incredibile per sviluppare le potenzialità della propria voce.
Leggendo, mi è venuto in mente questo spot …
https://youtu.be/3XGJq8wrw5I
Peccato che quanto elencato sia piu’ uno spot elettorale che la realta’ quotidiana.
Le aziende non sono assolutamente disposte a pagare per evitare che un dipendente sia triste, anzi se ne fregano totalmente, meglio gestire persone col timore di perdere il posto di lavoro che persone sicure di se che non rispondano sempre ed unicamente si, infatti nella quasi totalita’ delle aziende non esiste la reale possibilita’ di dire NO.
1 conosco bene la vostra azienda ???
sapessi qual’e’ potrebbe darsi, l’utilizzo di agenzie di selezione del personale fanno si che chi risponde ad un annuncio non abbia la minima idea di chi sia il cliente finale.
4 ho esperienza!!!
Ma se la stragrande maggioranza delle offerte sono solo per laureati under 32 con anni di esperienza! Chi ha 20 anni e piu’ di esperienza e’ totalmente escluso dal mercato del lavoro gli over 35 non sono ne ricercati ne voluti, la situazione degli over 404550 diventa via via piu’ catastrofica in quanto pregiudizi colturali di aziende e addetti alla selezione ritengono che si e’ vecchi e rigidi, non piu’ adeguati al mercato del lavoro; pero’ che eta’ hanno coloro che sostengono queste cose ? responsabili selezione , a.d. ???
5 Buon giocatore di squadra…
Ma la politica aziendale prevalente e’ quella del dividi et impera le direzioni non tollerano assolutamente team coesi intorno a qualche figura con doti naturali di leadership, sentono costoro come possibili antagonisti nella gestione del potere per cui e’ assolutamente negativo essere se stessi, ma si deve esclusivamente divenire una fotocopia dell’a.d. di turno.
Oramai non esiste piu’ una coltura del dibattito come momento evolutivo ma si ricorre esclusivamente alla contrapposizione di forze per far prevalere qualsiasi tesi,magari palesemente fallace
6 esperto nel tuo campo
Beh allora ti vuoi proprio suicidare…
esperto vuol dire avere esperienza ed una preparazione specialistica superiore alla media quindi non ha senso sperare che un foglio con su scritto laurea abbia qualche valore e i limiti di eta diventano ancora piu’ ridicoli, inoltre rimane un problema di fondo nel processo di selezione…. chi e’ in grado di valutare la reale competenza tecnica di un esperto ? Ovviamente un’altro esperto del settore, magari l’azienda stessa che sta cercando la figura, anche se non e’ raro che le aziende stesse siano le prime a non aver ben chiaro le loro reali necessita’. Diventa pero’ altamente improbabile che un selezionatore totalmente estraneo al settore in esame possa valutare la preparazione tecnica di una persona se non mediante esami formali o superficiali.
7 altamente motivato
condivido, anche se non si dovrebbe sottovalutare il processo di instaurazione di una empatia nei primi istanti di un colloquio, io posso vendere bene quando ho un target potenziale ben identificato, ma in un colloquio di selezione il mio target e’ indifferenziato e facilmente verro’ giudicato in base ad una prima impressione che poi il processo cognitivo razionalizzera’ e giustifichera’ in seguito con l’intervista.
COMPLIMENTI TUTTO ASSOLUTAMENTE VERO E ANZI …. sei stato anche troppo buono !!!
E’ verissimo quello che hai detto. “Meglio gestire persone col timore di perdere il posto di lavoro che persone sicure di se che non rispondano sempre ed unicamente si, infatti nella quasi totalita’ delle aziende non esiste la reale possibilita’ di dire NO” cosa c’è di più vero e attuale di questa tua affermazione? Da oggi pure la possibilità di licenziare …..(non voglio semplificare troppo ma in effetti…) non farà che aumentare questo clima di insicurezza.
Un altra spada di damocle sulla testa del lavoratore e uno strumento in più per chi ne vuole approfittare.
Inoltre …. ma come cavolo si può essere selezionati da persone che sono assunte per modo di dire proprio dalle medesime agenzie di selezione !! Come fa una persona efficace e preparata ad essere valutata magari da una persona che non è neppure in grado di capire il tuo lavoro !!!
Ormai il lavoro vero è morto !
Cosa puo’ significare alla fine di un colloquio di lavoro (che credo sia andato molto bene) se ti dicono: “Tanti auguri… qualsiasi sia il lavoro che farà”. Sono rimasta spiazzata! Era quasi come se mi avesse detto: “Senti, cercati un altro lavoro”. Vedremo…
Ciao Teresa, a me sembra che sia un tentativo maldestro del selezionatore di fare una buona impressione e di mostrarsi più umano.
Forse non era una comunicazione in merito all’esito del colloquio. Difficile che nella stessa sede del colloquio ne venga comunicato anche l’esito almeno che il profilo del candidato sia completamente diverso da quello ricercato!
Forse voleva essere simpatico nei tuoi confronti e mostrarsi come una persona più umana , ma la battuta gli è venuta male ! Capita … Non te ne curare più di tanto e prosegui per la tua strada
Chi è appena laureato e non ha nessuna esperienza lavorativa rimane sempre e comunque fregato! anche se si mostra super motivato durante il colloquio..
come si fa a fare esperienza se per trovare lavoro viene richiesta sempre esperienza???
Ciao Michela
La necessità di un curriculum con qualche esperienza è sempre esistita
Anche quando mi sono laureato io chiedevano curriculum con esperienza. Ci volevano giovani, laureati e con pluriennale esperienza
Anche io ho scoperto che “Fare esperienza” non è tanto difficile.
Sipuò cominciare con uno stage o con lavoretti. Dipende cosa vuoi fare nella vita.
L’Italia è ancora un paese coorporativo e ogni carriera ha una sua porta di ingresso . Le professioni hanno il tirocinio, le aziende hanno gli stage, le attività commerciali hanno un periodo di prova con rimborso spese etc etc .
Proponiti per uno stage presso le aziende in cui ti piacerebbe lavorare .
Non ti scoraggiare vedrai che in men che non si dica accederai alle tue prime esperienze. L’importante è cercarle
Salve, oggi ho sostenuto un colloquio di lavoro, mi sono preparato e diciamo che ” non penso ”di essere andato male.
Una cosa non mi e’ chiara, erano in 4 , un commissario parlava sempre piu’ degli altri,2 erano zitti,alla fine del colloquio, il commissario che mi faceva tutte le domande , mi ha stretto la mano e mi ha detto: allora grazie arrivederci e buon lavoro …. Che vuol dire….?
CIao Igor
Innanzitutto in bocca al lupo per questo colloquio
Speriamo bene !
da come la descrivi non vuol dire niente … cioè dovrei avere ulteriori elementi per dirti cosa potrebbe voler dire. Dovrei sapere cosa ti hanno chiesto e cosa hai risposto e così via .
I due che stavano in silenzio potevano essere assistenti o osservatori, forse psicologi, detta così non saprei . Ad ogni modo non ti soffermare troppo tempo a ricrercare significati nascosti …. fai sempre la tua parte e vai avanti . In bocca al lupo per tutti i tuoi progetti