Migliorare l’efficacia delle proprie email per ottimizzare la propria gestione del tempo
Come detto già in altri articoli del mio blog comunicazione efficace è una delle competenze fondamentali da esercitare quando si parla di gestione del tempo.
La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel nostro lavoro di tutti i giorni ed è anche una delle principali cause di distrazione, incomprensione e conseguenti perdite di tempo prezioso che potremmo investire in altri modi! A mio giudizio non può esistere un sistema efficace di gestione del tempo che non prenda in considerazione la capacità di padroneggiare efficacemente la posta elettronica. In molti sottovalutano l’importanza del rapporto tra Time management (gestione del tempo) e gestione della posta elettronica. Probabilmente, anche tu, pensi di sapere già come usare la posta elettronica e come si scrive una email in modo efficace: ma se vuoi veramente migliorare la tua comunicazione tramite e-mail, queste sei dritte ti saranno di grande aiuto. Molti suggerimenti che sto per darti in questo articolo, forse ti sembreranno superflui e molte argomentazioni forse ti appariranno scontate e banali ma, anche nel caso della gestione della posta elettronica le cose più vere sono quelle che sembrano più banali e per questo passano più inosservate. Ecco a te sei veloci consigli per migliorare l’efficacia delle tue eMail e conseguentemente migliorare la tua gestione del tempo!
1. Inizia con un SALUTO appropriato
Alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera Formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo. L’email non è una conversazione ma una comunicazione e pertanto dobbiamo ricordarci che la persona che ci legge deve essere reintrodotta all’argomento della conversazione mail La formula introduttiva può essere di questo genere:
Gentile signore/a
Egregio dott. Rossi
Ciao Anna
Ciao Carlo
Il tuo saluto deve essere appropriato. Se stai scrivendo ad un potenziale datore di lavoro, “Egregio dott. Rossi” è probabilmente il modo migliore per cominciare. “Gentile Dott. Bianchi” è la formula ideale per fornitori e clienti mentre espresioni come “Ciao Carlo” devono essere riservate alle persone con cui abbiamo un legame confidenziale.
Tuttavia non dare per scontato che la formalità sia sempre la risposta giusta. Se stai scrivendo a un amico di un amico, usare “Gentile” seguito dal suo cognome potrebbe sembrare stranamente artificioso. In caso di dubbio, “Gentile ” di solito funziona bene.
2 Vai Dritto al punto
Il tuo interlocutore non vuole leggere con fatica chiacchiere inutili: perciò vai dritto al punto. Si rispettoso e accorto anche alle necessità, in termini di “gestione del tempo”, del tuo interlocutore, non solo alle tue. Evita lunghe premesse e precisazioni e giudizi personali (se non espressamente richiesti) vai subito al punto e racconta i FATTI. Se scrivi a qualcuno di punto in bianco, non raccontare la storia della tua vita prima di effettuare una richiesta. La prima riga della tua e-mail (dopo il saluto) dovrebbe essere simile a queste:
“Sto lavorando a un articolo da pubblicare e mi chiedevo se tu avessi qualche minuto per rispondere alle seguenti tre domande.”
“Potreste fornirmi un preventivo per il seguente progetto?”
“Mi piacerebbe discutere con te le revisioni. Vorresti parlarne martedì alle 02:00?”
“Ho allegato i documenti da te richiesti durante la nostra riunione di ieri.”
Potrebbe essere necessario includere anche i dettagli, ma se parli subito della questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva. Se fai la tua richiesta troppo tardi nel testo dell’email, il destinatario può anche non rendersi conto che hai bisogno di una risposta. Ricorda sempre che leggere a video non è una cosa piacevole, a lungo andare stanca gli occhi e le persone non hanno solitamente tempo da perdere per leggere le tue comunicazioni.
3 Falla BREVE
Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi: i paragrafi troppo lunghi possono essere difficili da leggere e da capire. Prendi spuno dagli americani che, anchefacilitati dall’uso di una lingua sintetica come l’inglese, formulano frasi brevi e dirette.
Fai in modo di fornire al tuo corrispondente informazioni sufficienti affinché egli sia in grado di prendere una decisione, se è necessario. In genere è meglio inserire i dettagli come allegato: così avrai una maggiore flessibilità sulla formattazione e il tuo interlocutore potrà stampare facilmente l’allegato. Anche imparando ad essere sintetici si ottimizza la gestione del tempo!
4. Usa Elenchi Numerati
Se hai parecchie domande da fare, o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore , ottimizza la tua e gestione del tempo (quella di chi ti legge) numerandole. Gli elenchi puntati aiutano tantissimo la leggibilità del testo. Questa pratica rende facile per l’altra persona rispondere a ciascuna di esse, specialmente se alcune richiedono solo un sì /no come risposta o una risposta di una sola parola. Per esempio:
“Potreste farmi sapere:
1. Quanto mi costerebbe la progettazione di un sito web
2. Quanto costa la grafica e una brochure pieghevole a tre ante
3. Se è possibile completare il tutto entro la fine di aprile”
5. RILEGGI la mail prima di inviarla e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO
Un errore di battitura o di ortografia può trasformare una parola in un’altra completamente diversa. Se stai utilizzando le e-mail a titolo professionale, questo errore potrebbe essere imbarazzante o addirittura offensivo. Potresti rischiare di alterare l’intero significato del tuo messaggio: la mancanza di un “non”, per esempio, potrebbe causare problemi potenzialmente gravi.
Non limitarti ad usare il correttore ortografico del programma di posta elettronica. Il controllo ortografico dovrebbe aiutarti a evitare errori stupidi, ma usa anche i tuoi occhi e il tuo cervello. Ci sono un sacco di parole che non possono essere corrette dal software di controllo ortografico. Se stai inviando e-mail da un dispositivo con metodo di scrittura intuitivo e una funzione di correzione automatica, assicurati di rileggere sempre ciò che hai digitato.
6) Rendi utile la tua FIRMA
Hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo , la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Sia che tu scriva e-mail per motivi professionali o personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il destinatario. Questo potrebbe significare:
Dare il link al tuo sito web
Includere l’indirizzo di lavoro e /o il tuo numero di telefono
Aggiungere i link ai tuoi account nei social network (LinkedIn, Facebook, ecc.)
Inserire una riga per promuovere il tuo recente libro/ blog /prodotto
Se il tuo provider di posta elettronica lo permette, potresti anche voler creare parecchie firme diverse da utilizzare per scopi diversi (ad esempio una per gli amici via e-mail, una per i nuovi contatti di lavoro).
Partecipa !
Gestione del tempo ed email ….. Hai qualche buon consiglio da aggiungere? O qualunque altro problema che ha a che fare con la tua casella di posta? Fammelo sapere nei commenti! 🙂
Ti è piaciuto l’accostamento tra Gestione del tempo e gestione della posta elettronica?
Pensi che questa lista di suggerimenti possa essere utile a te e agli altri lettori di Porfessioneformatore.it?
In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?
Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !
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Bellissimo articolo e significativo.
Buona giornata!
Grazie Marco
Luciano ( aspetta che ti scrivo il nome in maiuscolo)
LUCIANO ,ottima presa di carattere credenziale , ottimo il riferimento con Bruce Lee ( grande maestro di filosofia e disciplina mentale) ottimo il riferimento del cuore ( prende sempre) ottimo il riferimento al futuro (spostare il focus) ottimo il riferimento della paura (noi siamo il risultato delle nostre paure).
conclusione bravo complimenti ti seguo sempre volentieri.
cordialmente Franco Mitidieri
Mi è piaciuto tanto. Soprattutto la parte “Parla con il tuo io futuro”, il prendere le distanze dalla situazione attuale. Bello.
Ciao Anna, Questa tecnica l’ho trovata solo dopo tantissimo tempo
“parla con il tuo futuro io” è un po come il guardarsi all’indietro e fare il punto della situazione.
Se ci fai caso ogni Sfida che abbiamo affrontato nella vita ci ha fatto crescere. Ogni problema che abbiamo affrontato ci ha consentito di diventare quello che siamo oggi.
“parla con il tuo futuro io” è la stessa cosa solo al futuro. 😉
Articolo molto bello, istruttivo, formativo e contenente concetti facilmente applicabili, utili e di immediata possibilità di verifica.
Solo, che si nota, è scritto più da un ottimista che un pessimista 😉
Infatti, mentre il punto 1 e 3 sono più attinenti ad attività portate all’azione, diciamo un’azione quasi fisica (anche se, ovviamente, dovrà sempre essere preceduta da quella mentale), e quindi o fai o non fai, il punto 2 è quello che mi rimane più difficile, ed ecco perché:
1. Quando penso me, da qui a 5 anni, sinceramente ho più che discrete difficoltà a vedere (non visualizzare) le presenti sofferenti situazioni migliorate, ma anzi, purtroppo, ho una visione meno gratificante dell’attuale;
2. Se provo a pensare a come erano “alcune” condizioni della mia vita 5 anni fa… divento nostalgico… e non aggiungo altro.
Per chiarezza, però, preciso che mi riferisco solo ad “alcune” condizioni che mi creano ora dispiacere, e non ovviamente tutte le parti integranti della vita di una persona, che, come sappiamo, si compone di lavoro, famiglia, amore, tempo libero/hobby, successo, relazioni inter ed intra-personali, ecc.. ecc..
Un caro saluto.
Max
Ciao Max
bene …. anche a me capita pensando al passato a di soffermarmi su situazioni di apparente maggiore felicità …. sopratutto se penso a quando ero più ragazzo e più spensierato . Questo tipo di pensieri penso sia normale. Del resto il passato a tutti sembra sempre più roseo di quello che è stato realmente.
E’ vero alle volte può sembrare che quando ci guardiamo indietro la nostra condizione fosse stata migliore di quella attuale ma questo significa solo che oggi stiamo affrontando una sfida.
Il senso del punto 2 è un po questo: quando pensiamo alla sfida che stiamo affrontando oggi (e ci viene da essere pessimisti) consideriamo quanto ci hanno fatto crescere in passato i nostri problemi/Sfide una volta affrontati e superati. E sopratutto a come ci sentiamo oggi una volta superate queste sfide. Ho usato sfide e non problemi . Quando eri ragazzo tante piccole cose come i professori a scuola, le sospensioni, i genitori separati, etc etc sembravano dei problemi giganteschi. Oggi non sembrano più problemi ma ostacoli che mi hanno fatto crescere. Per questo mi piace definirle “sfide”
Vorrei proporti un gioco
Quando dici :
Ti faccio sapere che anche io a volte ho questa sensazione .
Penso sia il risultato della stanchezza nell’affrontare una certa situazione, in quanto alle volte sembra di non riuscire a trovare la soluzione.
Il gioco potrebbe essere quello di sforzarsi di immaginare un futuro senza quel problema. Tu non sai come ma, sai che si risolverà.
Dopo un po di tempo vedrai che, da qualche parte, riuscirai ad intravedere la soluzione.
Saranno le tue risorse mentali inconsce a farti poggiare lo sguardo sulla soluzione giusta.
Luciano, hai letto qualcosa di Alan Cohen? (Relax into Wealth è stato pubblicato anche in Italia, io apprezzo molto anche The Dragon doesn’t Live Here Anymore)… mi sembra molto in linea con quanto scrivi, specialmente al punto 3.
Ciao Denis
No non l’ho letto !
Hai per caso il link all’articolo che corro a leggerlo !
Grande LUCIANO hai ragione.
Beh io ho aiutato molte persone volontariamente.
Grazie mille Stefano!!
Ciò che mi proponi è davvero un ottimo esercizio.
Grazie della tua disponibilità, cortesia e competenza.
Proverò senza ombra di dubbio.
A presto!!
Max
Ciao Max Grazie a te …
Comunque mi chiamo Luciano 😉
Porca Pupazza!!! Allora sto messo peggio di quello che pensavo… Luciano… Luciano… :-))))
Mah!! Probabile Lapsus Freudiano..
Ciao… Luciano e di nuovo grazie!
daccordo con lo spostamento dell’orizzonte temporale…però non si può sempre vivere spostati nel fututo o con la speranza del futuro….anche se la vita dell’uomo è solo un atto di speranza….
Io devo essere decisamente pessimista visto che tutto , nella mia vita, mi sembra bloccato.Ho proprio questa senzazione di impedimento costante in tutti i settori famigliare, professionale e delle amicizie.
Cero ho delle paure, la più eclattante è la pura della morte: come si può trasformare in chiave ottimitisca questa paura? Inoltre, come posso arginare la paura per mio figlio che si fa delle canne (è ancora minorenne)?Devo leggere anche questa sotto l’aspetto di un suo piacere?
grazie
Ciao Antonia ,
è vero ci sembra di essere così tanto piccoli da non poter affrontare i nostri problemi e le nostre paure.
il pensiero della morte può essere una delle cose più motivanti che abbiamo. Affronta la paura della morte!
Ti suggerisco un esercizio che ho trovato una volta su un libro di covey e che mi è stato tanto utile in passato. E’ molto forte . Quindi se non te la senti non farlo !
Esercizio:
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Siediti comoda nel silenzio. Trova uno spazio e un tempo tranquillo dove hai la possibilità di restare almeno 10 minuti in completa solitudine.
Mettiti comoda, chiudi gli occhi. Fai tre respiri profondi e poi conta da 9 fino a 1lentamente.
Quando arriverai ad uno sarai con la tua immaginazione da un’altra parte.
Immagina i partecipare ad un funerale. Sei in chiesa e davanti a te c’è una bara.
Attorno a te ci sono tante persone vestite bene. Tutte in piedi in segno di cordoglio.
Tu ci sei ma nessuno ti nota. Sulla bara c’è scritto il tuo nome. Sei al tuo funerale.
Prova ad immaginare il tuo funerale.
Prova ad immaginare di essere morta e di partecipare come osservatore al tuo funerale, con il solo spirito. Il tuo spirito gira per la chiesa e osserva quello che succede.
Un funerale come quello che fanno gli americani . Dove tutti i convenuti salgono sul palco e dicono qualcosa sul caro estinto. Ci sono i tuoi amici, i tuoi parenti, le persone che hai amato di più, e quelle che hai amato di meno, i colleghi di lavoro, i clienti, tutte le perone che hai incontrato nella vita e che pensi dovrebbero essere li per l’estremo saluto .
Quando hai finito le tue osservazioni, prendi carta e penna e scrivi le risposte a queste due domande.
1.Quali sono le persone che hai visto nel tuo funerale? Chi è salito sul palco per pronunciare qualche parola su di te?
2.Cosa hanno detto quelle persone? come e per che cosa ti hanno ricordato ?
In queste immagini ci sono tutte le risposte.
Quello che le persone diranno su di te sono l’oggetto della tua missione nella vita. Sono i tuoi obiettivi più veri e più coerenti con i tuoi valori. In quelle immagini e in quelle parole trovi quello che intendi realmente realizzare al di la dei condizionamenti, delle mode, della società, delle persone che abbiamo accanto.
Ecco : Cosa vorresti lasciare su questa terra?
Se hai questa risposta il pensiero della morte ti darà tanta motivazione. Ti spingerà ad agire in quanto ognuno di noi ha i giorni limitati per essere quello che vuole essere e per compiere la propria missione.
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Non ho capito se quella delle “canne” è una paura o un fatto ! dal messaggio non è chiaro.
Non ho la ricetta per questo tipo di cose. E’ una esperienza che non ho fatto: “quella di avere un figlio, e di temere per un suo comportamento del genere”. Ma se pure avessi fatto questa esperienza la soluzione che ne avrei trovato sarebbe la MIA soluzione e non è detto che potrebbe funzionare anche nel tuo caso.
Tuttavia quello che mi sento di consigliarti è di “verificare” . Accertati prima che veramente tuo figlio faccia le canne.
Se le fa, Sicuramente lui sta cercando una risposta ad un suo piacere ma tu sei un genitore. E sai sicuramente meglio di me quale è la tua responsabilità in questo. Io ti potrei suggerire al max un modo per comunicare al meglio con lui. Ma la sostanza non cambia. Tu sei il genitore e devi fare la parte del genitore. Devi essere un punto di riferimento. I “no” Fanno bene soprattutto in questi casi. Ma, questo già lo sai!
Quello sul proprio funerale un esercizio davvero “potente!!!” 😮
Grazie Luciano dei tuoi sempre utili e profondi spunti.
Max
Ammazza che cumulo di pirlate! Valle a dire a qualche disoccupato con figli e mutuo a carico…. Bello parlare a pancia piena…
Ciao Ste !
E tu invece cosa diresti a un disoccupato ?
Chi ti ha detto che su questo sito siamo sempre tutti a pancia piena ?
Ciao Luciano, mi ritrovo completamente nella sua visione della vita. Leggevo uno dei primi post, di chi sta soffrendo per la mancanza di lavoro. Ho passato anch’ io dei momenti difficili, come tutti, nella vita. Ma sempre avevo in mente che una soluzione ci sarebbe stata. Non la vedevo solo perchè era dietro una curva difficile che io dovevo affrontare, ma poi ci sarebbe stato il rettilineo. Ed è sempre andata così, con curve più o meno lunghe, più o meno difficili. Quindi ti sostengo (anche attraverso http://www.lifely.it) e ti ringrazio.
Ti chiedo una cosa, magari per un’altra occasione: citavi il fatto di circondarsi di buone letture e buoni film, positivi e propositivi. A me non viene facile dedicarmi alla lettura o andare al cinema, tanto meno vorrei imbattermi in un libro/film poco utile in quel senso. Ma se potessi andare a colpo sicuro, mi piacerebbe molto. Perchè non suggerisci qualche titolo sicuro? molte grazie e buon lavoro !
Grazie Gabriella per questo feedback e per la tua testimonianza ! E grazie per condividere i miei Post su lifely.it.
Mi chiedevi consigli di film o libri ?
Io sono un divoratore in tal senso. Libri ne consiglio già tanti su questo blog in particolare In questo articolo o postato 100 101 libri per la crescita personale/ ho fatto una lista di101 libri che possono aiutarci a sostenere la nostra crescita professionale e personale !
Per quanto riguarda i film a breve troverai una nuova rubrica su professioneformatore.it , ogni settimana consiglierò un film per la formazione e la propria crescita personale.
Ciao e grazie di nuovo
grazie